6.2 Bewaken budget en prognoses
voorwaardelijke formule
Het bewaken van een budget of het controleren van prognoses kan met behulp van zogenoemde voorwaardelijke formules. Hiermee kunt u berekeningen of bewerkingen uitvoeren die afhankelijk zijn van de inhoud in andere cellen. U stelt daarbij zelf de voorwaarden (criteria) op. Op basis daarvan moet de ene dan wel een andere berekening of bewerking plaatsvinden. De formule heeft de vorm van een variabele: ‘als x, dan…’; ‘als x niet, dan…’.
U formuleert de uitkomst dus niet alleen voor het geval dat er is voldaan aan de voorwaarde, maar ook voor het geval dat niet wordt voldaan aan de voorwaarden.
=ALS(...)
omzet
Kenmerkend voor een voorwaardelijke formule is het toepassen van de functie ‘=ALS(…)’. In de ruimte tussen haakjes staat de gestelde voorwaarde geformuleerd. Deze voorwaarde kan ook een tekst tot uitkomst hebben. Een consequentie van de voorwaarde in de formule is dat deze twee uitkomsten kent, die u allebei moet formuleren in de formule. De opbouw van de formule is als volgt: =ALS(voorwaarde;dan x;anders y). Een uitleg aan de hand van twee voorbeelden.
Binnen het budget
Een zorginstelling heeft voor de verbandmiddelen een bedrag van € 6.000 per maand voorspeld. Om te voorkomen dat pas achteraf wordt geconstateerd dat het budget is overschreden, kunt u de volgende formule instellen: =ALS(A2<=6000;”okay”;”over het budget”). Overschrijden de inkopen de grens van € 6.000, dan verschijnt automatisch de melding ‘over het budget’.
Om te voorkomen dat u achter de feiten aanloopt, is het natuurlijk vooral handig om te weten hoeveel budget er nog over is of hoe groot de budgetoverschrijding precies is. In dat geval luidt de formule: =ALS(A2=6000;A2-6000;A2+6000). Heeft u bijvoorbeeld na de eerste twee maanden € 5.000 aan verbandmiddelen uitgegeven, dan berekent de formule automatisch dat u nog € 1.000 te besteden heeft tot het einde van de periode.
Target x bonus
Wilt u variabele kosten bijhouden, bijvoorbeeld de bonus die uw verkoopmedewerkers in de loop van het jaar hebben opgebouwd en op basis hiervan aan het eind van het jaar krijgen uitgekeerd? Dat kan op eenzelfde manier als de bovenstaande formule. De bonusregeling is hieronder als volgt:
- tot € 250.000 bedraagt de bonus 1%;
- heeft de verkoper meer dan € 250.000 aan gerealiseerde omzet, dan bedraagt de bonus 1,5% van de omzet.
Deze regeling wordt als volgt vertaald naar de voorwaardelijke formule: =ALS(B2>250000;1,5%*B2;1%*B2). Heeft uw verkoper een omzet van € 500.000, dan betekent dit een bonus van € 7.500 (1,5% x € 500.000); bij een omzet van € 200.000 is de bonus € 2.000.