8.2 Verzuimregistratie
verzuimcijfers
op inspelen
De registratie en analyse van uw verzuimcijfers zijn niet alleen wettelijk verplicht, maar ook van groot belang om (de effectiviteit van) het gevoerde ziekteverzuimbeleid te kunnen beoordelen. Dankzij een periodieke analyse van de – door de bedrijfsarts geanonimiseerde – verzuimcijfers en -oorzaken kunnen mogelijk verzuimpatronen worden ontdekt, waarop uw organisatie vervolgens kan inspelen met preventie of behandeling.
Gegevens
persoonsgegevens
re-integratieactiviteiten
Uw organisatie houdt in de verzuimregistratie de gegevens bij van zieke werknemers, zoals hun persoonsgegevens, datum indiensttreding, de eerste en – later – de laatste ziektedag, wanneer de huisarts is bezocht of er contact met de bedrijfsarts of arbodienst is geweest en welke re-integratie-activiteiten er zijn verricht. De meeste van deze gegevens zijn ook nodig voor het re-integratieverslag dat bij UWV moet worden aangeleverd als de werknemer uiteindelijk een WIA-aanvraag doet (zie paragraaf 5.4).
Let op dat uw organisatie niet álle persoonsgegevens mag vastleggen. Registratie van bijvoorbeeld irrelevante of te persoonlijke gegevens of van medische gegevens is verboden (zie ook paragraaf 11.3).
inzicht geven
grote lijn
Veel van de vastgelegde verzuimgegevens kunnen uw organisatie inzicht geven in het ziekteverzuim van de organisatie. Hierbij gaat het niet alleen om de verzuimcijfers zelf maar ook om het soort verzuim. De werkgever kan de vastgelegde gegevens op twee manieren gebruiken:
- De specifieke gegevens kunnen meer inzicht bieden in een specifiek verzuimgeval, en daarvan leren voor een vergelijkbaar volgend geval.
- De statistische gegevens van alle verzuimgevallen kunnen een bepaalde grote lijn aan verzuim binnen de organisatie aan het licht brengen.
Wijze van verzuimadministratie voeren
goede beveiliging
Voor het voeren van de verzuimregistratie moet de werkgever diverse praktische beslissingen nemen. Wordt het bijvoorbeeld een geheel digitale administratie of gebeurt de vastlegging deels op papier, en zal het bijhouden ervan intern of door een externe partij worden verzorgd? En een goede beveiliging van de gegevens is natuurlijk ook van groot belang! Een goed opgezette verzuimregistratie is in elk geval essentieel om de gegevens te kunnen gebruiken voor het verzuimbeleid van de organisatie.
Analyse
goede interpretatie
De statistische gegevens uit de verzuimregistratie kunnen uw organisatie veel nuttige informatie bieden, maar daarvoor is een goede interpretatie ervan noodzakelijk. Goede verzuimsoftware kan helpen bij het maken van de gewenste analyses.
verschillende manieren
Aangezien losse verzuimcijfers de werkgever weinig inzicht bieden, is het vergelijken ervan noodzakelijk. Afhankelijk van wat de werkgever wil weten, kan die vergelijking op verschillende manieren gebeuren:
- vergelijken met andere organisaties, door gebruik te maken van de cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS);
- binnen de eigen organisatie vergelijken met verschillende perioden, een gemiddelde of streefcijfers.
overzichten maken
Op basis van de verzuimcijfers kan uw organisatie statistische overzichten maken en bepaalde trends in het verzuim weergeven. Hierbij komt het het inzicht ten goede om er grafieken van te maken. Het is van belang om aan de opgestelde overzichten de juiste conclusies te verbinden zodat de juiste verzuimmaatregelen kunnen worden genomen.