U bent hier

OR & Medezeggenschap
…
Rapporteren6. Excel voor rapportages
Voor OR & Medezeggenschap

6. Excel voor rapportages

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier FA Rendement
Publicatiedatum: februari 2015

Excel is een veelgebruikt programma voor het opstellen van rapportages. De reden is dat Excel een alleskunner is. Excel is een ideaal hulpmiddel voor het maken van berekeningen en het gebruik van handige formules. De software biedt tal van opties voor presentatie van de cijfers, zoals grafieken en tabellen. Er is nog een ander praktisch voordeel van Excel: het programma leent zich bij uitstek voor ‘Het Nieuwe Werken’.

Een grote groep mensen voelt zich geïntimideerd door het werkblad van Excel, met honderden lege vellen en tientallen lege tabellen. Ten onrechte; wie de moeite neemt om de mogelijkheden van Excel te doorgronden, wordt daarvoor ruimschoots beloond. In dit hoofdstuk vindt u een selectie van de veel gebruikte en handige functies en werkwijzen van dit belangrijke kantoorprogramma.

Excel is méér dan een rekenprogramma. De software leent zich voor het opstellen van agenda’s en planningen, takenlijsten, klanten- en adreslijsten, het maken van een inventaris et cetera.

6.1 Handige gereedschappen

Excel heeft in veel opzichten dezelfde structuur als Word en PowerPoint. Een welkome uitbreiding ten opzichte van oudere Office-pakketten is het ‘lint’ op de werkbalk bovenin. Het lint bevat tabbladen, met per tabblad een selectie van handige gereedschappen, functies en opties die u in uw rekenbladen kunt gebruiken. Onder de tabs van het lint...

6.2 Bewaken budget en prognoses

Het bewaken van een budget of het controleren van prognoses kan met behulp van zogenoemde voorwaardelijke formules. Hiermee kunt u berekeningen of bewerkingen uitvoeren die afhankelijk zijn van de inhoud in andere cellen. U stelt daarbij zelf de voorwaarden (criteria) op. Op basis daarvan moet de ene dan wel een andere berekening of bewerking...

6.3 Periodieke bedragen berekenen

Het overgrote deel van de Excel-functies heeft betrekking op financiële en boekhoudkundige zaken. Niet elke formule is even gemakkelijk, maar aan één formule kunt u in elk geval veel plezier beleven, en dat is de BET-functie (van: ‘betaling’). Hiermee kunt u bijvoorbeeld annuïteitenberekeningen uitvoeren of een vermogensprognose opstellen. Een...

6.4 Samenwerken en delen

Onderdeel van het nieuwe werken (in de cloud) is dat u makkelijk bestanden kunt delen met collega’s en externe partijen. Bijvoorbeeld als u samenwerkt bij een rapportage. Microsoft heeft hiervoor SharePoint en OneDrive aan Office toegevoegd. Dit gaat via Bestand > Delen > Opslaan … (in SharePoint/naar OneDrive). Nadat u bestanden aan de...

6.5 Presenteren met diagrammen

Een handige toepassing van Excel is dat u de tabellen eenvoudig kunt ombouwen naar diagrammen. Dit doet u door in de tabbladen van het menu tabblad ‘Grafieken’ aan te klikken. Onderin ziet u de keuzes die u ter beschikking staan voor de presentatie, zoals een kolom, lijn, cirkel of staaf. Voorbeeld Stel dat u bijvoorbeeld de omzet per vierkante...