1.3 Hoofddoelen van rapporteren

Rapporteren draait om verslag uitbrengen van bevindingen. Afhankelijk van de doelstelling van de rapportage is er onderscheid tussen rapportagevormen en -methoden. De keuze voor een bepaalde vorm en methode is afhankelijk van het onderliggende doel van de rapportage. U wilt iets bereiken bij een gesprekspartner, collega’s, klanten, relaties of derden. Om welke bevindingen gaat het? Welke boodschap wilt u overbrengen? Het antwoord op deze vragen houdt direct verband met het hoofddoel dat u aan uw rapportage kunt verbinden. In het bestek van dit dossier onderscheiden we een zevental doelstellingen die we met de volgende werkwoorden omschrijven:

• informeren;
• instrueren;
• overtuigen;
• motiveren;
• beïnvloeden
• verantwoorden;
• borgen.

1.3.1 Informeren

De overdracht van informatie is dagelijkse kost in elke organisatie. De zender beschikt over informatie die hij wil delen met één of meer ontvangers. Het kan gaan om mededelingen aan medewerkers, maar ook om informatie aan klanten over uw producten of diensten.

1.3.2 Instrueren

Het doel van instrueren is de overdracht van bepaalde vaardigheden aan een doelgroep. U kunt hierbij denken aan een instructie van medewerkers over het gebruik van nieuwe software of een presentatie aan een klantgroep over uw vormen van dienstverlening.

1.3.3 Overtuigen

De kunst van het overtuigen is een vak apart. Bij deze wijze van rapporteren draait het om de overdracht van een standpunt of visie aan een medewerker, klant, leverancier, bankrelatie of stakeholder. U maakt hierbij gebruik van argumenten en moet erop voorbereid zijn dat uw gesprekspartner reageert met tegenargumenten. Een goede voorbereiding is hier essentieel.

1.3.4 Motiveren

Het onderliggende doel van uw rapportage komt in vele vormen en is gericht op het stimuleren of aansturen van activiteiten van een individu of doelgroep: collega’s, medewerkers, klanten. Zo kunt u een medewerker in een functioneringsgesprek met resultaatdoelstellingen stimuleren er een schepje bovenop te doen.

1.3.5 Beïnvloeden

Op het snijvlak van informeren, overtuigen en motiveren ligt ook beïnvloeden. Met dit doel voor ogen wilt u een bepaald gevoel bij een individu of doelgroep teweegbrengen. U doet bijvoorbeeld in een speech een emotioneel beroep op de loyaliteit van een medewerker of u zet een trouwe klant in het zonnetje tijdens een relatiedag.

1.3.6 Verantwoorden

Het afleggen van verantwoording is een cruciale opdracht voor elke actor in een organisatie. Van de stagiair tot en met de directeur, iedereen verantwoordt zich op de een of andere manier over zijn inzet binnen de organisatie. De verantwoording naar buiten komt eerst en vooral tot uitdrukking in de financiële verslaggeving aan uitvragende partijen, maar ook in de manier waarop u zich als organisatie naar de buitenwereld profileert.

1.3.7 Borgen

Borging gaat over het vastleggen en inbedden van zaken in een organisatie. Dit speelt met name in veranderingsprocessen waarbij aanpassingen in de manier van werken, bedrijfsprocessen of -procedures of de organisatiestructuur moeten gaan beklijven.