5.3 De uitnodiging
profiel opstellen
Zoals gezegd moet uw uitnodiging verleiden. Maar niet iedereen laat zich door hetzelfde verleiden. Daarom moet u een profiel opstellen van de genodigden. De rationele én emotionele argumenten om uw evenement bij te wonen, kunt u dan hierop aanpassen.
5.3.1 Vorm en kleur
Met vorm en kleurgebruik kunt u al een hoop bereiken. Waak dan wel voor een schreeuwerige uitnodiging die eruitziet als een reclamefolder. Maak desnoods een aantal varianten en vraag aan uw collega’s welke zij de meest geschikte vinden.
Valt een traditionele brief meer in de smaak, volstaat een e-mail of gaat u voor allebei? Heeft u te maken met een doelgroep die veel uitnodigingen onder ogen krijgt? Dan moet die van u natuurlijk boven het maaiveld uitsteken.
5.3.2 Vooraankondiging
datum vrijhouden
basisinformatie
Heeft u een drukbezette doelgroep? Deze mensen plannen hun evenementen meestal maanden vooruit. U kunt dan bijvoorbeeld een vooraankondiging doen per e-mail. Uw genodigden kunnen de datum dan alvast vrijhouden in hun agenda. Doe dit uiteraard alleen als de datum definitief is! De echte uitnodiging kunt u dan later verzenden, het liefst ongeveer zes weken voor de datum van uw evenement. Hierin zet u vooral basisinformatie: datum, tijd, locatie, een eventuele dresscode en bondig wat de genodigden die dag te wachten staat.
Vermijd in de vooraankondiging ellenlange verhalen over uw organisatie en verzand niet in details. Twee weken van tevoren stuurt u nog een herinnering, met dezelfde opmaak als de eerdere uitnodiging.
Respons
Alles is er natuurlijk op gericht dat de gasten die u uitnodigt, ook daadwerkelijk komen en dat u een zo goed mogelijk beeld krijgt van het aantal. Om dit laatste te bewerkstelligen, kunt u vragen of de genodigden willen laten weten of ze van plan zijn het evenement te bezoeken.
respons
Dit kan door een (uw) mailadres te vermelden of door een responsformulier/-kaartje mee te sturen dat mensen per fax of per post kunnen terugsturen. Het is wel van belang dat de genodigde zo weinig mogelijk aan het responsformulier hoeft te doen. Print hiervoor bijvoorbeeld alvast zijn of haar adresgegevens en zorg voor een postzegel of een antwoordnummer voor het geval de uitgenodigde de kaart per post moet terugsturen.
5.3.3 Definitieve gastenlijst
bevestigingsbrief
Min of meer twee weken van tevoren stelt u de definitieve gastenlijst op. Aanmeldingen stuurt u een bevestigingsbrief. Belangrijke genodigden die nog niet gereageerd hebben, kunt u nabellen en persoonlijk maar ongedwongen nog op het evenement wijzen. Op deze manier is de kans klein dat u straks maar een handjevol gasten mag ontvangen.
Aanmeldprocedure voor gasten
antwoordkaart
website
Hoe laat u genodigden zich aanmelden voor het evenement? De oude vertrouwde antwoordkaart behoort nog steeds tot de mogelijkheden, maar u kunt bijvoorbeeld een e-mailadres in het leven roepen, speciaal voor uw evenement. Dat is een stuk overzichtelijker dan alle reacties op een bestaand e-mailadres ontvangen (samen met e-mails die niet over het evenement gaan). Of maak een aparte pagina binnen uw website waar genodigden zich kunnen aanmelden. U kunt hier van tevoren ook al informatie plaatsen en dat vergroot de voorpret. Maak een inschatting welke aanmeldmogelijkheid bij uw doelgroep op de meeste waardering zou kunnen rekenen.