6.1 Inventarisatie van de problemen
persoonlijke factoren
Is er sprake van werkstress in uw organisatie? Gaat het om structurele stress of om een verhoogde werkdruk in bepaalde periodes of tijdens bepaalde klussen? Welke factoren veroorzaken werkstress bij werknemers? Gaat het om werkgebonden of persoonlijke factoren? Om antwoord op deze vragen te krijgen, is het zaak om de stand van zaken met betrekking tot de werkdruk in uw organisatie zorgvuldig te inventariseren.
6.1.1 Globaal beeld
Een werkplekonderzoek kan een globaal beeld geven van werkdrukproblemen. Blijkt uit de resultaten dat er sprake is van verhoogde werkdruk, dan kunt u meer onderzoek doen.
Vragenformulier gebruiken
Een vorm van een werkplekonderzoek is het verspreiden van een vragenformulier onder alle werknemers. Vraag bijvoorbeeld om de volgende informatie:
- naam;
- afdeling;
- functie;
- taakomschrijving;
- arbeidsomstandigheden;
- arbeidsverhoudingen;
- eigen invloed op werk;
- ervaren steun.
Overweeg om de naam achterwege te laten. Als werknemers het formulier anoniem kunnen invullen, ontvangt u mogelijk meer nuttige informatie. Eventueel kunt u dan ook vragen naar de privésituatie van de werknemers, aangezien deze ook van invloed is op de belastbaarheid. Als werknemers ervoor kiezen om hierop geen antwoord te geven, moet u zich hierbij neerleggen.
Nader onderzoek
feedback
actie
Neem de feedback van werknemers goed door. Negatieve bevindingen geven aanleiding tot nader onderzoek. Ook als u grote verschillen ziet tussen de officiële functie- en taakomschrijving van een werknemer en de informatie die de werknemer in het werkplekonderzoek heeft gegeven, moet u actie ondernemen.
Probeer tussen de regels door te lezen: niet iedereen laat even expliciet blijken wat hij bedoelt. Soms is een ogenschijnlijk onbeduidende opmerking een subtiele hint dat er iets behoorlijk mis is.
6.1.2 Gegevens hergebruiken
PMO
Het is niet altijd nodig om een werkplekonderzoek te doen. Vaak zijn in de organisatie al de nodige gegevens voorhanden. Denk aan de resultaten van een preventief medisch onderzoek (PMO), een werknemerstevredenheidsonderzoek of de verzuimadministratie.
Neem de informatie binnen uw HR-afdeling eens onder de loep. Welke informatie kunt u halen uit uw verzuimadministratie? Ga daarnaast eens langs bij de ondernemingsraad. Misschien hebben de OR-leden signalen van verhoogde werkdruk opgevangen.
Checklist
overbelasting
Een checklist kan u ook helpen bij de inventarisatie van de werkdruk. Zijn meer dan drie van onderstaande signalen van toepassing op uw organisatie, dan is de kans groot dat er sprake is van overbelasting van werknemers:
- veel overuren;
- weinig opgenomen vakantiedagen;
- verhoogd (kort) ziekteverzuim;
- meer inzet van tijdelijke krachten en flexwerkers;
- kwaliteitsvermindering;
- productieachterstand;
- toename van fouten en ongelukken;
- werknemers komen afspraken regelmatig niet na;
- werknemers halen deadlines regelmatig niet;
- klachten van klanten;
- klachten van werknemers over werkdruk;
- conflicten tussen werknemers;
- hoog personeelsverloop.