6.1 Kilometervergoeding
reiskosten
parkeergeld
Als u een werknemer een vergoeding geeft voor reizen die hij met eigen vervoer voor het werk maakt, kiest u altijd uit een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer (in 2024) of een vaste vergoeding. Andere reiskostenvergoedingen die u naast de € 0,23 per kilometer betaalt, zijn loon voor de werknemer. Denk aan vergoedingen voor parkeer- en tolgelden of schade aan de auto.
6.1.1 Onbelaste vergoeding
Voor reizen die werknemers met eigen vervoer voor het werk maken, mag u een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,23 per kilometer. Deze vergoeding wijst u aan als eindheffingsloon, bijvoorbeeld door deze in uw administratie op te nemen als eindheffing (zie paragraaf 6.1.4). Deze eindheffing houdt u niet in op het loon, maar die komt voor rekening van uw onderneming. Maar let op: een kilometervergoeding voor reizen waarvoor u voor vervoer zorgt, maar ook uit privéoverwegingen gereden omrijkilometers, vallen niet onder de onbelaste kilometervergoeding.
Als een werknemer een auto van de zaak heeft, mag u hem niet ook nog eens een kilometervergoeding geven. U kunt deze twee regelingen niet naast elkaar toepassen.
Werkkostenregeling
gerichte vrijstelling
Een vergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer is een gerichte vrijstelling en gaat dus niet ten koste van de vrije ruimte van uw onderneming in de WKR. Is de vergoeding hoger dan € 0,23, dan telt het gedeelte daarboven als loon voor de werknemer of u kunt het binnen de vrije ruimte van uw onderneming laten vallen. In 2024 mag u 1,92% over de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom van uw onderneming gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Over het meerdere is de vrije ruimte 1,18% van de loonsom.
Het is niet toegestaan om voor één en dezelfde werkdag zowel de gerichte vrijstelling voor thuiswerken als die voor de reiskosten bij woon-werkkilometers toe te passen.
6.1.2 Vaste vergoeding
schatting
onderzoek
Reizen de werknemers voor hun werk naar een vaste plek, dan kunt u hun een vaste, onbelaste vergoeding geven (een gerichte vrijstelling) geven. Hieraan zijn de volgende voorwaarden verbonden:
- U kunt het bedrag van de vrijstellingen en kosten aannemelijk maken.
- U omschrijft elke vrijstelling en kostenpost en geeft een schatting van het bedrag.
- U geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd (vrijstellingen en andere kostenposten).
- U onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of als de omstandigheden wijzigen.
- U wijst de vergoeding voor de gerichte vrijstelling aan als eindheffingsloon.
verhuizing
De hoogte van de vaste vergoeding baseert u in principe op het aantal keren in een jaar dat de werknemer zijn zakelijke reizen vermoedelijk aflegt en de lengte van die reizen. Veranderen de omstandigheden, bijvoorbeeld door verhuizing of werkvermindering? Pas dan de vergoeding tijdig aan!
Nacalculatie
uitdienst-treding
Is er sprake van een enkelereisafstand van meer dan 75 kilometer van de woning naar een vaste werkplek, dan moet een nacalculatie plaatsvinden. Daarbij legt u de vaste vergoeding naast het werkelijke aantal kilometers dat de werknemer het afgelopen jaar heeft gemaakt. Klopt de vaste vergoeding met de werkelijkheid, dan hoeft u niets te doen. Was de vergoeding te hoog, dan moet u de afdeling salarisadministratie dat deel alsnog bij het loon rekenen en er loonheffingen over afdragen. Deze nacalculatie doet u aan het eind van het kalenderjaar, tenzij de werknemer in de loop van het jaar uit dienst is gegaan. Dan doet de salarisadministratie de nacalculatie in het loontijdvak na de maand van uitdiensttreding.
6.1.3 Variabele vergoeding
Het is ook mogelijk om een variabele kilometervergoeding te betalen. U neemt dan per werknemer het gemiddelde van de betaalde kilometervergoedingen om te bepalen of de vergoeding gemiddeld meer is dan € 0,23 per kilometer. Hiervoor berekent u het gemiddelde van de hogere kilometervergoedingen en de lagere kilometervergoedingen in december. Bij een uitdiensttreding in de loop van het jaar berekent u het gemiddelde van de hogere en lagere kilometervergoedingen in de maand van uitdiensttreding. In die maand betaalt u ook loonheffingen als er sprake is van loon van de werknemer of wijst dit loon aan als eindheffingsloon.
Leg in een aanvulling op de (collectieve) arbeidsovereenkomst vast of hogere kilometervergoedingen ook bedoeld zijn voor reiskosten waarvoor u een lagere vergoeding heeft gegeven dan € 0,23.
6.1.4 Vergoeding administreren
eigen vervoer
route
De reiskostenvergoedingen die u betaalt, worden uiteraard goed bewaard in uw administratie. Dit geldt voor de gegevens over de kostenvergoedingen van reizen naar een vaste werkplek met een eigen vervoermiddel. De gegevens omtrent kostenvergoedingen voor incidentele reizen met een eigen vervoermiddel hoeft u niet te bewaren. Houd voor iedere werknemer per betalingstijdvak het aantal kilometers bij waarvoor u een vergoeding heeft gegeven. Omdat u de onbelaste vergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer aannemelijk moet kunnen maken, is het aan te raden om per reis de gevolgde route en het bezochte adres te noteren.
Eindheffing
collectief
bovenmatig
Alle loonbestanddelen die u aanwijst als eindheffingsloon moet u op collectief niveau bijhouden in de loonadministratie. Als uw onderneming gebruikmaakt van een gerichte vrijstelling, moet de afdeling salarisadministratie dit eindheffingsloon per werknemer opnemen in de loonadministratie, maar niet in de loonstaat. Als u meer dan € 0,23 per kilometer vergoedt of verstrekt, is er sprake van een bovenmatig deel van de gerichte vrijstelling. Wijst u ook dit deel aan als eindheffingsloon, dan moet de salarisadministratie ook dat deel op collectief niveau in de loonadministratie opnemen als eindheffingsloon. Behandelt u dit deel als loon, dan boekt de salarisadministratie dat deel in de loonstaat van de werknemer.