5.2 Wijze van verstrekken
eigen formulier
Er geldt geen voorgeschreven vorm of model voor de salarisspecificatie aan werknemers; u gebruikt hiervoor een eigen formulier. Als uw onderneming gebruikmaakt van salarissoftware (zie ook hoofdstuk 3), vormen loonstroken meestal onderdeel van het pakket.
Digitaal
uitdrukkelijk ingestemd
U mag de loonstrook schriftelijk of digitaal aan de werknemers verstrekken. Bij de keuze voor digitale verstrekking geldt dat de werknemer hiermee uitdrukkelijk moet hebben ingestemd. Bovendien moet de werknemer de digitale loonstrook zodanig kunnen opslaan dat hij hem later nog eens kan inzien, bijvoorbeeld ook als hij niet meer bij uw organisatie in dienst is.
Als een werknemer een papieren loonstrook wil ontvangen en dus géén toestemming geeft voor een digitale variant, zult u hem van een papieren specificatie moeten voorzien. Ongeacht of het in uw organisatie gebruikelijk is om de loonstroken digitaal te verstrekken.
Veilig
datalek
Omdat het om persoonlijke (gevoelige) informatie van werknemers gaat, moet een loonstrook veilig worden verstrekt. Als de informatie namelijk bij de verkeerde persoon terechtkomt, is er sprake van een datalek!
gesloten envelop
encryptie
Als u de loonstrook op papier verstrekt, moet u deze bijvoorbeeld in een goed gesloten envelop aan de werknemers geven. En bij een digitale loonstrook geldt bijvoorbeeld dat u die niet zomaar per e-mail mag versturen. Het is op grond van de privacyregels – de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) – namelijk niet toegestaan om persoonsgegevens via een onbeveiligde e-mail te versturen. Bij verstrekking van de loonstroken per e-mail zal dus voor een goede beveiliging moeten worden gezorgd – bijvoorbeeld via encryptie – én dat de e-mails naar de juiste personen worden gestuurd. Zorg ook dat u instemming van de werknemers heeft om de loonstroken op deze manier te verstrekken en de beveiligingsmaatregelen vastlegt.
beveiligde omgeving
U kunt digitale loonstroken ook via een online portaal verstrekken. Werknemers kunnen op het portaal inloggen – en komen dan dus in een beveiligde omgeving – waar zij hun loonstroken kunnen inzien, downloaden en printen. Hierbij is van belang dat de toegang tot het portaal goed beveiligd is, bijvoorbeeld door meervoudige authenticatie.
De AVG geeft werknemers het recht om ‘vergeten te worden’. Zij kunnen u na uitdiensttreding verzoeken al hun gegevens te wissen. Voor wat betreft de loonstroken zal dat bij verstrekking per e-mail een lastigere klus zijn om voor elkaar te krijgen dan bij verstrekking via een portaal.