6.1 Voorbereiding
Een goede workshop begint met een goede voorbereiding. Het is dan ook cruciaal om goed na te denken over wat het doel van de workshop is, en wat de geschikte werkvormen zijn.
6.1.1 Doel bepaalt de vorm
kennis
Met andere woorden: het doel van de communicatie bepaalt de vorm. Op het moment dat het puur en alleen gaat over het informeren van anderen over genomen besluiten, dan is een presentatie het meest geschikt. Als het gaat om het delen van kennis, en op basis daarvan keuzes maken en besluiten nemen, is een vergadering geschikter. Gaat het om nieuwe mogelijkheden ontdekken of oplossingen genereren voor een probleem, dan is juist een brainstormsessie het meest effectief.
Averechts
input
Kiest u een werkvorm die niet past bij het doel, dan is de kans groot dat deelnemers minder of zelfs niet tevreden zijn. Na een brainstorm waar men input heeft geleverd, verwacht men dat er íets met de input gedaan zal worden. Als de besluiten eigenlijk al genomen zijn, is dit niet het geval. Dan heeft de communicatie juist een averechts effect.
Wees eerlijk en transparant over waar medewerkers wel en niet iets van kunnen vinden of over kunnen zeggen, en stem de werkvorm daar op af.
6.1.2 Uw rol
facilitator
Denk tijdens de voorbereiding ook na over wat uw eigen rol in de workshop zal zijn. Over het algemeen zijn er vier rollen tijdens een workshop:
- voorzitter, ook wel facilitator genoemd;
- deelnemer;
- notulist;
- tijdsbewaker.
Lastig combineren
op de klok
Het effectief begeleiden van welke workshopvorm dan ook, is een vaardigheid waar niet iedereen van nature over beschikt. Vaak is het ook erg lastig te combineren met andere rollen tijdens een bijeenkomst. Als u als facilitator ook inhoudelijk meedoet over lopende zaken en details, is de kans groot dat u de aandacht voor het proces van de werkvorm uit het oog verliest. Ook het vastleggen van de communicatie, of het bewaken van de tijd wordt dan veel lastiger. De kans bestaat immers dat u goedbedoeld maar vurig uw argumenten op tafel legt, in plaats van te notuleren of op de klok te kijken. Als projectleider is er ook geen noodzaak om deze rollen allemaal zelf uit te voeren.
U kunt prima iemand anders het proces laten faciliteren, een tweede laten notuleren, een derde de tijd laten bewaken en zelf inhoudelijk als deelnemer meedoen.
6.1.3 Onzekerheden
vertroebelen
Een ander belangrijk element is dat u onzekerheden in de voorbereiding accepteert. Hoe goed u de communicatie rond het project ook doet en grip houdt op de lading die elke communicatielijn heeft, het is onmogelijk om volledig zeker te weten wat er bij de ander speelt, zoals ontwikkelingen, emoties of andere zaken die de boel kunnen vertroebelen. Accepteer dat, maar zorg wel in uw voorbereiding dat u hier tijdens de workshop mee kunt omgaan.