5.2 Gastenlijst als startpunt
zakelijke relaties
U begint met het samenstellen van de gastenlijst. Daarbij wilt u natuurlijk geen mensen vergeten en hierdoor kwaad bloed zetten. Organiseert u een extern evenement, denk dan aan zakelijke relaties, klanten en afgevaardigden van instanties en overheden. Maar misschien horen ook leveranciers en zelfs omwonenden op de lijst thuis.
Voor een intern evenement worden parttimers, uitzendkrachten, oud-medewerkers en gepensioneerden nog wel eens over het hoofd gezien. U kunt ook nog even alle afdelingen nalopen voor aanvullingen of suggesties.
Weloverwogen
weloverwogen
Voor een evenement nodigt u niet Jan en alleman uit. Met een zaal vol mensen die elkaar niet kennen of elkaar niets te melden hebben, schiet u namelijk uw doel voorbij. Eén van de pijlers van een geslaagd evenement is dan ook een weloverwogen gastenlijst.
Voor wie is het event bedoeld? Wat wilt u ermee bereiken? Het zijn vragen die u al in een vroeg stadium moet beantwoorden. Bij het opstellen van een gastenlijst gaat u in ieder geval niet over één nacht ijs.
Drie groepen
eerstegraads
tweedegraads
derdegraads
netwerk
Relaties kunt u verdelen in drie groepen:
- Eerstegraadsrelaties: deze relaties vind u in de adressenbestanden en databases van uw organisatie.
- Tweedegraadsrelaties: dit zijn de mensen die uw organisatie zelf nog niet kent, maar wel zou willen kennen. Zoek hiervoor op LinkedIn, raadpleeg het handelsregister van de KvK of doe navraag bij opleiders voor nuttige contacten.
- Derdegraadsrelaties: voor uw organisatie niet direct interessante mensen, maar wel voor het netwerk van anderen. Denk vanuit de gast: wat is voor hem of haar een goed netwerk? Dat verhoogt de aantrekkelijkheid van uw event. In uw uitnodiging moet u daarom naast het programma ook informatie opnemen over voor wie het evenement bedoeld is en welk netwerk genodigden kunnen verwachten.
Leg een ‘ijzeren lijst’ aan met mensen die u bij ieder evenement opnieuw uitnodigt. Leg dit bestand aan op functie, niet op naam. Medewerkers kunnen bij een organisatie vertrokken zijn en de personen die de functies nu bekleden kunnen interessant zijn.
Juiste gegevens verzamelen
naam- en adresgegevens
Als u het idee heeft dat de gastenlijst compleet is, is het tijd om de correcte naam- en adresgegevens te verzamelen. Check ook of de juiste titels terug te vinden zijn. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van visitekaartjes of door een telefoontje met de secretaresse van de betreffende organisatie. Dit zijn tijdrovende klussen. Misschien is het een idee om dit over te laten aan een ander lid van het organisatieteam of bij de telefoniste van uw organisatie neer te leggen; die heeft meestal direct de goede telefoonnummers voorhanden.