U bent hier

Onderneming & Personeel
…
Alle contractvormen voor werk9. Dienstbetrekking voor de loonbelasting9.2 Administratieve vereisten
Voor Onderneming & Personeel

9.2 Administratieve vereisten

Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier HR Rendement
Publicatiedatum: mei 2022

verificatieplicht

kopie

Het is aan de werkgever om de identiteit van een werknemer vast te stellen, voordat deze start met werken. Op de website van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid staat een stappenplan voor deze verificatieplicht:

  • Controleer het identiteitsbewijs: hierbij gaat het om een Nederlands paspoort of identiteitsbewijs, Nederlands verblijfsdocument, Nederlands vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort of een buitenlands paspoort of nationaal identiteitsbewijs.

  • Controleer de identiteit: is de persoon die voor u staat ook de persoon in het document?
  • Controleer of iemand voor uw organisatie mag werken.
  • Bewaar een kopie van het identiteitsbewijs.

    • Aangifte

    Daarnaast moet uw organisatie over voldoende informatie beschikken om de aangifte loonheffingen te kunnen doen. Het gaat dan om de volgende gegevens van de werknemer:

    • naam en voorletters;
    • burgerservicenummer (bsn);
    • adres;
    • postcode en woonplaats;
    • woonland en regio als de werknemer niet in Nederland woont;
    • geboortedatum;
    • een verzoek om de loonheffingskorting toe te passen.

    loonadministratie

    Heeft uw organisatie één of meer werknemers in dienst, dan moet u een loonadministratie aanleggen en bijhouden.

    De loonadministratie moet u gedurende zeven jaar bewaren. Er geldt een termijn van vijf kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking voor de gegevens voor de loonheffingen, kopieën van het identiteitsbewijs en kopieën van beschikkingen of verklaringen van de werknemer.