U bent hier

Organisatie & Leidinggeven
…
Hybride leidinggeven7. Hybride overleggen en vergaderen
Voor Organisatie & Leidinggeven

7. Hybride overleggen en vergaderen

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Management Rendement
Publicatiedatum: januari 2024

De wijze van overleggen en vergaderen heeft een transitie doorgemaakt: van voornamelijk fysiek vóór corona via volledig virtueel tijdens corona naar hybride en een mix van synchroon en asynchroon ná corona. Dit vraagt om het bijstellen van de kaders waarbinnen uw organisatie en werknemers hybride overleggen en vergaderen.

mix

U moet zich ervan bewust zijn dat er in een hybride overleg geen gelijkwaardigheid meer is. Voor corona vond het meeste overleg fysiek plaats op kantoor, waarbij iedereen onder gelijke omstandigheden deelnam aan de vergaderingen. Tijdens corona nam ieder teamlid online deel aan overleg, wat diezelfde gelijkwaardigheid van aanwezigheid typeerde. En nu, met het hybride werken, is er een mix van fysieke en online aanwezigheid ontstaan, waardoor teamleden een ongelijke mate van aanwezigheid kunnen ervaren.

Werknemers nemen deel aan overleg vanuit de vergaderruimte op kantoor en ook vanuit huis of elders. Beide groepen vragen op een andere manier om aandacht en gelijkwaardigheid om uitsluiting te voorkomen.

7.1 Kaders bijstellen

Om gelijkwaardigheid te creëren moet u kaders bijstellen. U en uw teamleden moeten nadenken of het echt nodig is om te overleggen en ook met welke personen. Hybride overleg is vaak toegankelijker en laagdrempelig, maar kan daardoor ook verstorend werken. Zo is het bijvoorbeeld vanwege volle agenda’s en het toegenomen thuiswerken gemakkelijker om...

7.2 Werkafspraken maken

Bij goed hybride overleg hoort ook een set aan werkafspraken waarop u en uw teamleden elkaar mogen aanspreken. Deze werkafspraken, ook wel aangeduid als ‘rituelen’, ‘spelregels’ of ‘beleidsafspraken’, vormen de basis voor een effectieve en harmonieuze samenwerking binnen het hybride werkkader van uw team. Dergelijke werkafspraken zijn informeel,...

7.3 Scenario voor hybride overleg

In de infographic op de pagina hiernaast is een vereenvoudigd scenario weergegeven voor het inrichten van het hybride overleg en vergaderen. In dit voorbeeld komen zowel synchrone als asynchrone elementen terug. Daar waar een overleg of vergadering voorheen voornamelijk bestond uit synchrone elementen – het fysiek bij elkaar komen om te vergaderen...

7.4. Inleiding

Naast het scenario hybride overleg en vergaderen zijn er meer scenario’s waarbij de werkprocessen door hybride werken zijn veranderd: hybride communiceren, de juiste hybride werkplek kiezen en hybride werken met externen. 7.4.1 Hybride communiceren Om goed hybride samen te werken is het van belang dat u met uw team op de juiste wijze met elkaar...

7.5 Digitale vaardigheden

Een belangrijk onderdeel van scenario’s als bijvoorbeeld hybride vergaderen en hybride communiceren zijn de digitale vaardigheden van u en uw teamleden. Digitale vaardigheden verwijzen naar het vermogen om effectief en efficiënt met digitale technologieën en tools om te gaan. Digitale vaardigheden voor uzelf en uw team kunt u ontwikkelen door ze...