6.2 Afspraken

uitnodiging

Het helpt een hoop als deelnemers met dezelfde verwachtingen de workshop binnenkomen. Het mooie is: u kunt de verwachtingen voorafgaand aan de workshop al managen door de naam en uitleg die u aan de uitnodiging voor deelname geeft. Een titel als ‘Informatiesessie over voortgang’ geeft een compleet andere verwachting dan ‘Bespreken van de voortgang’ of ‘Brainstormen over de voortgang’.

6.2.1 Contract

vinger opsteken

latere fase

De workshop gaat van start. U begint pas met het inhoudelijke deel als u een ‘contract’ met de deelnemers heeft afgesproken. In dit contract neemt u op hoe er met elkaar wordt gecommuniceerd tijdens de bijeenkomst, op welke manier dat gefaciliteerd en begeleid wordt, en wat daarvoor nodig is:

• Bij een presentatie spreekt u dus op dit moment al duidelijk af of vragen tussendoor mogen komen, of dat deelnemers deze tot het einde moeten bewaren. Mogen ze door u heen praten of moeten ze een vinger opsteken?
• Wat is precies de werkwijze voor een brainstormsessie? Geven deelnemers direct feedback op elkaars ideeën, of komt dat pas in een latere fase aan bod?
• Voor een vergadering kan de afspraak zijn niet door elkaar te praten. Maar ook: hoelang wordt er voor elk onderwerp de tijd genomen?

Wel of geen bijzonderheden

uitzonderingen

Ook het vaststellen van de agenda en het doel van de bijeenkomst hoort bij het ‘contracteren’ van de groep. Als het doel van de bijeenkomst niet duidelijk is, zullen deelnemers veel sneller over andere dingen praten dan als hier heldere afspraken over zijn. Om het voorbeeld van de blauwe knop weer aan te halen: afspreken dat het doel is ‘alleen kijken naar wat de blauwe knop moet doen als er geen bijzonderheden zijn’, levert een andere discussie op dan als alle uitzonderingen en bijzondere situaties ook besproken moeten worden.

6.2.2 Agendapunten

status

Hetzelfde geldt voor het vaststellen van de agenda van een vergadering. Stel dat bij een vergadering een eindgebruiker zit die een bepaald idee geopperd heeft en daarvan de status wil weten, terwijl dat niet op de originele agenda staat. Deze deelnemer heeft zeer waarschijnlijk niet of nauwelijks aandacht voor de discussies en communicatie over de andere agendapunten, maar zal de hele vergadering zoeken naar een moment om de status van zijn idee bespreekbaar te maken.

Wisselen

wisselen

Het is vele malen effectiever om dit vooraf expliciet op te vragen: ‘Zijn er nog andere punten die op de agenda moeten?’ Bespreek ook vooraf of het idee van de eindgebruiker in deze bijeenkomst aan bod moet komen. Mogelijk vinden andere deelnemers het idee bespreken belangrijker dan een item dat nu op de agenda staat, en is het dus slim om te wisselen.