11.1 Een verklaring van de Belastingdienst

Een werknemer die op jaarbasis minder dan vijfhonderd privékilometers met een bedrijfsauto maakt, kan bij de Belastingdienst een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen. Na ontvangst van de verklaring overlegt hij u een kopie die u bewaart bij de loonadministratie. Vanaf het eerstvolgende loontijdvak hoeft u dan geen bijtelling meer toe te passen voor het privégebruik van de auto van de zaak.

Verantwoordelijkheid bij werknemer

Met de verklaring op zak ligt de verantwoordelijkheid bij de werknemer. Op verzoek van de fiscus moet hij – en niet u als werkgever – na afloop van het kalenderjaar kunnen bewijzen dat hij daadwerkelijk niet meer dan vijfhonderd privékilometers met de auto van de zaak heeft gereden. Dat bewijs is te leveren met een sluitende rittenregistratie.

Soms toch bijtellen

U bent in deze situatie in principe dus gevrijwaard van eventuele naheffingen bij onrechtmatig gebruik. Dit is alleen anders als u wist of kon vermoeden dat de werknemer ondanks de verklaring de vijfhonderdkilometergrens overschrijdt. Dan moet u de verklaring negeren en regulier gaan bijtellen.

Onbeperkt geldig

De verklaring van de Belastingdienst is onbeperkt geldig. Als de situatie waarvoor de verklaring is afgegeven verandert, moet de werknemer het formulier ‘Wijzigen of intrekken verklaring geen privégebruik auto’ aan de Belastingdienst toesturen. Dit speelt als:

• het privégebruik van de auto van de zaak toch de vijfhonderdkilometergrens overschrijdt;
• de werknemer een bestelauto gaat rijden en er schriftelijke afspraken of een verbod op privégebruik gelden;
• de werknemer geen auto van de zaak meer rijdt.

Nieuwe werkgever

Bij verandering van werkgever hoeft de werknemer geen nieuwe verklaring aan te vragen. De bestaande verklaring kan overgaan naar de volgende werkgever, op voorwaarde dat de autosituatie hetzelfde blijft. Zolang de verklaring van kracht is, bent u niet aansprakelijk. Wel kan de fiscus bij onrechtmatig gebruik ‘medeplichtigheid’ onderzoeken.

Een alternatieve manier om de bijtelling achterwege te kunnen laten, is dat u met de werknemer schriftelijk overeenkomt dat privégebruik van de (bestel)auto van de zaak niet is toegestaan. Dit kan in de vorm van een aanvullende bepaling in de arbeidsovereenkomst of de autoregeling. Hierbij versterken de volgende punten de geloofwaardigheid van de afspraken bij een controle van de Belastingdienst:

• een duidelijke omschrijving van de opgelegde beperkingen rondom privégebruik;
• controle en vastlegging van het autogebruik (aan de hand van steekproeven);
• sancties bij overtreding;
• de werknemer is niet verzekerd bij privégebruik;
• de werknemer bezit privé een eigen auto;
• de aanpak buiten werktijd: de auto wordt ’s avonds geparkeerd op een (afgesloten) bedrijfsterrein, de sleutels worden in een daarvoor bestemde sleutelkast opgehangen enzovoorts.

Op belastingdienst.nl/loonheffingen is een voorbeeldafspraak van een verbod op privégebruik te downloaden.