6.4 Vertrouwenspersoon aanstellen
Werknemers vinden het niet altijd makkelijk om met klachten over werkstress naar hun leidinggevende te stappen. De leidinggevende is soms namelijk juist de persoon die telkens opnieuw met extra taken op de proppen komt en opmerkingen over drukte weghoont.
Daarom is het handig als uw organisatie beschikt over een vertrouwenspersoon. Bij deze onafhankelijke persoon kunnen werknemers in vertrouwen hun hart luchten, zonder dat ze bang hoeven te zijn dat het verhaal onverkort bij hun leidinggevende terechtkomt.
Intern versus extern
Uw organisatie kan een interne of een externe vertrouwenspersoon inzetten. Het belangrijkst is dat de drempel zo laag mogelijk is. Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie en de cultuur goed; hij zal het verhaal van de werknemer die bij hem aanklopt snel begrijpen.
context
Een externe vertrouwenspersoon heeft minder gevoel bij de cultuur van uw organisatie; dat maakt het lastiger om problemen in de juiste context te plaatsen. Een voordeel is dat het voor sommige werknemers gemakkelijker is om een gevoelig onderwerp te bespreken met iemand die de leidinggevende en de situatie binnen de organisatie niet kent. Zo’n persoon kan een verfrissende kijk hebben op zaken en misschien wel een tussenoplossing hebben waar de werknemer zelf niet over na heeft gedacht.
Contactinformatie
centrale plaats
Het is belangrijk dat de werknemers afweten van het bestaan van de vertrouwenspersoon én dat zij hem zelf weten te vinden. Leg de contactinformatie daarom vast op een centrale plaats, zoals het intranet of het personeelshandboek.
Als een werknemer eenmaal in vertrouwen een gesprek heeft gevoerd met de vertrouwenspersoon, volgt daar niet automatisch een actie uit. Soms is het voor een werknemer al voldoende om het hart even te luchten en te worden gehoord door iemand.
Als de werknemer actie wil ondernemen tegen de hoge werkdruk, kan de vertrouwenspersoon hem adviseren en bijstaan.