3.2 Bepaal uw doel
duidelijk
Als u het doel voor de presentatie heeft geformuleerd, moet dit zowel voor uzelf als voor anderen duidelijk zijn, zodat u samen hetzelfde nastreeft.
Er kunnen meerdere collega’s bij het opstellen en geven van de presentatie betrokken zijn. De bedoeling is dat zij er eveneens alles aan doen om het doel te behalen. Dat lukt niet als u verschillende doelen voor ogen heeft. U moet op één lijn zitten.
stappenplan
Met het volgende stappenplan formuleert u wat u met de presentatie wilt bereiken.
3.2.1 Het doel formuleren
Wat is de reden dat u de presentatie gaat geven? U kunt de aanwezigen bijvoorbeeld:
- informeren;
- inspireren;
- instrueren;
- motiveren;
- amuseren;
- overtuigen;
- kennis laten maken met uw organisatie of uw naamsbekendheid bij uw publiek vergroten;
- kennis laten maken met uw visie.
hoofddoel
Is uw doel bijvoorbeeld uw publiek informeren over uw nieuwste kennis op het gebied van marketing? Dan kan het uw hoofddoel zijn om nieuwe klanten te werven die hun eigen marketingdoeleinden aan uw organisatie uitbesteden.
3.2.2 Wie?
organisatiedoel
Het doel formuleert u vaak vanuit de organisatie. U wilt meer winst behalen, meer naamsbekendheid krijgen of een overname doen. Maak het organisatiedoel persoonlijk voor uzelf en voor de collega’s die meewerken aan uw presentatie. Hierdoor ontstaat er een connectie met het doel. U en uw collega’s voelen zich hierdoor meer verbonden met elkaar én met het doel. Zij willen zich inzetten om met het team het doel te bereiken.
perspectief
Bepaal vanuit welk perspectief u het doel wilt formuleren. Denk bijvoorbeeld aan het formuleren van een doel vanuit uzelf persoonlijk, uw afdeling, uw organisatie, uw functie of een specifiek project.
Nóg gerichter uw doel formuleren
partij
Wilt u nog een stap verder gaan? Formuleer het doel nog gerichter. U kunt beschrijven welke partijen of personen erbij betrokken zijn en wat u van iedereen nodig heeft om dit doel te behalen. Om welke personen draait het nu daadwerkelijk? Bijvoorbeeld: ‘Wij (de afdeling marketing) geven op de beurs (22 oktober 2020) een presentatie aan alle bezoekers in de zaal over onze gerichte aanpak om meer websitebezoekers te genereren en willen hier vijf opdrachten aan overhouden.’
Hierdoor heeft u het doel in één klap duidelijker voor uzelf geformuleerd. Ook krijgen uw collega’s die aanwezig zijn bij deze beurs, een beter beeld van het doel.
Intern
collega’s
Geeft u intern een presentatie voor uw collega’s? Ook dan is het verstandig om de collega’s te beschrijven die zijn betrokken bij de presentatie en de collega’s of afdelingen voor wie u de presentatie geeft. Dit helpt u bij het bereiken van uw doel. Meer over het analyseren van uw doelgroep leest u in hoofdstuk 2.
3.2.3 Tijd
deadline
Zorg ervoor dat uw doel tijdsgebonden is. Binnen welke periode hoopt u het doel te bereiken? Als de deadline is verstreken, kunt u pas zeggen of u het doel wel of niet heeft behaald. Overleg binnen uw organisatie in welk tijdsbestek u dit doel wilt (of misschien zelfs moet) behalen. Is het – in het geval van het voorbeeld van de presentatie over de schoonmaakartikelen in paragraaf 3.3 – letterlijk tijdens uw presentatie of geeft u bijvoorbeeld de potentiële klant(en) nog een bepaalde periode om na te denken over uw aanbod?
beslissing
Er zijn altijd potentiële klanten aanwezig die eerst moeten overleggen met hun eigen organisatie of die niet direct de knoop willen doorhakken. Dit heeft te maken met de beslissing tot aankoop. Gun een potentiële klant een periode waarin hij kan overleggen en de tijd heeft om een idee of een aankoop te overwegen. Koppel hier een tijdslimiet aan, zodat u uw doel kunt behalen voor een bepaalde datum.
Deadline binnen uw organisatie
grotere plaatje
Ook als u een presentatie geeft binnen uw organisatie, is het goed om een deadline te stellen. Het is niet alleen belangrijk om uw idee uiteen te zetten, maar ook om het grotere plaatje te schetsen. In het kader hieronder vindt u een voorbeeld.
Eerder een organisatiedoel bereiken
Stel: u heeft een goed idee om een nieuwe doelgroep voor uw organisatie aan te spreken. U heeft research gedaan en geeft een presentatie aan het managementteam over uw plan.
target bereiken
Het is het meest voor de hand liggend dat afdeling X het idee uitvoert. Als uw organisatie het idee over drie maanden gaat uitvoeren, is dat in te passen in de werkzaamheden van die afdeling. Het resultaat kan zijn dat uw organisatie over zes maanden al het target bereikt dat ze eigenlijk pas over tien maanden hoefde te behalen.
3.2.4 Criterium
kwantificeren
Een gekozen doelstelling is geschikt als deze meetbaar is. Daarom is het vaak verstandig om het gewenste resultaat te kwantificeren. Zo kunt u met zekerheid zeggen dat u het doel heeft bereikt.
Een voorbeeld van een meetbaar doel is het aantal klanten dat een presentatie uw organisatie moet opleveren. Ook een aantal nieuwe trainees is meetbaar. Of geld dat uw organisatie bespaart op bijvoorbeeld arbeidskrachten.
Als u het criterium niet heeft behaald, kunt u achteraf onderzoeken waaraan dit heeft gelegen. Hierdoor weet u waar u de volgende keer meer rekening mee moet houden.
3.2.5 Realistisch en haalbaar
niet haalbaar
Wellicht het belangrijkste aspect bij het formuleren van uw doel: is uw doel realistisch en kunt u het ook echt behalen? Het komt (helaas) vrij vaak voor dat een doel al op voorhand niet haalbaar is. Om deze teleurstelling te voorkomen, is het belangrijk dat u de lat niet te hoog legt en vooraf uitzoekt of u uw doel ook echt kunt realiseren.