6.2 Zaken doen met een reclamebureau
briefing
Het is zaak om vast te leggen hoe u gaat samenwerken met het reclamebureau, onder welke voorwaarden en tegen welke kosten. Daar baseert u tenslotte uw briefing op. Waar moet u bij het opstellen van dit contract op letten?
Idealiter heeft u uw uitgangspunten al geformuleerd op het moment dat uw selectie is teruggebracht tot drie bureaus en u hun gevraagd heeft om te reageren op het contractvoorstel.
6.2.1 Contract
Uiteraard kunt u het contract zo dik of dun maken als u zelf wilt, afhankelijk van wat u er allemaal in wilt regelen. U kunt bijvoorbeeld vastleggen hoe de briefing eruitziet, hoe snel de debriefing van het bureau gemaakt moet worden en alle volgende stappen in het proces minutieus formuleren.
Duidelijkheid
opzegtermijn
Het andere uiterste is een contract van één A-4’tje waarin alleen maar is opgenomen dat er wordt samengewerkt en wat de opzegtermijn is. Die laatste vorm leidt in de praktijk vaak tot veel vragen, zeker als er op een gegeven moment wat ruwe kantjes aan de samenwerking komen. Laat staan als het zo ver komt dat samenwerking niet langer mogelijk lijkt.
6.2.2 Reden van samenwerking
Geef in het contract een goede omschrijving van de reden van samenwerking. Dit houdt meestal een beschrijving in van de merken of producten van de opdrachtgever en de werkzaamheden die het bureau precies gaat doen.
Dit laatste wordt nog belangrijker als u met meerdere bureaus werkt. Het zou niet de eerste keer zijn dat het ene bureau probeert werkzaamheden van het andere bureau naar zich toe te trekken.
6.2.3 Derde partijen
advertentie
U krijgt indirect met derde partijen te maken. Denk maar aan toeleveranciers die het reclamebureau inschakelt, zoals fotografen, drukkers of productiemaatschappijen. En wat dacht u van de inkoop van advertentieruimte bij media? Staat in het contract hoe u moet omgaan met voorkeursleveranciers? Wat zijn de eigendomsrechten van bepaalde toeleveranciers zoals videomakers of fotografen?
6.2.4 Betaalafspraken
betaaltermijn
Een zeer belangrijk onderdeel is het structureren van de geldstromen ofwel de facturering en betalingsafspraken. Welke betaaltermijnen hanteert u? Mag het bureau delen vooraf factureren en zo ja, welk deel?
financiële administratie
En wat gebeurt er als u als opdrachtgever niet op tijd betaalt, of het reclamebureau op elk willekeurig moment factureert terwijl uw financiële administratie daar niet op ingericht is? Het is wenselijk dat beide partijen hierbij geen mooi weer spelen, maar de realiteit goed in de gaten houden.
Conflicterende belangen samen afdekken
concurrentie
Dek de zogenoemde ‘conflicting accounts’ goed af. Mag het bureau voor concurrerende bedrijven werken, welke zijn dat dan en onder welke voorwaarden? En wat stelt u daar als opdrachtgever tegenover? Mag u met andere bureaus in zee of moet dat ook aan banden? Gegarandeerd levert dit flinke discussies op als u dit onderwerp niet afdekt in het contract.
6.2.5 Vertrouwelijkheid
boeteclausule
Er gaat meestal veel informatie rond in een samenwerkingsverband. Hoe moet u hiermee omgaan: wat is wel en niet vertrouwelijk? Wat gebeurt er als één van de partijen zich niet houdt aan de afspraken? Let hier goed op. Bureaus gaan vaak ver mee in contractafspraken, maar als het aankomt op boeteclausules voor het geval men niet volgens de afspraken werkt, geven ze niet thuis. U heeft niets aan afspraken, als u vervolgens geen stok heeft om mee te slaan.
6.2.6 Afspraken over de opzegtermijn
contractduur
Een onderdeel dat meestal pas relevant wordt bij het beëindigen van de relatie behandelt de contractduur en de mogelijke opzeggingsaspecten. Hoeveel maanden opzegtermijn zijn er? Wat gebeurt er met de honorering in die periode? Wat zijn uitzonderingen (denk aan niet voldoen aan de verplichtingen of het vertrek van sleutelpersonen)? En: heeft dit alleen betrekking op de hele relatie of kan ook een deel van de werkzaamheden worden opgezegd?
Leg in het contract ook vast wie er verantwoordelijk is voor het controleren van de inhoud van de voorgestelde communicatie.