1.1. Inleiding
De meeste financials zijn dol op cijfers. Ze kunnen toveren met nullen, schuiven met bedragen en getallen ordenen als de beste. Maar het vergt nog wel enige oefening om ingewikkelde cijfers voor iedereen duidelijk in een rapportage te krijgen. Zeker als zo’n verslag ook bedoeld is voor lezers die minder verstand hebben van financiën en cijfers, vergt dat een aantal (schrijf) vaardigheden.
toelichting
Dat geldt ook voor een intern verslag, want uw directie vraagt wel vaak naar cijfers, maar de kwintessens ervan is zonder verhaal eromheen niet direct duidelijk. Breng de cijfers dus met een accurate en eenvoudige toelichting. Rapporten waarin u cijfers verwerkt, moeten aan dezelfde voorwaarden voldoen als rapporten die alleen uit tekst bestaan. U moet zorgen voor:
- een goede inhoud;
- een duidelijke structuur en opbouw;
- een prettige schrijfstijl en begrijpelijke taal;
- een verzorgde presentatie.
cijfers
Als u cijfers in uw rapportage verwerkt, moet het uitgangspunt zijn dat u de tekst ermee verduidelijkt of aanvult. Neem dus niet alle cijfermatige details op in uw rapport, maar beperk u tot de uitkomsten. Specificaties komen in de bijlagen.
Een tabel of grafiek kan in één oogopslag duidelijk maken waar u met tekst meer dan een pagina voor nodig heeft (zie 4.6). Vaak vinden lezers een tekst die voorzien is van zulke grafische elementen ook geloofwaardiger.
Natuurlijk wilt u als financial integer rapporteren. Dit betekent dat u correct gebruikmaakt van technieken om uw financiële boodschap over te brengen. U zorgt er dus voor dat de lezer uw financieel verslag op de juiste wijze interpreteert en uw rapport een compleet beeld geeft van uw organisatie, waarbij u niet expres zaken buiten beschouwing laat.
Misleiden met tabellen en grafieken
schaal
Het is vrij gemakkelijk om lezers met behulp van tabellen en grafieken om de tuin te leiden. U kunt zaken vereenvoudigen of spelen met de schaal van grafieken. Zo kan een stijging of daling vreselijk groot lijken als u de nullijn weglaat in een grafiek. Ook is het mogelijk om in een grafiek slechts één aspect van een bepaald verschijnsel te belichten. Daarmee kunt u informatie insinueren: als u bijvoorbeeld alleen een stijgende omzet laat zien, concludeert een lezer al snel dat de winst ook toeneemt.