9.1 Looncontrole
voorbereid
Zorg dat u voorbereid bent op een looncontrole, want vroeg of laat krijgt elke organisatie ermee te maken. Dat hoeft niet per se naar aanleiding van ontdekte misstanden te zijn, maar kan ook zijn om ‘gewoon’ eens de fiscale gang van zaken bij uw organisatie te controleren. De regel dat de Belastingdienst eens in de vijf jaar langskomt voor een looncontrole, gaat in elk geval niet meer op.
minder vaak
voordeel
Wel is het zo dat goedwillende organisaties minder vaak een controle hoeven te verwachten dan organisaties die de regels minder nauw nemen. Het voordeel van het op orde hebben van uw personeelsadministratie is overigens niet alleen dat de Belastingdienst langer zal wegblijven voor een bezoek. De controle zelf zal minder tijd kosten en zal ook minder financiële consequenties hebben.
Schriftelijk
per brief
altijd op de hoogte gesteld
De Belastingdienst kondigt een bezoek voor een looncontrole meestal van tevoren per brief aan – inclusief datum en achtergrond van het bezoek – zodat u zich erop kunt voorbereiden. Uw loonaangiften en salarisadministratie kunnen overigens ook onder de loep worden genomen vanwege een boekenonderzoek gericht op (onder andere) de loonheffingen. Van een boekenonderzoek wordt u altijd van tevoren op de hoogte gesteld. Bij een boekenonderzoek kan de Belastingdienst een bepaalde periode nader bekijken of bepaalde onderdelen van uw loonaangiften en salarisadministratie controleren.
Meewerken aan een looncontrole is verplicht
gegevens verstrekken
Uw organisatie is verplicht om medewerking te verlenen aan een looncontrole. Dat betekent dat u de controleambtenaar toegang moet geven tot uw gebouwen, de benodigde gegevens en inlichtingen moet verstrekken, inzage in uw administratie moet geven en moet toestaan dat hiervan kopietjes worden gemaakt. Ook moet u hem uitleggen hoe uw administratie is opgezet, zodat hij de controle binnen een redelijke termijn kan afhandelen.
hangt af van inspecteur
ook praktisch voorbereiden
daadwerkelijke controle
Controle voorbereiden
Buiten de tijd die de feitelijke controle in beslag neemt, bent u meestal ook wel even zoet met de voorbereiding. De voorbereiding hangt uiteraard af van wat de belastinginspecteur van u aangeleverd wil krijgen, en op welke manier en (vóór) wanneer. Dit kan inhouden dat u stukken moet opvragen bij bijvoorbeeld de externe verwerker. Zorg daarom dat u tijdig met de voorbereiding begint! Naast de administratieve voorbereiding moet u de controle ook praktisch voorbereiden. Denk aan het aanstellen van een coördinator, het regelen van de koffie- of theevoorziening, het verschaffen van een werkplek aan de controleambtenaar – als de controle meerdere dagen in beslag neemt – en bijvoorbeeld hoe u wilt dat de inspecteur vragen stelt en op welk moment hij dat kan doen en of hij zelf de benodigde kopietjes van stukken mag maken of dat iemand dat voor hem zal doen.
Openingsgesprek
De daadwerkelijke controle verloopt meestal volgens een bepaald stramien. Er wordt eerst een openingsgesprek gehouden. In dit gesprek probeert de inspecteur een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van de actuele stand van zaken binnen uw organisatie en zal hij informatie willen over de bedrijfssituatie gedurende de jaren waarop de controle betrekking heeft. Verder zal hij nagaan of hij alle benodigde stukken van u heeft ontvangen.
vragen stellen
Ontbreken er nog bestanden, lever die dan zo snel mogelijk aan of informeer de inspecteur waar – bijvoorbeeld op welke afdeling – hij die stukken kan inzien. Wacht u nog op bestanden van een externe partij, informeer de inspecteur dan wanneer u die denkt te ontvangen.
starten
Tijdens het inleidende gesprek heeft u de mogelijkheid om eventuele vragen te stellen en doet u er goed aan om de controleambtenaar wegwijs te maken in uw administratie. In het openingsgesprek maakt u ook afspraken over de praktische zaken, waarover u tijdens de voorbereiding heeft nagedacht. Een rondleiding door de organisatie wordt meestal op prijs gesteld.
voorkomen
Na het openingsgesprek zal de controleambtenaar het daadwerkelijke onderzoek starten.
Alleen inzage in het financiële deel
achterwege
Als u wilt voorkomen dat de belastinginspecteur bij controle van bijvoorbeeld de kopieën van de identiteitsbewijzen die u in uw personeelsdossier bewaart, die dossiers automatisch kan inzien (en dus ook zaken als beoordelingen en verzuimgegevens), splits dan de personeelsdossiers. Bij een looncontrole hoeft u alleen het meer financiële deel ter inzage te geven en laat u inzage van het deel met de overige zaken achterwege (al kan de inspecteur ook om inzage hierin vragen).
Plichten
omkering van de bewijslast
Uw plichten bij een looncontrole zijn er met name op gericht om de controle mogelijk te maken. Zo bent u dus verplicht om medewerking te verlenen en om de inspecteur toegang te verschaffen tot uw organisatie. Verder moet u inzage verlenen in de door de controleambtenaar uitgevraagde gegevens en het maken van kopieën daarvan toestaan. U hoeft hem echter geen gegevens aan te leveren waarom hij niet heeft gevraagd.
Voldoet u onterecht niet aan de plicht tot het verstrekken van de voor de controle benodigde informatie, dan volgt omkering van de bewijslast. Dat houdt in dat u moet bewijzen – en dus niet slechts aannemelijk hoeft te maken – dat wat de belastinginspecteur stelt niet waar is, in plaats van dat de inspecteur moet bewijzen dat zijn ingenomen standpunt juist is. Dat maakt het voor u een stuk lastiger!
Vraagt de belastinginspecteur volgens u onredelijk veel gegevens van uw organisatie uit of gegevens die volgens u niet van belang zijn voor de controle, dan kunt u hem om een zogenoemde informatiebeschikking vragen. Tegen deze beschikking kunt u dan bezwaar aantekenen.
Rechten
misbruik voorkomen
slechts vijf jaar
niet onevenredig
Uw rechten bij een looncontrole zijn erop gericht om u te beschermen tegen de Belastingdienst. Het gaat hierbij dan ook eigenlijk om de rechten die de controleambtenaar níet heeft, om misbruik van zijn ruime bevoegdheden tot informatie-inwinning te voorkomen. De inspecteur moet zich daarom houden aan de zogenoemde algemene beginselen van behoorlijk bestuur (zie onderstaand kader). En sowieso wordt uw organisatie beschermd door het feit dat de Belastingdienst niet tot in het oneindige loonheffingen kan naheffen, maar daar slechts vijf jaar de tijd voor heeft.
Vijf beginselen voor de belastinginspecteur
Eindgesprek
stand van zaken
definitieve controlerapport
De controleambtenaar zal het onderzoek bij uw organisatie afronden als hij genoeg informatie heeft om een oordeel te kunnen vellen. Meestal vindt er dan een afrondende bespreking plaats, waarbij de inspecteur de voorlopige stand van zaken met u doorneemt en bijvoorbeeld de voorgenomen correcties. Hij kan u daarvoor een gespreksnotitie of conceptversie van het controlerapport toesturen.
Na het eindgesprek stelt de inspecteur zijn definitieve controlerapport op. Het openbare deel daarvan mag u inzien en daarvan ontvangt u meestal automatisch een afschrift.
Onjuistheden
boetes
Een looncontrole kan uiteraard de nodige financiële gevolgen hebben. Als de controleambtenaar onjuistheden aantreft bij uw organisatie, kan dat tot correctieverplichtingen, naheffingsaanslagen (eventueel inclusief belastingrente) en misschien zelfs tot boetes leiden.
Per situatie een andere boete
verzuim
Was er iets niet in orde in de personeelsadministratie waardoor uw organisatie te weinig loonheffingen heeft betaald, dan kan de Belastingdienst na een controle twee soorten boetes opleggen:
- bij een verzuim: een verzuimboete van 10% van het nog verschuldigde bedrag (minimaal € 50 en maximaal € 5.514);
- bij grove schuld, opzet of fraude: een vergrijpboete van respectievelijk 25%, 50% of 100% van het nog verschuldigde bedrag, eventueel verdubbeld bij recidive (herhaling).
Bezwaar maken
in opstand komen
griffierecht
Als u het niet eens bent met een door de fiscus opgelegde informatiebeschikking, naheffingsaanslag loonheffingen, boetebeschikking, correctienota of het controlerapport van de inspecteur, kunt u hiertegen in opstand komen. Achtereenvolgens kunt u namelijk de volgende stappen van een fiscale procedure nemen:
- in bezwaar bij de Belastingdienst;
- in beroep bij de rechtbank;
- in hoger beroep bij het gerechtshof;
- in cassatie bij de Hoge Raad.
Elke stap kent zo zijn eigen voorwaarden en aandachtspunten. Vanaf de beroepsfase is uw organisatie griffierecht verschuldigd.