9.2 Blijf praten: videobellen
Met name als u leiding moet geven aan thuiswerkers is het van belang dat u bekend bent met moderne technologie. E-mail en telefoon zijn goede tools, maar ze vormen niet voldoende ondersteuning voor mensen die op afstand werken.
Privacy
beveiliging
Wilt u gebruikmaken van videoconferencingtools, kies deze dan kritisch en pragmatisch. Zorg er ook voor dat de tool, past bij werknemers. Er zijn namelijk talloze mogelijkheden om uit te kiezen. Kijk bij de keuze voor een tool altijd ook naar de privacy- en beveiligingsfuncties van de tool. Het is ook belangrijk om na te gaan of aanbieders van tools meekijken of dat vergaderingen worden opgeslagen. Bijvooreeld als het hoofdkantoor van de aanbieder in de Verenigde Staten is, gelden er andere wetten dan in Nederland. Dit kan tot gevolg hebben dat iedere gebruiker expliciet moet uitvinken dat zijn data mogen worden gedeeld met een derde.
Er is ook online software, die de mogelijkheid biedt om een eigen server op te zetten. Dit maakt de dienst een stuk veiliger; niemand kan dan de videogesprekken inzien die uw werknemers voeren. Er is dan wel technische kennis nodig om dit goed in te richten.
Webbased
gebruiks-vriendelijk
Naast de gebruikelijke aanbieders bestaan er ook webbased tools. Dit zijn applicaties die u direct op het internet kunt openen; deze zijn hierdoor erg gebruiksvriendelijk. Er is namelijk weinig tot geen installatie nodig en dus ook amper technische kennis. Het nadeel is wel dat alles via de server van de aanbieder loopt. Voor de veiligheid van gesprekken en gegevens bent u dus afhankelijk van de beveiligingsmaatregelen van de aanbieder.
Installatie
software
Dan zijn er nog tools waarvoor een installatie vereist is. Het gebruik hiervan brengt dus de nodige voorbereidingstijd met zich mee, de software moet immers eerst gedownload en geïnstalleerd worden. Daarnaast is de gebruiker veroordeeld tot de beveiligingsmaatregelen die de aanbieder heeft ingesteld. Lokaal geïnstalleerde software heeft dus niet het grote beveiligingsvoordeel van een webbased aanbieder met een eigen server.