5.3 Te verstrekken gegevens
vormvrij
De loonstrook is vormvrij, maar er is wel in de wet vastgelegd welke gegevens erop moeten komen te staan. Om te beginnen zijn dat de naam van de werknemer en de naam van de werkgever, oftewel uw organisatie.
Loon
verplichte informatie
samenstelling
Voor wat betreft de verplichte informatie rond het loon van de werknemer, moet u zijn brutoloon in geld op de loonstrook vermelden. Daarnaast moet u de gespecificeerde samenstelling van het bruto- of nettoloon opnemen en de gespecificeerde bedragen die u op het loon heeft ingehouden of met het loon heeft verrekend. Ook neemt u het loontijdvak op: de periode waarover het loon is berekend.
Voorbeelden benodigde specificaties
Elementen waaruit bruto- of nettoloon kan bestaan, zijn bijvoorbeeld basisloon, provisie, overwerkgeld en toeslagen. Op het loon ingehouden of daarmee verrekende bedragen zijn bijvoorbeeld loonheffing, pensioenpremie, eigen bijdrage privégebruik auto van de zaak en loonbeslag.
Overeenkomst
voor onbepaalde tijd
Verder moet de loonstrook bepaalde informatie over de arbeidsovereenkomst bevatten. Zo moet deze vermelden of er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd die schriftelijk is aangegaan en of er sprake is van een oproepovereenkomst. Ook moet u op de loonstrook het aantal uren opnemen dat de werknemer volgens de arbeidsovereenkomst werkt.
Wet
Ook bent u verplicht om op de loonstrook op te nemen welk bedrag aan wettelijk minimum(jeugd)loon voor de werknemer geldt en de wettelijke minimumvakantiebijslag waarop de werknemer recht heeft.
Voorheen adviseerde de Belastingdienst om ook bepaalde andere gegevens op de loonstrook te vermelden, zoals het burgerservicenummer (BSN). Omdat hier echter geen wettelijke basis voor bestaat, mag dit volgens de huidige privacyregels niet (langer) op de loonstrook staan!
Jaaropgave
gegevens opnemen
Als u de laatste loonstrook van de werknemer van het jaar meteen als jaaropgave gebruikt, zult u ervoor moeten zorgen dat de gegevens die u op de jaaropgave moet opnemen, ook op deze loonstrook staan vermeld. Meer informatie hierover vindt u in paragraaf 6.3.
Verzekeringsbericht
controleren
Als u naast de hiervoor genoemde verplichte gegevens op de loonstrook ook gegevens opneemt die van belang zijn voor de hoogte en duur van een eventuele uitkering van UWV – zoals het socialeverzekeringsloon (sv-loon) en aantal verloonde uren – kan de werknemer hiermee zijn digitaal verzekeringsbericht van UWV controleren. Hierbij is van belang dat u de loonaangifte waarin de betreffende loonbetaling is verwerkt indient vóór u de bijbehorende loonstrook verstrekt. De werknemersgegevens uit de aangifte komen immers in de polisadministratie, die vervolgens als basis dient voor het digitaal verzekeringsbericht.
Door de juiste volgorde aan te houden qua loonaangifte en loonstrook zorgt u ervoor dat het digitaal verzekeringsbericht actueel is en de werknemer dit bericht kan controleren met zijn laatst ontvangen loonstrook.