6.1 Het belang van vertrouwen opbouwen
Het spreekwoord luidt niet voor niets ‘vertrouwen komt te voet en gaat te paard’ en dit is ook het geval bij hybride manieren van samenwerken. De vraag is hoe u als leidinggevende vertrouwen opbouwt in een hybride organisatie of team. Hier verschilt het niet zo gek veel van wat u ook in een traditionele setting zou doen, alleen liggen de nuances net iets anders.
6.1.1 Open en transparante communicatie
onderling
In een hybride team is het belangrijk dat er duidelijke, open en transparante communicatie is. Zowel door u met de teamleden als tussen de teamleden onderling. Open communicatie in het team bereikt u door het stellen van de juiste vragen en het geven en uitwisselen van complimenten, vertrouwen en kritiek. Uw teamleden moeten vooral mét elkaar praten in plaats van Óver elkaar.
Ook moeten uw teamleden goed op de hoogte zijn van de doelen, verwachtingen en verantwoordelijkheden op organisatorisch, afdelings-, team- en individueel vlak.
6.1.2 Activiteiten en communicatiemiddelen
opbouw
teamdynamiek
Elkaar regelmatig zien, zowel fysiek als virtueel, draagt bij aan de opbouw van vertrouwen in het team, en is ook goed voor de betrokkenheid. Om elkaar regelmatig te zien, kunt u gebruikmaken van verschillende activiteiten, zoals vergaderingen, sociale bijeenkomsten en workshops. Ook communicatiemiddelen, zoals videovergaderingen, chatplatforms en e-mails hebben hierin een rol. Verder kunt u teambuildingactiviteiten organiseren om de banden tussen teamleden te versterken en vertrouwen op te bouwen. Het bevorderen van een positieve teamdynamiek draagt bij aan het opbouwen van vertrouwen.
De activiteiten kunnen online en offline plaatsvinden en variëren van virtuele teamuitjes en teambuildinggames tot informele gesprekken en gedeelde ervaringen.
6.1.3 Verwachtingen en doelen communiceren
concreet
Niet alleen het communiceren over verwachtingen en doelen is belangrijk, maar ook dat ze duidelijk, helder en concreet zijn. U moet zorgen dat uw teamleden begrijpen wat u van hen verwacht, inclusief deadlines, doelen en kwaliteitsnormen.
Dit creëert duidelijkheid en vertrouwen in het team, omdat iedereen weet wat er moet gebeuren en wat de verwachtingen zijn.
6.1.4 Inrichten beoordelingssysteem
transparant
Naast het opstellen van heldere doelen en het managen van verwachtingen is het inrichten van een transparant beoordelingssysteem een belangrijke taak voor u. Dit voorkomt dat er onduidelijkheid ontstaat over uw verwachtingen van het team alsmede tussen teamleden onderling.
Meetbaar
subjectief
Niet alles is meetbaar en er zal ook ruimte moeten zijn voor de subjectievere verwachtingen en doelen. U kunt hierbij denken aan de betrokkenheid van teamleden bij het team of de organisatie, ook al ziet u elkaar niet meer dagelijks
Voor het vertrouwen stuurt u op deze betrokkenheid in plaats van op de aanwezigheid van teamleden op kantoor. U brengt de juiste balans in het team aan.
6.1.5 Betrokkenheid versus aanwezigheid
sociaal contact
Een voorbeeld van betrokkenheid ten opzichte van aanwezigheid is dat van teamlid A. Hij is altijd op kantoor aanwezig als u daar ook bent. U ziet teamlid A dus vaker en heeft meer sociaal contact met hem. Hierdoor kan hij net even meer weten van de lopende zaken op kantoor, waardoor teamlid A qua informatie een voordeel heeft ten opzichte van andere teamleden.
Dit kan uw beoordelingsvermogen beïnvloeden ten aanzien van B die vaker hybride werkt. Terwijl teamlid B, hoewel u hem minder ziet, veel meer betrokken kan zijn bij het team.
Zichtbaar
overdragen
ongelijk
Via een-op-een virtueel overleg, e-mail en chatplatforms helpt teamlid B andere teamleden namelijk met de juiste mensen in contact te komen, beantwoordt hij vragen en draagt belangrijke kennis over zonder dat dit van hem verwacht wordt. Teamlid A daarentegen doet dit een stuk minder, maar het lijkt meer, omdat u hem vaker ziet. Hierdoor krijgt teamlid A meer aandacht, lijkt hij een betere relatie met u te hebben en kan er door zijn directe aanwezigheid een ongelijke verdeling ontstaan bij het uitvoeren van de leuke projecten of acties.
Vertrouwensrelatie
schaden
Op de lange termijn kan dit de vertrouwensrelatie en productiviteit van teamlid B schaden, als hij vindt dat u zijn werkzaamheden en betrokkenheid niet op de juiste wijze waardeert.
Als leidinggevende voorkomt u vooroordelen, beloont u sociaal wenselijk gedrag van individuele teamleden niet en verdeelt u projecten, activiteiten en beloningen bewust en eerlijk in uw team.
6.1.6 Vertrouwen op vaardigheden en expertise
erkenning
U geeft uw teamleden de ruimte om hun werk zelfstandig uit te voeren en u vertrouwt op hun vaardigheden en expertise. Het tonen van vertrouwen in hun capaciteiten stimuleert betrokkenheid en eigenaarschap. Ook geeft u constructieve feedback en erkenning om het vertrouwen verder te versterken. U inspireert en beloont niet alleen teamleden met wie u een sterke persoonlijke relatie heeft, maar het gehele team.
Feedback en complimenten doen het bij hybride werken juist goed als u het hele team hierbij betrekt, bijvoorbeeld in een fysieke vergadering.
Competenties
Teamleden zien dan van elkaar hoe u hun werk ziet en waardeert, en dat versterkt het onderlinge vertrouwen in competenties en verantwoordelijkheden.
6.1.7 Inclusieve samenwerking
gelijkwaardig
U zorgt voor een cultuur van inclusieve samenwerking, waarin alle teamleden zich gehoord en gewaardeerd voelen. U maakt een gelijkwaardige verbinding met iedereen, ongeacht frequentie of locatie. U stimuleert actieve deelname bijvoorbeeld tijdens vergaderingen, moedigt ideeën aan en zorgt ervoor dat u de stemmen van alle teamleden hoort. Dit versterkt het gevoel van vertrouwen en betrokkenheid.
U zorgt voor een open dialoog over de nieuwe manier van werken, inclusief de meer emotionele kant en niet alleen de procesmatige kant.
6.1.8 Vertrouwen opbouwen en behouden
teambuildingactiviteiten
motivatie
Vertrouwen vormt het fundament van succes bij hybride werken. Door duidelijke communicatie en teambuildingactiviteiten, heldere verwachtingen en doelen, het bevorderen van autonomie en een inclusieve samenwerking kunt u vertrouwen opbouwen en behouden tussen u en uw teamleden, ongeacht hun fysieke locatie en het tijdstip dat zij werken. Het opbouwen van dit vertrouwen bij een hybride manier van werken heeft verschillende voordelen:
- Het versterkt de samenwerking, bevordert open communicatie en vermindert misverstanden.
- Vertrouwen stimuleert ook de betrokkenheid en motivatie bij teamleden onderling, wat kan resulteren in een hoger welzijn, meer productiviteit en werkgeluk.
- Vertrouwen draagt bij aan het creëren van een positieve werkcultuur en het behouden van talent op de lange termijn.