7.2 Werkafspraken maken
aanspreken
informeel
Bij goed hybride overleg hoort ook een set aan werkafspraken waarop u en uw teamleden elkaar mogen aanspreken. Deze werkafspraken, ook wel aangeduid als ‘rituelen’, ‘spelregels’ of ‘beleidsafspraken’, vormen de basis voor een effectieve en harmonieuze samenwerking binnen het hybride werkkader van uw team. Dergelijke werkafspraken zijn informeel, maar kunnen niet genegeerd worden zonder een goede reden. U bespreekt deze werkafspraken samen met uw team en legt ze vast.
Het is van groot belang dat iedereen in het team zich betrokken voelt bij het vormgeven van de werkafspraken, zodat ze zich gezamenlijk eigenaar voelen van het proces.
Richtlijn
vastleggen
U faciliteert dit proces. U kunt deze werkafspraken samen met uw teamleden bespreken, verkennen en vervolgens vastleggen in een duidelijk document dat fungeert als de richtlijn voor het hybride werken binnen uw team. De werkafspraken kunnen verschillende aspecten van het hybride werken omvatten. Bijvoorbeeld de afspraken over de beschikbaarheid en bereikbaarheid van teamleden, de frequentie en duur van teamvergaderingen, de wijze van communicatie (bijvoorbeeld via e-mail, chat of videoconferenties), de verantwoordelijkheid voor het updaten en delen van documentatie, en de verwachtingen ten aanzien van de werkomgeving (zowel op kantoor als thuis).
Het vastleggen van deze werkafspraken biedt niet alleen duidelijkheid voor uw teamleden, maar fungeert ook als een leidraad voor het oplossen van eventuele misverstanden of conflicten.
Vertrouwen
aanpassen
teamdynamiek
U creëert een gezamenlijke basis van vertrouwen en respect binnen het team, waarbij iedereen zich gehoord en gewaardeerd voelt. U kunt deze werkafspraken periodiek evalueren en aanpassen om te zorgen dat ze relevant en effectief blijven in de dynamische omgeving van hybride werken. Het implementeren van deze duidelijke werkafspraken bevordert niet alleen een efficiënte en productieve werkomgeving, maar ook een positieve teamdynamiek, waarin samenwerking en betrokkenheid centraal staan. Het geeft uw teamleden het vertrouwen en de vrijheid om op een verantwoorde en zelfstandige wijze hun werk te verrichten, terwijl ze tegelijkertijd de ondersteuning en begeleiding van u en andere teamleden ervaren.
werkafspraken
digitaal
actief participeren
Voorbeelden van werkafspraken en vergaderrituelen:
- Iedereen krijgt tijd om zichzelf op te frissen. Bijvoorbeeld door het plannen van vergaderingen en overleg van 5 over tot 5 voor of door het plannen van vergaderingen van maximaal 45 minuten.
- Hybride overleg vindt plaats op een plek die daarvoor bestemd is en waarbij andere werknemers niet worden gestoord.
- Alle hybride vergaderingen zijn altijd digitaal vanaf de eigen laptop, ook voor de teamleden die wél fysiek bij elkaar zitten op kantoor.
- Geen vertrouwelijke gesprekken in de openbare ruimte.
- Zo veel mogelijk gebruikmaken van gezamenlijke notities, door deze digitaal vast te leggen in een programma zoals OneNote.
- Respect voor andermans tijd als individu en team. Luisteren met aandacht en actief participeren. E-mail, telefoon en chat bewaren voor na de vergadering, het overleg, het gesprek of de toevallige ontmoeting.
- Geen overleg en vergaderingen plannen tijdens de lunch.
- Agenda’s bijwerken en voor iedereen inzichtelijk houden.
- Rekening houden met andermans agenda, respecteren van gereserveerde blokken en zich in de ander verplaatsen bij het zoeken van contact of het maken van een afspraak.