8.2 Investeren in de thuiswerkplek

productiviteit

Een goede werkplek is dus van invloed op de gezondheid en het welzijn van werknemers. Een ergonomische en comfortabele werkplek kan leiden tot minder fysieke klachten en een hogere concentratie, wat de productiviteit ten goede komt. Daarnaast kan het bieden van de juiste middelen voor thuiswerken ook het gevoel van betrokkenheid en waardering van uw teamleden vergroten.

Investeren

budget

Hoe u de investering in de thuiswerkplekmiddelen vormgeeft, is afhankelijk van diverse factoren, zoals de organisatie waar u werkt, de branche waarin u opereert, de specifieke wetgeving binnen uw branche, eventuele cao-afspraken en beschikbare budgetten. Toch zijn er een aantal gangbare oplossingsmogelijkheden die bij meerdere organisaties terugkomen.

8.2.1 Standaard voorzieningen

bureaustoel

samengesteld

U kunt ervoor kiezen een standaard thuiswerkplek te verstrekken. In dit geval neemt u zelf de verantwoordelijkheid om de teamleden te voorzien van de juiste thuiswerkplek. Dit kan op verschillende manieren:

• Werknemers nemen de juiste spullen mee van kantoor. Dat kan als er minder werkplekken op kantoor nodig zijn. Heeft een medewerker thuis geen geschikte bureaustoel, dan kan hij dus misschien (tijdelijk) een stoel van kantoor thuis gebruiken.
• Werknemers krijgen een standaard thuiswerkplek (bureau, bureaustoel, beeldscherm, toetsenbord, muis, et cetera) aan huis geleverd.
• Werknemers kunnen kiezen uit drie verschillende sets aan thuiswerkmiddelen. Bijvoorbeeld eentje in het zwart, de ander in het wit en de derde in een hout-uitvoering. Of de ene met bijvoorbeeld twee beeldschermen, de ander met een breedbeeldscherm en de laatste met een gebogen beeldscherm. Hier zijn vele variaties mogelijk, maar in essentie zijn het maximaal drie samengestelde sets waaruit men kan kiezen. Dit heet een ‘choose your own model’. Diverse partijen op de markt hebben ook kant-en-klare diensten die dit voor uw team of organisatie kunnen regelen.

8.2.2 Vaste thuiswerkmiddelenvergoeding

inrichting

U kunt uw medewerkers een vaste thuiswerkmiddelenvergoeding aanbieden over een bepaalde periode. Zij kunnen vervolgens naar eigen inzicht de vergoeding besteden aan de inrichting van de thuiswerkplek. Dit kunt u het beste sturen, omdat de meeste werknemers de eisen voor een arboverantwoordelijke werkplek niet kennen.

Voordeel

boekhouding

vergoeding

Deze aanpak heeft als voordeel dat u zelf geen distributie van thuiswerkmiddelen hoeft op te zetten. Wel dient u een goede verantwoording van de boekhouding bij te houden. Overigens mogen de teamleden iedere periode hetzelfde budget opnieuw besteden aan de thuiswerkplek. Een bureau of stoel zal waarschijnlijk niet binnen drie jaar vervangen hoeven te worden, maar het budget kan wel besteed worden aan bijvoorbeeld een headset, betere verlichting of klimaat. Mocht een werknemer in deze periode geen uitgaven doen, dan is het een persoonlijke keuze om geen gebruik te maken van de beschikbare vergoeding voor thuiswerkmiddelen. Het risico dat werknemers de vergoeding gebruiken voor andere doeleinden dan het inrichten van een thuiswerkplek dekt u af door de vergoeding pas over te maken na overhandiging van de aankoopfacturen.

Kosten

ongelijkheid

Het aanbieden van een thuiswerkmiddelenvergoeding heeft naast voordelen ook enkele nadelen. Een thuiswerkmiddelenvergoeding brengt kosten met zich mee. Deze kunnen aanzienlijk zijn. Ook kan het bieden van een thuiswerkmiddelenvergoeding leiden tot ongelijkheid binnen het team of tussen afdelingen. Niet alle teamleden hebben dezelfde behoefte aan thuiswerkmiddelen of hebben ruimte voor een volledig ingerichte thuiswerkplek.

8.2.3 Thuiswerkvergoeding

onbelast

Een thuiswerkmiddelenvergoeding is iets anders dan de thuiswerkvergoeding die u sinds 1 januari 2022 aan uw medewerkers onbelast kunt verstrekken en in diverse cao’s is opgenomen. De thuiswerkvergoeding is er om werknemers te ondersteunen bij de extra kosten die ze maken om thuis te werken. Dit is voor water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. De vergoeding geldt ook als een werknemer een deel van de dag thuis werkt.