7.3 Overige aandachtspunten
bereikbaarheid
Eén van de belangrijkste voorwaarden voor een locatie is een goede bereikbaarheid voor gasten. Vergeet de mensen niet die met het openbaar vervoer moeten komen en kijk ook even naar de parkeergelegenheid. Vervolgens moet de capaciteit van de locatie geschikt zijn voor het aantal gasten dat u wilt ontvangen.
7.3.1 Faciliteiten
licht en geluid
Voor een goede sfeer zijn audiovisuele middelen en techniek heel belangrijk. Wat is op dat gebied voorhanden in de locatie die u op het oog heeft? De meeste locaties hebben voorzieningen voor licht en geluid, maar de kwaliteit verschilt nogal en er kan veel mis mee gaan. Laat eventueel ingehuurde zangers of andere artiesten daarom zelf contact leggen met de locatiemanager om te zien of de juiste techniek voor het optreden aanwezig is.
Als uw evenement onderdelen bevat met technische hoogstandjes op het gebied van licht en geluid, laat dit dan weten aan de locatiemanager. Soms kunt u voor licht en geluid namelijk alleen gebruikmaken van het bedrijf dat altijd voor de locatie werkt, omdat zij onderling een contract hebben. Dit is niet handig als u zelf een bedrijf wilt inschakelen dat het geluid en het licht regelt. Vraag dus goed na wat de mogelijkheden zijn.
Zorgen voor een goede sfeer
groepsgrootte
U gaat er natuurlijk niet van uit, maar het kan gebeuren dat er minder mensen komen dan u verwacht had. In dat geval is het prettig als de locatie snel aan de nieuwe groepsgrootte kan worden aangepast. Hier kunt u afspraken over maken.
scheidingswand
Om een goede sfeer te creëren, is het overigens prettig om niet te veel ruimte te hebben. Dit kan bij de meeste locaties door het plaatsen van scheidingswanden of kamerschermen. Om een goede sfeer te creëren, is het bij de meeste evenementen prettig om niet te veel ruimte te hebben. Het wordt dan al snel ongezellig.
Catering
opslag en koelen
Het verzorgen van goede catering vergt ook de nodige aandacht. Op sommige locaties bent u verplicht gebruik te maken van de eigen cateraar. Is dat niet het geval, vraag dan naar de faciliteiten die ‘uw’ cateraar op de locatie kan gebruiken. Is er bijvoorbeeld een opslag- en koelmogelijkheid, een keuken met apparatuur et cetera? U leest meer over catering in paragraaf 8.2.
Overnachten
Soms is een overnachtingsmogelijkheid noodzakelijk. Als u alle gasten een overnachting moet aanbieden, kan dit uw organisatie behoorlijk op kosten jagen.
Daarom kunt u er beter niet voor kiezen om een overnachting onderdeel van het evenement te maken. U kunt er wel voor zorgen dat uw gasten een overzicht krijgen van de mogelijkheden. Zij kunnen dan overwegen om op eigen kosten een overnachting te regelen.