7.2 Typen externe locaties
binnenlocatie
Voor elk evenement is een locatie te vinden. U kunt kiezen uit een aantal soorten: binnenlocaties, locaties in de buitenlucht en zogenoemde ‘bewegende’ locaties. Bij laatstgenoemde kunt u denken aan een boot of een trein. Bij een personeelsfeestje kunt u bijvoorbeeld kiezen voor een boot, bij een sponsorbijeenkomst verdient mogelijk de eigen vestiging de voorkeur.
Maak, voordat u een locatie bezoekt eerst een ‘profielschets’ van de benodigde locatie. Maak daarbij een inschatting van het aantal verwachte gasten, neem het doel van het evenement hierin mee.
7.2.1 Buitenlocatie
Heeft u een mooie buitenlocatie gevonden, maar bent u bang dat het weer tegenzit of kunt u geen geschikte binnenlocatie vinden? Dan behoort het huren van een tent tot de mogelijkheden. Tenten voor evenementen zijn in allerlei soorten en maten te huur. Informeer bij de verhuurbedrijven. U kunt zich bij de locatiekeuze laten adviseren door locatiemanagers. Zij komen soms met verrassende voorstellen.
7.2.2 Bewegende locaties
varende locatie
Net als bij de vaste locaties, bestaan in de varende locaties veel mogelijkheden. Ze zijn er in alle soorten en maten: van een eenvoudige boot tot schepen met de afmetingen van een cruiseschip en bijbehorende ambiance. Bezoekers kunnen een varende locatie niet verlaten zodra deze de haven heeft verlaten. Dit heeft voor- en nadelen.
Een voordeel is dat u geen last heeft van tussentijdse ruis in het programma door mensen die eerder weggaan en afscheid nemen van andere gasten. Nadeel is dat gasten die alleen later kunnen komen of eerder weg moeten, helemaal niet komen.
Laat het deel van het evenement dat op de (varende) boot plaatsvindt, niet te lang duren. Als de boot weer heeft aangelegd, kunt u bijvoorbeeld een informeel gedeelte plannen. Uw gasten zijn dan weer ‘vrij om te gaan’..
7.2.3 Capaciteit
afzeggers
veiligheid
Van groot belang is uiteraard de capaciteit van de locatie. Hoeveel personen nodigt uw organisatie uit voor het evenement? Houd hierbij rekening met mensen die afzeggen of niet komen opdagen, maar vertrouw daar niet blind op. In theorie kan iedere genodigde natuurlijk op de stoep staan. En dan wilt u niet dat de locatie uit zijn voegen barst. Kijk dus ook hoeveel bezoekers de locatie die u op het oog heeft aankan vanuit het oogpunt van de veiligheid, maar ook voor het comfort van de gasten.
Berekening vierkante meters ruimte per persoon
Hoeveel ruimte moet u nu berekenen per persoon? Hieronder vindt u een indicatie van het aantal vierkante meter (m2) per persoon, afhankelijk van het soort evenement dat u organiseert.
workshop
buffet
Benodigde ruimte voor een workshop:
- theateropstelling: 0,5 m2 per persoon;
- cabaretopstelling: 1 m2 per persoon;
- schoolopstelling: 1,5 m2 per persoon;
- carréopstelling: 0,5 m2 per persoon.
Benodigde ruimte voor een feest:
- receptie: 1 m2 per persoon;
- feest: 1,5 m2 per persoon;
- sitdowndiner: 1,5 tot 2 m2 per persoon;
- buffetuitgiftepunt: 1 per 50 personen;
- drankuitgiftepunt: 1 per 100 personen.
Obstakels
podia
akoestiek
Let ook goed op obstakels die het vloeroppervlak aanzienlijk verkleinen. Denk aan podia, kunstwerken en dikke pilaren. De ruimtes moeten ook hoog en breed genoeg zijn als u projectieschermen wilt ophangen. En voor een presentatie of lezing moet de akoestiek uiteraard dik in orde zijn. De grootte van de zalen moet u daarom afstemmen op het type evenement dat u organiseert.
Veiligheid
exclusief
Het is van belang veel aandacht te besteden aan het kiezen van geschikte ruimtes en zalen. Zijn de zalen die u huurt in een groot complex makkelijk vindbaar? Kunt u meerdere ruimtes naast elkaar boeken als uw evenement uit parallelsessies bestaat? En zijn er afgesloten ruimtes voor belangrijke vergaderingen of waar sprekers zich kunnen voorbereiden? Vergeet niet om de locatieverhuurder te vragen of uw evenement wel exclusief is. Met andere woorden: heeft u het rijk alleen, of moet u de aanwezigheid van anderen dulden? Een traditioneel zakelijk evenement terwijl de Hell’s Angels in de aangrenzende zaal een jubileum vieren is niet zo’n goed idee.
Overleg met de locatieverhuurder of u zelf nog aanpassingen mag doen om de sfeer helemaal naar wens te maken. Denk aan het regelen van de temperatuur en de verlichting, of het plaatsen van meubilair, mocht dit onverhoopt nodig blijken.