7.4 Vervoer naar de locatie
Het onderdeel vervoer mag zeker niet ontbreken in uw draaiboek. Van tevoren moet u alle mogelijkheden op een rijtje hebben en eventueel vervoer regelen. Hoe de gasten ook reizen naar de locatie van het evenement, u bent degene die de verkeersstroom rond het evenement in goede banen moet leiden.
7.4.1 Met de auto
De meeste mensen vinden het prettig om met hun eigen auto te reizen. Naast een goede bewegwijzering en routebeschrijving (vraag de locatiemanager), is ook de parkeermogelijkheid erg belangrijk. Misschien is er voldoende parkeergelegenheid bij de locatie, maar het kan ook zijn dat de parkeergarage wat verderop ligt. In het laatste geval kunt u bijvoorbeeld met shuttlebusjes of taxi’s uw gasten snel op de plaats van bestemming krijgen.
Zorg in geval van betaald parkeren voor uitrijkaarten. Is er een openbaar parkeerterrein in de buurt, dan is het verstandig om het terrein tijdens het evenement te laten bewaken.
7.4.2 Openbaar vervoer
Voor de mensen die met het openbaar vervoer reizen, is een routebeschrijving vanaf het (bus)station noodzakelijk, zeker als de locatie wat afgelegen is. Een plattegrond bij de routebeschrijving zorgt ervoor dat de gasten de locatie nog makkelijker kunnen vinden. Moeten de gasten ver lopen? Dan kunt u, net als bij een wat verder weg gelegen parkeerterrein, de gasten vanaf de dichtstbijzijnde halte met busjes of taxi’s laten vervoeren naar het evenement. Voor een indicatie van de manieren waarop de gasten reizen, kunt u overwegen om de gasten op het responsformulier te laten aangeven of zij gebruik zullen maken van eigen of openbaar vervoer.
Paraplubegeleiding als extra service
regen
Extra attent is het om de gasten droog naar de auto te laten brengen als het regent. Een aantal paraplu’s klaarleggen en één van de (catering)medewerkers achter de hand houden om met de gasten mee te lopen, is nog eens service. Instrueer de medewerker(s) wel om snel terug te komen. Als uw gasten te lang moeten wachten op hun paraplubegeleiding, slaat u de plank mis. Mensen die eenmaal besloten hebben om het evenement te verlaten, willen nu eenmaal zo snel mogelijk weg. Doe de paraplutruc dan ook alleen als u voldoende (liefst identieke!) paraplu’s voorhanden heeft en als er voldoende medewerkers zijn om met de gasten mee te lopen. De laatste indruk van de gast moet, net als de eerste, een goede zijn!
Shuttledienst
shuttledienst
valetparking
U kunt een shuttledienst inzetten als er een groot parkeerterrein in de buurt is. Een shuttle – dit kan een touringcar, een limousine of ieder ander vervoermiddel zijn – brengt de gasten van het parkeerterrein naar de locatie en later weer terug. Heel chique is het als u – bijvoorbeeld bij een sponsorbijeenkomst – zorgt voor ‘valetparking’. Hierbij parkeert een parkeerwacht de auto’s van de gasten.
De gasten rijden zelf tot voor de locatie (zorg voor een rode loper). Zodra de gasten willen vertrekken, rijdt de parkeerwacht de auto voor. Laat dit wel weten op de uitnodiging. Gasten die de locatie kennen en weten dat er weinig parkeergelegenheid is, zullen anders misschien zelf de auto ver van de locatie parkeren of tegen hun zin met het openbaar vervoer komen.