2.4 Budgettaire zaken

begroting 
opstellen

Een van de lastigste taken die u moet uitvoeren bij het organiseren van een evenement is het opstellen van de begroting. Hoe veeleisend deze klus ook kan zijn, het is noodzakelijk om een overzicht te maken van de kosten die u verwacht te hebben. Want het laatste wat u wilt is budget tekort komen. Daarom zult u een zorgvuldige financiële planning moeten maken.

2.4.1 Uitgavenposten

Als het aankomt op wat u te besteden heeft, zult u er versteld van staan met hoeveel verschillende uitgavenposten u te maken krijgt; ook bij een evenement dat niet groots, spectaculair of langdurig is. Als u een goede financiële planning maakt en hier consequent aan vasthoudt, komt u niet voor verrassingen te staan.

Kosten inschatten

handige 
methodes

Het inschatten van de te verwachten kosten is één van de eerste taken waar u aan begint als u een evenement organiseert. Er bestaan jammer genoeg geen vaste richtlijnen voor budgetteren. Gelukkig zijn er wel twee handige methodes die u kunt gebruiken als hulpmiddel. Een van deze methodes is het indelen van kostenposten in groepen. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor inhuur van derden of kosten voor communicatie.

constant of variabel

uitgaven

Een tweede methode is de kosten verdelen tussen constante kosten en variabele kosten. Constante kosten staan vooraf vast en worden niet beïnvloed door het aantal gasten dat u verwacht. U kunt hierbij denken aan kosten voor het huren van de locatie of apparatuur. Variabele uitgaven hangen samen met het aantal gasten dat u denkt te verwelkomen. Bijvoorbeeld kosten voor catering, vervoer of cadeautjes om weg te geven.

Kostenposten

Elke begroting begint bij het benoemen van de kostenposten. Om u een eindje op weg te helpen vindt u hieronder een aantal veelvoorkomende kostenposten.

2.4.2 Budget aanpassen

bijwerken

misverstanden

Gaandeweg zult u de begroting moeten bijwerken, bijvoorbeeld omdat de geschatte kosten hoger of lager blijken uit te vallen. Naarmate het evenement dichterbij komt zal uw begroting dus verfijnder worden en krijgt u beter zicht op de werkelijke kosten. Het is overigens belangrijk dat u duidelijke afspraken maakt met derden. Zorg ervoor dat er geen misverstanden kunnen bestaan over wat er is overeengekomen, en documenteer wat u heeft besproken. Op die manier voorkomt u dat u achteraf een factuur op uw bureau krijgt die hoger uitvalt dan u had verwacht. En gebeurt dit wel, dan heeft u bewijs dat de rekening niet klopt.

2.4.3 Evalueren

budget overschrijden

Na afloop van het evenement kunt u gaan rekenen. Vergelijk de verwachte kosten met de werkelijke kosten, zodat u kunt zien of uw verwachtingen reëel waren. Mocht u het budget hebben overschreden, dan kunt u door de begroting te bestuderen vaststellen waar de schoen wringt. De volgende keer dat u dan een evenement organiseert, komt u beter beslagen ten ijs, omdat u een duidelijker beeld van de kosten heeft en weet waar het de vorige keer mis is gegaan.