7.4 Aanvraag bij RVO
vooraf
Je moet de aanvraag altijd vooraf indienen, uiterlijk een kalendermaand vóór de start van de S&O-werkzaamheden. Dat doe je digitaal via de website van de RVO, die de regeling uitvoert. Daarvoor moet je inloggen met eHerkenning (niveau eH3). Elke aanvraag die je indient, loopt automatisch tot het einde van het kalenderjaar. Je kunt maximaal vier aanvragen per kalenderjaar indienen, bijvoorbeeld voor vier verschillende projecten. Het is niet mogelijk om met terugwerkende kracht afdrachtvermindering S&O aan te vragen.
De aanvraagtermijnen voor ondernemers met personeel en IB-ondernemers zonder personeel (zzp’ers) zijn verschillend. Raadpleeg de WBSO-kalender van RVO voor alle actuele data.
7.4.1 S&O-administratie inrichten
S&O-verklaring
BSN
S&O-uurloon
Wordt de aanvraag goedgekeurd, dan ontvang je een S&O-verklaring waarin staat welk bedrag aan afdrachtvermindering je maximaal mag verrekenen. Bij de aanvraag moet je het burgerservicenummer (BSN) doorgeven van de werknemers die twee jaar geleden S&O-werk hebben uitgevoerd (indien van toepassing). Die vormen de basis voor het berekenen van het gemiddelde S&O-uurloon.
Het is niet mogelijk om een S&O-verklaring van een andere over te nemen. Als jouw werkgever dit soort werk overneemt van een andere organisatie, moet je toch zelf een S&O-verklaring aanvragen voor jouw organisatie.
Urenadministratie
Zodra je de S&O-verklaring hebt ontvangen, ben je verplicht een S&O-administratie in te richten. Daaruit moet op te maken zijn hoe de S&O-werkzaamheden verlopen en hoeveel uur ermee gemoeid is. Je moet de urenadministratie bijhouden per werknemer, per project en welke uren per dag. RVO heeft hiervoor een model-Excel-spreadsheet.
Bewijs
S&O-project
controle-bezoek
correctie
Als je een S&O-verklaring hebt op basis van kosten en uitgaven, dan moet je ook vastleggen welke kosten en uitgaven er voor het S&O-project zijn gedaan (zie paragraaf 7.1.1.). Verder moet je documenten bewaren waarmee je de voortgang van het S&O-project kunt aantonen. Hierbij kun je denken aan onderzoeksresultaten, rapportages en tekeningen. RVO kan een controlebezoek brengen of een administratieve deskcontrole uitvoeren, en dan moet de S&O-administratie compleet zijn. Bewaar daarom ook:
- kopieën van de aanvra(a)g(en) en S&O-verklaring(en);
- de correspondentie met RVO;
- eventuele correctie-S&O-verklaringen (zie paragraaf 7.8).
Je bent verplicht de S&O-administratie gedurende zeven jaar te bewaren. Leg altijd binnen tien werkdagen de gerealiseerde S&O-uren vast.
7.4.2 Mededeling van de realisatie
Na afloop van het kalenderjaar moet je het aantal uren dat de organisatie werkelijk aan S&O-werk heeft besteed doorgeven aan RVO, ook als dit aantal in de praktijk nul is. Heb je een S&O-verklaring op basis van kosten of uitgaven, dan moet je ook de gerealiseerde kosten en uitgaven terugmelden. Deze mededeling van de realisatie moet binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar plaatsvinden.
Aanvraagportaal
herinnering
terugbetalen
RVO zet de mededelingstaak voor je klaar in het aanvraagportaal en stuurt je daar in februari een mail over. Je hebt tot en met 31 maart om de realisatie te melden. IB-ondernemingen moeten alleen een mededeling over de gerealiseerde S&O-uren doen als zij in een kalenderjaar niet aan 500 S&O-uren zijn gekomen. Doe je de mededeling van de realisatie niet of niet op tijd, dan krijg je eerst een herinnering van RVO. Als je daar niet op reageert, gaat RVO ervan uit dat je geen S&O-uren (en eventuele kosten en uitgaven) hebt gemaakt. Alle afdrachtvermindering die je al hebt toegepast, moet je dan terugbetalen.