8.2 PowerPoint versus Prezi
inzoomen
afleiden of versterken
Een powerpointpresentatie kan uw verhaal versterken, omdat u de toehoorders zowel visueel als auditief prikkelt. Bijna op elke zakelijke computer is het programma PowerPoint geïnstalleerd. Naast PowerPoint kunt u ook Prezi inzetten: een programma waarmee u een dynamische presentatie creëert. De presentatie bestaat niet uit verschillende pagina’s, maar uit één groot geheel waarbij u telkens inzoomt op de details van uw verhaal. Zowel PowerPoint als Prezi is goed te gebruiken tijdens uw presentatie.
Maak uw eigen keuze en kies het programma waarmee u het liefst werkt. Wilt u een programma gebruiken waar u minder of niet mee bekend bent, calculeer dan extra tijd in. Het kost namelijk behoorlijk wat tijd om een (relatief) nieuw programma te begrijpen en te gebruiken.
8.2.1 Doel van presentatieprogramma
bereiken
Stel uzelf voor een pitch of presentatie altijd de volgende vraag: waarom wil ik dit programma gebruiken en wat hoop ik ermee te bereiken? Wilt u één punt van uw verhaal kracht bijzetten, een grafiek laten zien of een video tonen? Besef dat het een hoop werk is om een visuele ondersteuning van uw presentatie in elkaar te zetten en dat u niet op voorhand bent verzekerd van het bereiken van uw doel.
focus
Stel: u wilt PowerPoint of Prezi gebruiken omdat het u helpt om de inhoud beter te onthouden, dan gebruikt u een hulpmiddel met de verkeerde reden. Het zal eerder tegen u werken dan dat het u zal helpen. U verlegt uw focus namelijk van uw publiek naar uw presentatieprogramma.
8.2.2 De voordelen
Een powerpointpresentatie of Prezipresentatie kan afleiden van uw verhaal, maar uw verhaal ook versterken. Het brengt de volgende voordelen met zich mee.
De huisstijl van uw organisatie verwerken
eenheid
visitekaartje
In zowel PowerPoint als Prezi kunt u een presentatie opstellen die past binnen de huisstijl van uw organisatie. Denk aan de specifieke kleuren, lettertypes en het logo van uw organisatie. Dit zorgt voor eenheid: het publiek voelt zich thuis bij uw organisatie. Ook vergroot u hiermee de kans dat de aanwezigen die uw organisatie nog niet kenden, de naam beter onthouden. Als ze weer in aanraking met uw organisatie komen, denken ze terug aan uw presentatie. Die is daarmee het visitekaartje van uw organisatie.
Eigen media erin verwerken
In zowel een presentatie in PowerPoint als Prezi kunt u een video verwerken die u met één druk op de knop kunt afspelen.
Als u gebruikmaakt van een streamingwebsite als YouTube of Vimeo, heeft u internet nodig. Zorg ervoor dat uw computer is aangesloten op een internetkabel. Het zou namelijk jammer zijn als de wifi u in de steek laat.
Levendigheid vergroten
afwisseling
Een langere presentatie kan na verloop van tijd saai, eentonig en langdradig worden voor het publiek. Speel hierop in door gebruik te maken van een presentatieprogramma. Door de afwisseling die uw animatie biedt, houdt u langer de aandacht van het publiek vast.
8.2.3 De nadelen
Een presentatieprogramma als PowerPoint of Prezi kan ook in uw nadeel werken. Neem onderstaande punten mee in uw overweging om wel of juist niet ondersteuning te gebruiken.
Het programma werkt niet naar behoren
storing
Tijdens een storing waarbij de computer of het programma vastloopt, kunt u als spreker weinig doen. Het enige wat u rest, is gewoon doorgaan en accepteren dat de computer niet functioneert op de manier die u wilt.
Volledig vertrouwen op de techniek
apparatuur
keuze
Als u een presentatie geeft op een andere locatie, moet u rekening houden met andermans apparatuur. Die kan anders werken dan de uwe of er kunnen bepaalde onderdelen kapot zijn. U wilt bijvoorbeeld een video afspelen en het geluid doet het niet. U zult dan een keuze moeten maken: laat u alleen het beeld zien aan uw publiek of slaat u dan de hele video over?
Een goede presentatie maken kost tijd
Een goede presentatie maken kost veel tijd. Overweeg of u wel echt een presentatieprogramma wilt gebruiken.
Geeft u regelmatig dezelfde presentatie, maar telkens voor een nieuw publiek, dan verdient u uw tijdsinvestering makkelijker terug.
8.2.4 De voorbereiding op locatie
testen
zaalopstelling
lichten uitdoen
U moet kunnen vertrouwen op de techniek. Daarom is het goed om van tevoren uw presentatie te testen. Doe dit in de ruimte waarin u de presentatie geeft, met de techniek die u ook zult gebruiken terwijl u uw verhaal deelt met uw publiek. Doe er alles aan om ervoor te zorgen dat de techniek werkt op het moment dat u uw verhaal deelt met uw publiek. Controleer vooraf het volgende.
- Kunt u de presentatie vanaf elke stoel goed zien? Anders kunt u vooraf nog de zaalopstelling aanpassen.
- Gebruikt u geluid, omdat u een video, muziek of een geluidsfragment wilt afspelen? Dan is het verstandig om externe geluidsboxen te gebruiken. Hierdoor kan iedereen – zonder er moeite voor te hoeven doen – meeluisteren.
- Is het beeld scherp? U kunt vooraf aan de lens draaien, zodat u het beeld scherper kunt projecteren.
- Is het scherm overbelicht? Dan kunt u de lichten in de zaal uitdoen. Dat maakt het prettiger voor het publiek om mee te kijken.
8.2.5 Extra tips
Hieronder volgen nog een aantal extra tips om ervoor te zorgen dat uw presentatie goed verloopt en uw presentatieprogramma niet te veel afleidt van de boodschap die u wilt delen met uw publiek.
- Zorg voor voldoende contrast
kleuren
Hoe verder het publiek van het scherm zit, hoe dichter de kleuren bij elkaar komen. Speel daarom met de kleuren in uw visuele presentatie om ervoor te zorgen dat er voldoende contrast is. U wilt tenslotte geen punten laten liggen bij de opmaak.
- Gebruik een afstandsbediening
laser
Door gebruik te maken van een zogeheten presenter (een afstandsbediening) kunt u vanaf het podium drukken op de knop voor de volgende pagina in uw visuele presentatie. Ook zitten bijna op alle presenters lasers. Hiermee kunt u specifieke onderdelen aanwijzen op het scherm.
- Kwaliteit foto’s gebruiken
De afbeeldingen die u gebruikt, worden vergroot geprojecteerd. Gebruik daarom altijd foto’s van een hoge kwaliteit, zodat ze uw presentatie versterken en niet verzwakken.
- Steekwoorden noteren
Laat niet uw hele inhoud zien aan het publiek in uw visuele presentatie. Schrijf steekwoorden op, die het publiek helpen om uw inhoud te begrijpen.
De verschillen tussen Windows en Apple
speciale kabel
Het is mogelijk dat u andere software aantreft op de locatie dan de software die u zelf gebruikt. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat u een laptop met een besturingssysteem van Apple hebt, terwijl de computer op locatie werkt op Windows. De apparaten kunt u met een speciale kabel met elkaar verbinden. Controleer dit vooraf op locatie bij de organisatie. Zorg van tevoren dat de juiste kabel aanwezig is.
- Gebruik regelmatig een zwarte pagina
volledige aandacht
usb-stick
Heeft u op bepaalde momenten de powerpointpresentatie niet nodig? Dan kunt u dit slim oplossen door pagina’s met een zwarte achtergrond in te voegen. Hierdoor lijkt het alsof het programma even uit staat en krijgt u weer de volledige aandacht van het publiek. U drukt op de afstandsbediening als u de volgende pagina wilt tonen.
- Zorg voor een back-up
Kopieer uw presentatie op een usb-stick zodat u een back-up bij de hand heeft. Het kan voorkomen dat u niet uw eigen laptop gebruikt, maar die van de locatie. Deze is dan al gekoppeld aan de beamer en de geluidsinstallatie. Met de back-up kunt u de presentatie gemakkelijk overzetten.