8.3 Bereikbaarheid voor externen

leveranciers

Ook in een flexibele werkomgeving blijven afspraken met klanten, partners en leveranciers een belangrijk onderdeel van het werk. Houd dus in de gaten dat er wel elke dag een aantal sleutelwerknemers aanwezig is.

Minimale bezetting

ondersteuning

Zorg voor een rooster waarin altijd een minimale bezetting op kantoor aanwezig is. Dit garandeert dat externe bezoekers gastvrij worden ontvangen en dat er altijd iemand is om telefoontjes of andere zaken af te handelen. Om dit voor elkaar te krijgen, moet iedereen weten wat de minimale bezetting is, hoe afspraken worden gepland, en wie verantwoordelijk is voor specifieke taken. Op piekmomenten is het juist weer belangrijk dat er voldoende ondersteuning is bij de receptie om bezoekers te ontvangen.

Communicatie

In de communicatie met externen is het noodzakelijk om duidelijk aan te geven of afspraken fysiek of online plaatsvinden. Een hybride vergadering waaraan externe partijen zowel fysiek als virtueel kunnen deelnemen, is ook nog een optie.