8.4 Cleandeskpolicy
netjes
waarborgen
Om flexplekken te laten slagen, kunnen werknemers hun paperassen en foto’s van de familie niet meer op het bureau laten staan. De organisatie moet een cleandeskpolicy instellen; werknemers moeten hun bureau netjes en georganiseerd houden. Vooral aan het einde van de werkdag. Het doel is om werkplekken schoon, veilig en beschikbaar te houden voor anderen in een flexibele werkomgeving. Niet alleen handig voor het werken met flexplekken, maar ook bij het waarborgen van privacy en informatiebeveiliging. Er slingeren immers geen belangrijke papieren meer op de bureaus rond. Daarnaast helpt het werknemers om meer georganiseerd te werken. Én om dingen niet meer kwijt te raken.
8.4.1 Regels
schoon
Om een cleandeskpolicy in te voeren, zijn duidelijke regels nodig. Maak daarom een overzicht van wat er van werknemers wordt verwacht. Denk hierbij aan:
- Geen papieren documenten op het bureau laten liggen.
- Geen persoonlijke eigendommen of kantoorartikelen achterlaten.
- Het bureau en de apparatuur schoon achterlaten (bijvoorbeeld toetsenborden en muizen).
- Persoonlijke documenten opslaan in afsluitbare kasten of kluisjes.
digitale hulpmiddelen
Om hieraan te kunnen voldoen, moeten de werknemers wel toegang tot een aantal middelen krijgen. Bied daarom voldoende opbergruimte, zoals persoonlijke lockers of archiefkasten. Om de hoeveelheid papierwerk te verminderen, komen digitale hulpmiddelen van pas: zorg dat opslag in de cloud mogelijk is en stimuleer het gebruik hiervan. Ook is het handig als er schoonmaakdoekjes en desinfecterende middelen beschikbaar zijn: dan is het makkelijk om het beeldscherm of toetsenbord even snel schoon te maken.
8.4.2 Communiceer het beleid
vragen stellen
De redenen voor het invoeren van flexplekken moeten bij iedereen duidelijk zijn. Vertel dus over de voordelen ervan: privacy, veiligheid, flexibele werkplekken, productiviteit. De communicatie hierover kan via het intranet, e-mails, posters of bijeenkomsten verlopen. Werknemers moeten ook de mogelijkheid krijgen om vragen te stellen. Zorg verder voor een voorbeeld van een clean desk: wat mag wel en niet blijven staan?
Handhaven
Controleer regelmatig of het beleid wordt nageleefd en help werknemers er ook aan herinneren. In het begin zou een ludieke actie als ‘het winnen van de cleandeskaward’ kunnen helpen om het beleid op de kaart te zetten.
Zorg voor een realistisch beleid en houd rekening met specifieke functies. Zo kan een creatief team dat vaak met fysieke materialen werkt meer ruimte nodig hebben.
Feedback
goede voorbeeld
Voor een succesvolle invoering helpt het als leidinggevenden zelf het goede voorbeeld geven door het beleid strikt na te leven. Eén keer vertellen over het beleid is niet voldoende. Herinner werknemers daarom regelmatig aan het belang van een clean desk. Ten slotte is het belangrijk om werknemers regelmatig om feedback te vragen. Pas het beleid ook aan als dat nodig blijkt te zijn.