2.6 Sponsoring van het evenement
sponsordeal
Het is aantrekkelijk om een evenement (deels) te laten sponsoren, aangezien uw organisatie in zo’n geval zelf niet voor alle kosten hoeft op te draaien. U kunt bijvoorbeeld met de leverancier van uw evenement proberen een sponsordeal te sluiten. Dit kan aanzienlijk schelen in de kosten voor bijvoorbeeld hapjes, drankjes of muziek.
Sponsoring kan naar twee kanten werken. Uw eigen organisatie heeft er profijt van, maar ook het bedrijf dat uw vereniging of stichting sponsort. U vraagt niet alleen om geld, maar u biedt uw sponsor ook een interessante tegenprestatie, zoals reclamemogelijkheden.
2.6.1 Doneren of sponsoren
tegenprestatie
Het verschil tussen doneren en sponsoring is niet altijd volstrekt duidelijk, zelfs niet voor de partijen die erbij betrokken zijn. Uw organisatie kan zich op twee manieren door bedrijven laten ondersteunen: via donaties en via sponsoring. Het komt er kort gezegd op neer dat bij donaties geen tegenprestatie van uw kant verplicht is – soms is dit zelfs niet gewenst – en dat dit bij sponsoring juist wel het geval is. Bij echte sponsoring streven twee partijen ieder een eigen doel na en worden ze allebei beter van de samenwerking
2.6.2 Sponsorplan opstellen
intern stuk
Als u het goed wilt doen, moet u sponsoring als een puur bedrijfsmatige aangelegenheid beschouwen. Succes hebben en houden met sponsoring vergt een professionele en structurele aanpak van de te sponsoren partij. Zo’n aanpak begint met het opstellen van een uitgebreid sponsoringbeleidsplan (hierna: ‘sponsorplan’). Dit is een intern stuk dat is gemaakt voor en door uw organisatie.
Het opstellen van zo’n plan kost u tijd, maar van een goed plan kan uw vereniging of stichting jaren plezier hebben. Een sponsorplan zorgt ervoor dat bestuursleden (vrijwilligers) inwisselbaar of vervangbaar worden en dat de taken en de werkbelasting vaststaan.
Inhoudelijke aspecten van een sponsorplan
In het eerste hoofdstuk van het sponsorplan geeft u een beschrijving van de organisatie. U geeft aan hoeveel personen in de sponsorcommissie zitten en wat ieders taken zijn. In het tweede hoofdstuk kunt u ingaan op de verschillende mogelijkheden die uw organisatie sponsors kan aanbieden. Daarbij moet u ook de targets opsommen die de sponsorcommissie de komende jaren aan de inkomstenkant beoogt.
Algemene zaken en praktische bijlage
praktische bijlagen
In het derde hoofdstuk beschrijft u algemene zaken die van belang zijn voor de leden van de sponsorcommissie om hun werk zo goed mogelijk te kunnen doen. Daarbij kunt u denken aan een doelgroepenanalyse, een concurrentieanalyse en juridische en fiscale aspecten van sponsoring. Tot slot neemt u een aantal praktische bijlagen op, zoals een actieplan voor sponsorwerving, een voorbeeldsponsorbrief die uw organisatie in het verleden heeft gebruikt en een model van de (verschillende soorten) sponsorovereenkomst(en) die u gebruikt.
Sponsorcommissie
De werkzaamheden voor sponsoring kunnen binnen uw organisatie door een vast groepje mensen gedaan worden: de sponsorcommissie. Deze commissie voert de werkzaamheden uit die in het eerste hoofdstuk van het sponsorplan staan.
2.6.3 Sponsors werven
reclame
concreet voorstel
De vraag is nu wat u de sponsors allemaal kunt aanbieden. Denk bijvoorbeeld aan reclame op kleding, vlaggen, borden et cetera. Maar ook aan door uw organisatie verzorgde artikelen voor het personeelsblad van de sponsor, toegangskaarten voor symposia en feesten, lidmaatschap van een businessclub waar men kan netwerken, clinics, demonstraties en lezingen voor het personeel. U kunt het beste proberen zo veel mogelijk werk zelf te doen en met een concreet voorstel naar potentiële sponsors toe te stappen.
Bij het werven van sponsors is het van belang dat u niet overkomt alsof u uw hand ophoudt. U vraagt niet om een gunst, maar u verkoopt een waardevol product: uw organisatie met haar achterban en activiteiten.