5.4 Drukwerk
offertes aanvragen
Bedenk al bij de eerste voorbereidingen voor het evenement hoe het drukwerk eruit moet komen te zien. Kiest u er bijvoorbeeld voor om een apart logo voor het evenement te laten ontwerpen of gebruikt u liever de huisstijl van uw organisatie? Als u weet wat u wilt, inclusief hoeveelheden, kunt u prijzen bij drukkers opvragen. Vraag hierbij verschillende offertes aan, zodat u een weloverwogen keuze kunt maken. Het is zeker aan te raden om al het drukwerk bij één drukker onder te brengen, want dat scheelt vaak in de prijs. Het hangt er overigens wel vanaf wat voor drukwerk u nodig heeft (zie checklist). Drukwerk bestaat natuurlijk niet alleen uit de uitnodigingen.
soorten drukwerk
Hieronder vindt u een lijst van soorten drukwerk die van toepassing kunnen zijn op uw evenement.
Drukwerk in diverse soorten en maten
| Checklist soorten drukwerk | |
| antwoordkaarten | pennen |
| badges | personeelsblad |
| banieren | posters |
| enveloppen | programmaboekje |
| leaflets | relatieblad |
| routekaartjes | relatiegeschenk |
| servetten | stickers |
| tafelschikkingskaartjes | textielbedrukking |
| toegangskaarten | uitnodigingen |
| menukaarten | relatiegeschenken |
Afspraak drukker
negen weken
Ongeveer negen weken voor het evenement maakt u een afspraak met de ontwerper/drukker. U heeft dan al nagedacht over de sfeer en uitstraling van de uitnodiging en u heeft de tekst gemaakt die erop moet komen te staan. Vergeet de routebeschrijving niet!
Vooral als uw evenement niet op uw eigen organisatieterrein plaatsvindt, is het een must om uw gasten snel en gemakkelijk naar de plaats van bestemming te leiden.
Zorg dus voor een goede plattegrond op de uitnodiging!
Ontwerp
prepress
De prepress is de afdeling van de drukkerij die uw ontwerp maakt. Met de ontwerper bepaalt u ook zaken als kleurstelling, lettertype en papiersoort. Als u ervoor kiest om een speciaal logo te laten maken, is het handig om van tevoren te bedenken waarvoor u dat logo wilt gebruiken.
materialen
Wilt u het gebruiken voor pennen, voor vlaggen of voor andere zaken? De ontwerper zal dit willen weten, omdat voor sommige toepassingen een andere opmaak is vereist. Hij houdt onder andere rekening met de materialen waarop u het logo wilt laten drukken. Maak samen met de ontwerper een goede planning. Spreek ook af wanneer de drukker een eerste opzet kan laten zien en vraag hoeveel tijd de drukker nodig heeft om de uitnodigingen uiteindelijk te drukken.
U zult de uitnodigingen ongeveer zes weken voor het evenement moeten versturen. Het overige drukwerk heeft natuurlijk minder haast dan de uitnodigingen, posters daargelaten.