2.5 Dag en duur van het evenement
gasten
Wat is het beste moment voor uw evenement? In al uw enthousiasme ziet u nog misschien zaken over het hoofd die belangrijk zijn voor het vaststellen van de datum. Wat is het allerbelangrijkste onderdeel van uw evenement? Juist, dat zijn uw gasten. Die moeten wel kunnen en willen komen op het tijdstip dat u voor ogen heeft.
2.5.1 Beschikbaarheid
voorkeursdata
De vakantieperiode is iets om rekening mee te houden. Check en dubbelcheck daarom de spreiding van de schoolvakanties. Maar vergeet zeker ook niet de grote andere evenementen die in Nederland plaatsvinden. Met name bij grote sportevenementen – denk aan een WK-voetbal – kan het lastig zijn om bezoekers te trekken. Vraag enkele gasten die zeker aanwezig moeten zijn vooraf om een aantal voorkeursdata.
2.5.2 Dag van de week
werkdagen
Als u een aantal data heeft geselecteerd, begint het telefoneren. Zijn alle mensen die u wilt inhuren op die data vrij? Als u een dag wilt kiezen die geschikt is voor vrijwilligers en andere werknemers, komt u al gauw uit op de zaterdag of de zondag – alhoewel dit voor bepaalde delen van het land lastig kan zijn. Dit neemt niet weg dat er symposia, congressen en andere bijeenkomsten voor (betaald) personeel zijn, die het beste op werkdagen kunnen plaatsvinden.
Vooruitplannen na selecteren datum
buitenshuis
Als u een aantal data heeft geselecteerd, begint het echte werk. Zijn alle mensen die u wilt inhuren op die data vrij? Denk aan eventueel entertainment dat de dag moet opluisteren. Sprekers, bands, cabaretiers of andere entertainers moet u ruim van tevoren vastleggen. Wilt u het evenement buitenshuis laten plaatsvinden, dan is het uiteraard noodzakelijk dat de locatie beschikbaar is. Het kan zeker geen kwaad om een halfjaar voordat het evenement moet plaatsvinden, alle bovengenoemde ‘onderdelen’ af te vinken en vast te leggen.
2.5.3 Duur en tijdstip
niet langer dan nodig
Stem ook de duur van het evenement af op uw doelgroep. Onthoud hierbij dat mensen over het algemeen regelmatig uitnodigingen ontvangen voor evenementen en bijeenkomsten van uiteenlopende aard. Ze kijken dus heel kritisch naar de inhoud en duur van het evenement dat u voor hen organiseert. Het advies is heel eenvoudig: laat het niet langer duren dan nodig is. Veel sprekers achter elkaar die allemaal een lang verhaal afsteken, vragen meestal te veel van de concentratie van mensen.