3.2 Tafels tekenen

eerste inzicht

U moet goed nadenken over de vraag welke medewerker u op welke manier welke taak geeft. Een werkvorm die helpt om hier een eerste inzicht in te krijgen, is het tekenen van tafels. Geef uw teamleden hierbij de opdracht om in totaal drie tafels te tekenen. U geeft geen verdere uitleg en men mag nu nog even geen vragen stellen: iedereen moet ‘even drie soorten tafels tekenen’. Wat voor tafels verschijnen er op papier? Er zijn grofweg drie soorten uitkomsten.

3.2.1 Eerste uitkomst

Om te beginnen zullen er medewerkers zijn die drie tafels tekenen die alleen qua vorm verschillen. Alle tafels hebben poten en een tafelblad, de verschillen zitten in het aantal poten en de vorm van het blad. Als er kleurpotloden zijn gebruikt, verschilt ook de kleur van de tafels. Dit zijn vaak medewerkers die goed zijn in, en zich prettig voelen bij, meer geleidelijk verlopende veranderingen.

Huisstijl

huisstijl

In het blauweknopvoorbeeld veranderen deze teamleden bijvoorbeeld de kleur blauw, zodat deze beter in de huisstijl past. En in plaats van de rechthoekige knop linksonder te zetten, wordt deze nu rond en rechtsonder gezet, omdat dit overzichtelijker is en beter in het totale ontwerp past.

3.2.2 Tweede uitkomst

puur en alleen

De tweede groep tekent tafels waarbij de functie van de tafel duidelijk is veranderd. Het is nog steeds een voorwerp met poten en een bovenblad, maar door het toevoegen van bijvoorbeeld een netje is het plots een tafeltennistafel geworden. Of er zijn poppetjes op gezet om er een tafelvoetbaltafel van te maken. De functie van de tafels is dus wezenlijk anders dan puur en alleen een tafel met poten en een blad.

Tussentijds opslaan

Deze medewerkers denken waarschijnlijk meer en dieper na over wát de blauwe knop moet doen en minder over hóe deze eruit moet zien. Ze zullen met uitwerkingen komen waarbij eerst gekeken wordt of alles op de pagina juist is ingevuld zodra er op de knop wordt gedrukt. Misschien zou de functie van de knop niet meer het afronden van een pagina moeten zijn, maar alleen ‘tussentijds opslaan’, zodat het geheel flexibel in te vullen blijft.

3.2.3 Derde uitkomst

tafel van drie

Bij de derde mogelijke uitkomst is men met het hele idee van een tafel aan de haal gegaan. Deze medewerkers tekenen bijvoorbeeld de Tafelberg, of de tafel van drie. De getekende tafels hebben geen poten en blad meer, maar een andere vorm en hoedanigheid. Toch zijn het nog steeds voorbeelden van tafels, op de een of andere manier.

Beschikbare bronnen

Medewerkers die op deze manier denken, zullen ook het hele idee willen veranderen van een pagina met velden die door een medewerker ingevuld moeten worden. Waarom doet de klant dit niet zelf via een app of internetportaal?
En waarom halen we de gegevens niet automatisch op uit de basisadministratie, zodat dit nooit fout kan gaan?

3.2.4 Belangrijke informatie

averechts

De verschillen in de manieren van denken over veranderen zijn voor u als manager van de verandering (het project) belangrijk. U bepaalt namelijk welke manier van benaderen voor een taak slim is. Medewerkers die meer op de eerste manier denken over veranderingen, zullen waarschijnlijk niet, of erg moeizaam, met innovatieve toepassingen komen (het kán ook zijn dat zij gerichtere opdrachten nodig hebben). Andersom geldt dit ook: als de taak niet verder gaat dan ‘de knop moet in het bestaande ontwerp passen en gebruiksvriendelijk zijn’, werkt het averechts om de taak aan een medewerker te geven die vooral op manier drie denkt.

Duidelijke grenzen

delegeren

Tegelijkertijd moet uw communicatie bij het instrueren aansluiten bij de verwachtingen die u heeft van de uitvoering. Stel, u wilt niet meer dan een zo mooi en zichtbaar mogelijke blauwe knop. Bij medewerkers die denken op manier één is de opdracht aan hen delegeren de meest effectieve wijze. U kunt deze medewerkers de taak geven zonder verdere tekst en uitleg, en u kunt erop vertrouwen dat ze met een mooie en werkende blauwe knop zullen terugkomen.