11.3 Het bijhouden van een rittenregistratie
Als na afloop van het jaar of bij controle blijkt dat de vijfhonderdkilometergrens is overschreden of dat er toch privékilometers zijn gemaakt en overtuigend bewijs van zakelijke kilometers ontbreekt, kunnen de financiële consequenties ook op uw bord terechtkomen. Alle reden dus om de werknemer te ondersteunen bij het voeren van een rittenregistratie. Dat dit meer omvat dan een kilometeradministratie alleen, wordt hierna duidelijk.
11.3.1 Rittenregistratiesystemen
De klassieke manier van het vastleggen van een rittenregistratie is een handmatig ingevulde lijst of met behulp van de computer ingevuld formulier in Excel. Dit vraagt niet alleen de nodige discipline van de werknemer die met de auto van de zaak rijdt, maar ook de inzet van de loonadministratie die deze gegevens vervolgens moet verwerken in de eigen vastlegging. Het laat zich raden dat de kans op fouten hier groot is. Bovendien is het nagenoeg onmogelijk om deze wijze van registratie adequaat te controleren.
RRS-keurmerk
Softwareontwikkelaars hebben het belang van de rittenregistratie ontdekt en het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS) ontwikkeld. Een RRS met keurmerk voldoet niet alleen aan de eisen van de Belastingdienst, maar kent ook waarborgen rond privacy en continuïteit. Zo is er continu overleg met branchepartijen en de overheid en wordt periodiek gecontroleerd of een leverancier aan de eisen en normen voldoet.
11.3.2 Blackboxsysteem
Naast een sluitende rittenregistratie met RRS-erkende software kan ook een blackbox het bewijs leveren dat een werknemer met zijn bedrijfsauto niet meer dan vijfhonderd privékilometers per jaar rijdt. De blackbox is een geautomatiseerd systeem dat de verreden kilometers registreert. Voorafgaand aan elke rit moet de werknemer aangeven of deze zakelijk of privé is. Nadeel is dat de gangbare blackboxsystemen niet alleen fraudegevoelig zijn, maar vaak ook niet voldoen aan de eisen die de fiscus stelt aan een sluitende kilometerregistratie. Zie daarvoor de opsomming in het kader aan het slot van dit hoofdstuk. Bij gebruik van een blackbox blijft aanvullend bewijs daarom noodzakelijk.