7.2 Reisaftrek
forfaitair bedrag
Werknemers die voor hun woon-werkverkeer met het openbaar vervoer reizen, mogen hiervoor onder voorwaarden een forfaitair bedrag van hun belastbaar inkomen aftrekken. Als uw onderneming de werknemers een reiskostenvergoeding betaalt voor dit woon-werkverkeer, moeten zij die vergoeding op de reisaftrek in mindering brengen.
Werkplek
afstand enkele reis
gelijk aantal
voor elke plek
Uw werknemers hebben recht op de reisaftrek openbaar vervoer als de afstand enkele reis van hun woning naar het werk met het openbaar vervoer meer dan 10 kilometer is én zij meestal één dag per week of meer naar het werk reizen. Of de werknemers moeten op minstens 40 dagen in het kalenderjaar naar dezelfde werkplek reizen. Een reis telt alleen mee als die binnen 24 uur heen en terug wordt gemaakt. Reizen de werknemers op één dag naar verschillende werkplekken, dan geldt de reisaftrek voor de plek waar zij het meest naartoe reizen (en bij een gelijk aantal de plek met de langste reisafstand). Reizen de werknemers in één week op verschillende dagen naar verschillende werkplekken, dan mogen zij voor elke plek de reisaftrek berekenen en het totaal hiervan in aftrek brengen.
Verklaring
verklaring vervoerbedrijf
in elk geval opnemen
Voor de reisaftrek moeten de werknemers over één van de volgende verklaringen beschikken:
- openbaarvervoerverklaring: dit is een verklaring van het vervoerbedrijf dat de werknemer met het openbaar vervoer heeft gereisd. De werknemer kan deze verklaring zelf aanvragen bij het vervoerbedrijf, maar een aantal vervoermaatschappijen geven deze gegevens al door aan de Belastingdienst;
- reisverklaring: als de werknemers geen openbaarvervoerverklaring krijgen omdat zij met losse vervoerbewijzen of persoonlijke ov-chipkaart reizen, kunnen zij u om een reisverklaring vragen. In deze verklaring moet u in elk geval naam en adres van de werknemer opnemen, naam en adres van uw onderneming (de werkgever) en het aantal dagen per week waarop de werknemer meestal met het openbaar vervoer naar het werk reist. Een voorbeeld reisverklaring vindt u op rendement.nl/salarisdossier.
aannemelijk maken
Wijs werknemers erop dat de Belastingdienst hen naar de verklaring kan vragen, en bijvoorbeeld ook om aannemelijk te maken dat zij met het openbaar vervoer hebben gereisd.
Als de werknemers aannemelijk willen maken dat zij met het openbaar vervoer hebben gereisd met behulp van een overzicht van de reizen die zij maakten met de ov-chipkaart, moeten zij daar tijdig een uitdraai van maken! Die gegevens worden namelijk maar 18 maanden bewaard.
Aftrek
aantal reisdagen
kan oplopen
De hoogte van de reisaftrek hangt af van de afstand enkele reis van het woon-werkverkeer en het aantal reisdagen per week. Zo bedraagt de reisaftrek in 2024 bijvoorbeeld bij een enkele reisafstand van 10 tot 15 kilometer, bij één reisdag per week € 140 en bij vier reisdagen per week € 558. De reisaftrek kan oplopen naar maximaal € 2.578. Een overzicht met alle reisaftrekbedragen vindt u op rendement.nl/salarisdossier.