1.8 RI&E is de basis
uitgangspunt
deadline
prioriteit
De RI&E is het belangrijkste document voor uw arbobeleid. Het vormt het uitgangspunt voor het beheer, de toetsing en bewaking van een veilige en gezonde kantoorinrichting. In dit document brengt u in kaart welke risico’s werknemers lopen bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. In het bijbehorende plan van aanpak geeft u aan hoe u de risico’s gaat aanpakken, in welke volgorde en welke deadlines u daaraan verbindt. U hoeft niet vanaf nul te beginnen, maar kunt de Kantoren-RI&E als basis gebruiken. U vindt het via instrumenten.rie.nl/nl/rie/kantoren. Omdat elke organisatie anders is, zullen de prioriteiten in werkuitvoering ook anders liggen. Blijken er in uw organisatie veel KANS-klachten te zijn, dan zal beeldschermwerk een speerpunt zijn.
Stel vragen!
vragen stellen
In elke organisatie zijn de werkzaamheden anders en bovendien is niet elk kantoor hetzelfde. Toch kunt u een aantal algemene vragen stellen bij het werken aan de RI&E:
- Zijn de vloeren, trappen en hellingen in het gebouw
- veilig; is er geen struikelgevaar?
- Is het gebouw brandveilig?
- Staan er grote printers en kopieermachines in werkruimten en kunnen ze niet beter in een aparte ruimte worden geplaatst vanwege warmte en lawaai?
- Heeft het gebouw voldoende toiletten met wastafels?
- Is er een pauzeruimte aanwezig?
- Beschikken medewerkers over een goede stoel?
- Is de werkplek volgens ergonomische richtlijnen ingesteld?
1.8.1 Opstellen en uitvoeren van de RI&E
samenwerking
Als arbodeskundige bent u ongetwijfeld betrokken bij het opstellen en uitvoeren van de RI&E. Hierbij werkt u natuurlijk nauw samen met de leidinggevenden en andere arbodeskundigen. Dit kunnen interne deskundigen zijn, zoals bijvoorbeeld de preventiemedewerker. Ook kunt u deskundigen betrekken van buiten uw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de gespecialiseerde kerndeskundigen. De vier kerndeskundigen en hun specialisaties zijn.
- De arbeidshygiënist richt zich op de langetermijnrisico’s van blootstelling aan geluiden, stoffen of klimaat.
- De hoger veiligheidsdeskundige beoordeelt acute risico’s van werken met machines of explosieve stoffen.
- De arbeids- en organisatiedeskundige gaat over de organisatie van werk en werkprocessen en over het welzijn van de werknemers.
- De bedrijfsarts is de vierde kerndeskundige en heeft volgens de Arbowet de bevoegdheid om een RI&E op te stellen, maar in de praktijk gebeurt dit zeer weinig.
arbeidsrisico
In een risicovolle of complexe organisatie zoals een groot ziekenhuis kunt u één of meerdere kerndeskundigen goed gebruiken om de arbeidsrisico’s aan te wijzen. De kerndeskundige kan u ook helpen met adequate maatregelen om de risico’s weg te nemen of – als dat niet mogelijk is – te beperken.
In een kleine, weinig complexe organisatie kan de organisatie het uiteraard met minder en minder gekwalificeerde collega’s toe.
1.8.2 Toetsen RI&E
Als de RI&E en het plan van aanpak compleet zijn, moet u de documenten laten toetsen. De Arbowet geeft aan dat een gecertificeerde arbodienst of een gecertificeerde kerndeskundige de toetsing voor zijn rekening moet nemen. De deskundige bezoekt uw organisatie, bekijkt of de situatie van uw organisatie goed is weergegeven in de RI&E en controleert de lijst met risico’s.
Toetsing RI&E niet altijd nodig
uitzondering
gecertificeerd
Het toetsen van de RI&E is een verplichting uit de Arbowet. Toch is het niet altijd nodig om te toetsen. Dit zijn de uitzonderingen.
- Als uw organisatie 25 werknemers in dienst heeft of minder, is toetsing niet verplicht op het moment dat u een branche-erkend RI&E-instrument heeft gebruikt. Let op! De Kantoren-RI&E is (nog) niet erkend. Als u dit instrument gebruikt voor het opstellen van uw RI&E, is toetsing wel verplicht!
- Als uw organisatie werknemers in dienst heeft tot veertig uur per week, is toetsing niet nodig.
- Heeft een gecertificeerde arbodienst of een gecertificeerde kerndeskundige meegewerkt aan het opstellen van uw RI&E? U hoeft ook in dit geval de RI&E niet meer te laten toetsen.
RI&E als werkdocument
verandering
De RI&E is een werkdocument. Het is dus niet zo dat u na het vaststellen van de RI&E en het bijbehorende plan van aanpak bijvoorbeeld voor een periode van drie jaar af bent van uw verplichting om de RI&E op te stellen en aan te passen. U moet het document aanpassen als er iets verandert in uw organisatie.
nieuwe informatie
scherp
Als uw werkgever bijvoorbeeld een afdeling opricht waarbij werknemers een nieuw soort werkzaamheden gaat verrichten, zult u de RI&E en het plan van aanpak moeten aanpassen. Dat geldt ook als er nieuwe informatie aan het licht komt. Geeft de bedrijfsarts u het signaal dat veel werknemers hem bezoeken vanwege KANS, dan doet u er goed aan om te onderzoeken hoe werknemers deze klachten oplopen en welke preventieve maatregelen u kunt nemen. Wees daarom altijd scherp op het veranderen van werkzaameden, werkplekken of andere onderwerpen uit de RI&E. Als dat gebeurt, moet u uw RI&E daarop aanpassen!
Let op: de ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op de RI&E en het plan van aanpak. Meer hierover leest u in hoofdstuk 3.6.