2.1 Stappenplan bij loondoorbetaling
ziek melden
re-integratiedossier
probleem-analyse
plan van aanpak
WIA-aanvraag
re-integratieverslag
zesde ziekteweek
Na 104 weken arbeidsongeschiktheid komt een werknemer in aanmerking voor een uitkering op basis van de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA-uitkering) en vervalt de loondoorbetalingsplicht. Gedurende de wachttijd van de WIA moet u een bepaald stappenplan volgen. In het kort gaat het bij ziekte die voortduurt om de volgende stappen:
De stappen waarmee u in het eerste ziektejaar te maken krijgt, zijn de nummers 1 tot en met 6. Deze stappen komen hierna aan bod. De situaties waarin er voor werknemers recht op een ZW-uitkering bestaat, worden in paragraaf 2.2 behandeld. In hoofdstuk 3 wordt aandacht besteed aan de stappen in het tweede ziektejaar.
2.1.1 Stap 1: Ziekmelding
verzuimbeleid
ziekmelding
Om te beginnen moet de HR-afdeling de ziekte van de werknemer melden bij de bedrijfsarts of arbodienst. De bedrijfsarts of arbodienst helpt uw organisatie bij het verzuimbeleid. Zo neemt de bedrijfsarts of arbodienst bijvoorbeeld contact op met de zieke werknemer en volgt er na zes weken ziekte een gesprek met de werknemer om te bepalen wat hij met zijn ziekte nog wel kan en wat niet (zie paragraaf 2.1.3). De ziekmelding bij de bedrijfsarts of arbodienst moet op basis van afspraken (meestal) gebeuren binnen vier dagen nadat de werknemer zich bij uw organisatie heeft ziek gemeld.
In de beginperiode van de ziekte is een ziekmelding bij UWV niet nodig, tenzij er sprake is van een Ziektewet-situatie (zie paragraaf 2.2). Anders gaat een ziekmelding bij UWV pas spelen als de werknemer 42 weken ziek is (zie paragraaf 2.1.5).
Regeling
arbotaken
OR
cao
Uw organisatie kan een contract afsluiten met een gecertificeerde arbodienst of een eigen regeling volgen. In het laatste geval bepaalt uw organisatie zelf welke deskundige haar bijstaat bij het verzuimbeleid en andere verplichte arbotaken. Maar let op: een werkgever mag zo’n maatwerkregeling slechts aanhouden als de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging hiermee schriftelijk akkoord gaat of als de keuze voor de regeling in de cao is vastgelegd.
2.1.2 Stap 2: Re-integratiedossier
langdurig
Het is handig om pas een re-integratiedossier bij te gaan houden als het ernaar uitziet dat de werknemer langdurig uitvalt. Dat is het moment dat ook de probleemanalyse moet worden gemaakt. In paragraaf 2.1.3 komt de probleemanalyse uitgebreid aan bod.
Inhoud
Er wordt in de praktijk meestal na vier weken (maar uiterlijk na zes weken) ziekte een re-integratiedossier voor de werknemer bijgehouden. Hierin legt de HR-afdeling alle documenten rond de re-integratie en daarvoor gemaakte afspraken vast. Bij een ziekte korter dan vier weken is er een ziekmelding bij de bedrijfsarts of arbodienst nodig, maar hoeft er geen re-integratiedossier te worden bijgehouden. Uw organisatie moet wel contact met de werknemer houden om te weten wanneer deze weer kan komen werken.
Documenten
WIA-aanvraag
Het re-integratiedossier is nodig voor de eventuele latere WIA-aanvraag (zie paragraaf 3.1.4), en de werknemer moet dan ook kopieën van de betreffende documenten ontvangen. Als dit dossier niet goed in elkaar zit en er dus niet voldoende bewijs is dat uw organisatie op de juiste manier aan de re-integratie van de werknemer heeft gewerkt, kan dat resulteren in een verlenging van de loondoorbetalingsverplichting (zie paragraaf 3.1.5). Met het dossier maakt de HR-afdeling het re-integratieverslag, dat de volgende documenten bevat:
- een probleemanalyse (zie paragraaf 2.1.3) en eventuele bijstellingen daarvan;
- een plan van aanpak (zie paragraaf 2.1.4);
- een (eerstejaars)evaluatie (zie paragraaf 2.1.6);
- een actueel oordeel van de bedrijfsarts (zie paragraaf 3.1.3);
- een eindevaluatie (zie paragraaf 3.1.3).
Soms volstaat een verkort re-integratieverslag. In paragraaf 4.2 leest u wanneer zo’n verkort verslag is toegestaan.
De HR-afdeling doet er goed aan voor het re-integratieverslag de formulieren te gebruiken die UWV hiervoor op haar website beschikbaar stelt. Let op: hierop mag geen medische informatie staan. Het verslag ontvangt de werknemer rechtstreeks van de bedrijfsarts of arbodienst.
Voortgangsgesprekken
Verder moet uw organisatie de voortgang van de re-integratie eens in de zes weken met de zieke werknemer bespreken. Voor deze gesprekken moet de HR-afdeling gebruikmaken van de (bijgestelde) probleemanalyse van de bedrijfsarts of arbodienst (zie paragraaf 2.1.3). Uit de voortgangsgesprekken kan blijken dat het nodig is om het plan van aanpak bij te stellen (zie paragraaf 2.1.4). Maken de werkgever en de werknemer tijdens de voortgangsgesprekken geheel nieuwe afspraken rond de re-integratie, dan moeten deze vastgelegd worden in de (eerstejaars)evaluatie (zie paragraaf 2.1.6).
2.1.3 Stap 3: Probleemanalyse
advies
De bedrijfsarts of arbodienst moet uiterlijk in de zesde ziekteweek een probleemanalyse opstellen. Met deze analyse brengt de bedrijfsarts of arbodienst in kaart welke beperkingen de werknemer heeft en welke mogelijkheden er zijn om te werken. In de probleemanalyse neemt de bedrijfsarts of arbodienst ook een advies aan uw organisatie en de werknemer op voor het plan van aanpak.
De bedrijfsarts of arbodienst moet zowel de werkgever als de werknemer een kopie verstrekken van de probleemanalyse. Op basis hiervan gaat de werkgever in gesprek met de zieke werknemer over zijn re-integratie en kunnen ze samen het plan van aanpak opstellen.
Al tijdens 104 weken WIA aanvragen
vervroegde WIA-aanvraag
afwijzen
verrekenen
Als (eerder) duidelijk is dat de werknemer niet meer zal kunnen werken, mag de werkgever samen met de werknemer een vervroegde WIA-uitkering aanvragen. Dat mag al na drie weken ziekte, maar uiterlijk vóór 68 weken ziekte. Verder moet de bedrijfsarts of arbodienst verklaren dat de werknemer niet meer kan werken en niet meer beter wordt. De werknemer kan maar één keer zo’n vervroegde WIA-aanvraag doen. Wijst UWV de aanvraag af, dan kan de werknemer er niet nogmaals één indienen. Oók niet als zijn situatie daarna is verslechterd. Bij toewijzing van de vervroegde WIA-uitkering gaat deze tien weken na de aanvraag in. U moet dan het loon blijven doorbetalen aan de werknemer gedurende de 104 weken, maar u kunt de uitkering hiermee verrekenen. De re-integratieverplichtingen rond de zieke werknemer komen wel te vervallen.
Privacygevoelig
medische informatie
Omdat uw organisatie een kopie van de probleemanalyse krijgt, mag de bedrijfsarts of arbodienst er geen medische gegevens – of andere privacygevoelige informatie – in opnemen. U mag zulke gegevens immers niet onder ogen krijgen. De medische gegevens moeten daarom op het aparte formulier ‘Medische informatie’ worden ingevuld. Alleen als de werknemer hiervoor toestemming geeft, mag u deze gegevens inzien. De werknemer zelf krijgt een kopie van de medische informatie op het moment dat hij een WIA-uitkering bij UWV aanvraagt (zie paragraaf 3.1.4).
veranderen
De bedrijfsarts of arbodienst moet de medische gegevens tijdens de gehele ziekteperiode blijven aanvullen, tot het moment dat de werknemer een WIA-uitkering aanvraagt of zijn dienstverband eindigt (als dat eerder gebeurt).
Bijstellen
achtste ziekteweek
Als de medische situatie van de werknemer verandert, kan het nodig zijn om de probleemanalyse bij te stellen. De bedrijfsarts of arbodienst moet hiervoor het formulier ‘Bijstelling probleemanalyse’ gebruiken, en hiervan een kopie aan de werkgever en de werknemer verstrekken. Ook voor de bijstelling geldt dat er vanwege de privacyregels géén medische gegevens (of andere privacygevoelige informatie) in mogen worden opgenomen, omdat u die anders onder ogen krijgt via uw kopie. Deze gegevens moet de bedrijfsarts of arbodienst dan ook weer op het formulier ‘Medische informatie’ opnemen.
2.1.4 Stap 4: Plan van aanpak
AOW
De werkgever moet altijd uiterlijk in de achtste ziekteweek samen met de werknemer een plan van aanpak voor de re-integratie opstellen. De uitvoering van het plan van aanpak is ook iets wat de werkgever samen met de werknemer doet. Een arbodienst of re-integratiebedrijf kan hierbij wel ondersteuning bieden. Voor werknemers met de AOW-gerechtigde leeftijd hoeft uw organisatie geen plan van aanpak op te stellen, omdat voor hen slechts een loondoorbetalings- en re-integratieplicht van zes weken geldt. U leest hier meer over in hoofdstuk 7.
Doel
verantwoord
ondertekening
Het doel van het plan van aanpak is om de werknemer zo snel en verantwoord mogelijk weer aan het werk te laten gaan. De probleemanalyse van de bedrijfsarts of arbodienst vormt het uitgangspunt van dit plan. De afspraken die de werkgever en de werknemer maken rond de re-integratie van de werknemer, legt de HR-afdeling vast op het formulier dat UWV hiervoor beschikbaar heeft. Na ondertekening ervan door beide partijen, moet de werknemer een kopie van het plan van aanpak krijgen.
Veranderingen
evaluatie
Als er zich in de loop van de tijd veranderingen voordoen in de ziekte of de (werkgerelateerde) mogelijkheden van de werknemer, moet het plan van aanpak worden bijgesteld. Geheel nieuwe afspraken over bijvoorbeeld de re-integratieactiviteiten moeten echter worden vastgelegd met het formulier ‘(Eerstejaars)evaluatie’ (zie paragraaf 2.1.6).
Het plan van aanpak kan achterwege blijven als uit de probleemanalyse (en uit het actueel oordeel) blijkt dat de werknemer absoluut geen mogelijkheden heeft om weer te gaan werken. Zie ook paragraaf 3.1.3.
Casemanager
Verder moeten de werkgever en de werknemer samen een zogeheten casemanager aanwijzen. Deze persoon ziet erop toe dat iedereen de afspraken uit het plan van aanpak nakomt. De casemanager kan een medewerker van de arbodienst zijn of bijvoorbeeld een leidinggevende van de werknemer of een andere werknemer binnen uw organisatie. Beide partijen kunnen bij de casemanager terecht als iets niet volgens de gemaakte afspraken gaat.
2.1.5 Stap 5: 42e-weeksmelding
verzuim-melder
ZW-uitkering
De HR-afdeling moet de voortdurende (gedeeltelijke) ziekte of arbeidsongeschiktheid van een werknemer uiterlijk de eerste werkdag na de 42e ziekteweek bij UWV melden. Dit kan op verschillende manieren:
- via de Verzuimmelder op het werkgeversportaal van UWV (hiervoor is eHerkenning nodig);
- via het formulier ‘Aangifte van langdurige ziekte in de 42e week’ (te downloaden van de website uwv.nl);
- via de loonadministratie van uw organisatie die gekoppeld is aan de database van UWV (via gebruik van Digipoort).
Als er sprake is van een situatie waarin er recht op een ZW-uitkering bestaat, moet de ziekmelding richting UWV mogelijk vóór die 42 weken plaatsvinden.
De ziekmelding bij UWV na 42 weken verandert niets aan de situatie: u moet het loon van de werknemer blijven doorbetalen en aan zijn re-integratie blijven werken.
2.1.6 Stap 6: Eerstejaarsevaluatie
52e ziekteweek
Na een jaar ziekte moet uw organisatie de uitgevoerde re-integratieactiviteiten tot dan toe evalueren. Hiervoor moet de werkgever in de 52e ziekteweek samen met de zieke werknemer een (eerstejaars)evaluatie opstellen. Ze bespreken daarbij niet alleen het afgelopen eerste ziektejaar met de werknemer, maar ze kijken ook alvast vooruit naar het tweede ziektejaar.
Elders
loonstop
Is het op dit punt nog niet duidelijk hoe en wanneer de werknemer weer aan het werk zal kunnen gaan binnen uw organisatie, dan moet uw organisatie intensief gaan zoeken naar werk buiten uw organisatie. De werknemer mag dit niet zomaar weigeren. Doet hij dit wel, dan is een loonstop mogelijk (zie paragraaf 3.3.3 voor uitleg).