6.2 Anonimiteit

ongeldig

Bij de OR-verkiezingen moet u ervoor zorgen dat een stem niet herleidbaar is tot de kiezer (anonimiteit). Ook mogen alleen stemgerechtigde werknemers de mogelijkheid krijgen om te stemmen en zij moeten maar één keer hun stem kunnen uitbrengen. Als het stemproces niet aan deze eisen voldoet, is het stemproces ongeldig. Zowel bij stemmen in een stemlokaal of stemmen per post en stemmen via een digitale stemapplicatie moet uw OR hiervoor bepaalde voorzieningen treffen.

6.2.1 Stemmen in een stemlokaal

identificeren

controleren

gewaarmerkt

toezicht

uitstraling

Stemt uw achterban in een stemlokaal, dan houdt u rekening met de volgende zaken.

• Oproepkaarten: een oproepkaart is een kaart waarmee u kiezers oproept om aan een stemming deel te nemen. Uw OR stuurt de kaarten vooraf toe aan de kiezers. Op de oproepkaart staan alle gegevens van de werknemer die nodig zijn om hem in het stemlokaal te kunnen identificeren als de juiste persoon. In de regel staan de naam, het adres en de geboortedatum van de kiezer erop. Daarnaast voorziet u de oproepkaart van de datum en locatie van de OR-verkiezingen. Daarnaast kunt u elke oproepkaart voorzien van een volgnummer. Ook kunt u aangeven hoe de werknemer zich kan identificeren in het stemlokaal. Werkt u met kiesgroepen? Dan is het handig om op de oproepkaart te zetten voor welke kiesgroep de werknemer mag stemmen.
• Verkiezingsregister: de kiezer meldt zich in het stemlokaal. Daar wordt aan de hand van de oproepkaart en het identiteitsbewijs gecontroleerd of hij in het verkiezingsregister staat als werknemer met actief stemrecht en of hij niet al een keer heeft gestemd. Zorg dus dat het verkiezingsregister in het stemlokaal aanwezig is.
• Stembiljetten: na het vaststellen van de identiteit van de stemgerechtigde werknemer krijgt hij een gewaarmerkt stembiljet uitgereikt. Controleer vooraf of er voldoende stembiljetten aanwezig zijn.
• Bezetting voor het stembureau: u heeft voldoende vrijwilligers nodig die op de verkiezingsdag(en) de identiteit van de stemmers vaststellen, de stembiljetten uitreiken, toezicht houden op het stemmen en de stembus en eventuele vragen kunnen beantwoorden. Dit kunnen werknemers uit de zittende OR zijn, externen of andere werknemers. Voor een onafhankelijke uitstraling is het beter om geen kandidaten voor de nieuwe OR voor deze klus in te zetten.

• Stemhokjes: de werknemers moeten anoniem kunnen stemmen. Dat betekent dat zij in het stemlokaal het stembiljet moeten kunnen invullen zonder dat iemand ernaast staat. U moet hiervoor voldoende stemhokjes beschikbaar hebben. Uiteraard moeten de stemhokjes voorzien zijn van een pen of potlood om het stembiljet in te kunnen vullen. Zorg dus voor voldoende schrijfgerei.
• Stembussen: de werknemer moet na het invullen zijn stembiljet kunnen inleveren op zo’n manier dat niemand de stem kan herleiden tot de stemmer. U heeft daarvoor één of meer ondoorzichtige stembussen nodig, met daarin een smalle (brievenbus)gleuf waar het stemformulier doorheen past.
• Stemtelcommissie: aan het einde van de verkiezingsdag(en) moeten de stemmen worden geteld. Dit moet onafhankelijk en controleerbaar gebeuren. Het is mogelijk daarvoor een aparte stemtelcommissie aan te stellen, waar in elk geval geen kandidaten voor de OR-verkiezingen aan deelnemen. Dit is overigens niet verplicht: de leden van het stembureau mogen ook de stemmen tellen.
• Machtigingen: als een werknemer niet in staat is om op de verkiezingsdag op de stemlocatie te zijn, kan hij iemand anders machtigen om namens hem een stem uit te brengen. Stemmen via een machtiging is alleen mogelijk als dit in het OR-reglement is geregeld. Voor stemmen via een machtiging voorziet u de oproepkaarten bijvoorbeeld aan de achterkant van een volmachtverklaring en uitleg over het stemmen per volmacht. Zowel de volmachtgever als de volmachtverkrijger moet de verklaring tekenen.

6.2.2 Schriftelijk stemmen

opkomst ­verhogen

Heeft uw organisatie meerdere locaties of veel werknemers die buitenshuis werken? Dan kan schriftelijk stemmen de opkomst flink verhogen. De verkiezingsperiode duurt dan bijvoorbeeld een week. De kiezers ontvangen thuis per post een gewaarmerkt en uniek stembiljet met een gefrankeerde retourenvelop.

blanco envelop

volgnummer

postkamer

duidelijk

Wat heeft u nodig bij stemmen per post?

• Stembiljetten: allereerst heeft u voldoende gewaarmerkte stembiljetten nodig om naar de stemgerechtigde werknemers te sturen. Zorg dus voor voldoende stembiljetten.
• Enveloppen: u verstuurt naar elke stemgerechtigde werknemer een stembiljet, een blanco envelop en een retourenvelop. De kiezer vult het stembiljet in en stopt dat in een blanco envelop, die hij dichtplakt. Daarna gaat de blanco envelop met inhoud in een gefrankeerde retourenvelop die van een volgnummer is voorzien dat correspondeert met het nummer van de kiezer in het verkiezingsregister. Degene die de retourenveloppen ontvangt, verwijdert de retourenvelop en registreert de ontvangst op basis van het volgnummer in het verkiezingsregister. De blanco gesloten enveloppen bewaart u apart en op een veilige plek. Zo voldoet u aan de eis van anonimiteit.
• Postadres: zorg voor een goed postadres. Vooral in grote organisaties waar veel post binnenkomt, is dit belangrijk. Het is bijvoorbeeld niet de bedoeling dat de postkamer post met stembiljetten opent en inscant. Of dat de enveloppen met stembiljetten terechtkomen op een plek waar u de anonimiteit niet kunt waarborgen. Controleer dus of de postverwerking in uw organisatie de anonimiteit van de kiezer garandeert en ook aan de andere eisen van een rechtsgeldige verkiezing voldoet.
• Instructie: het is belangrijk dat u een duidelijke instructie meestuurt met de stembiljetten. U legt hierin uit hoe de kiezer een geldige stem uitbrengt. Dit voorkomt ongeldige stemmen.
• Stemtelcommissie: na het sluiten van de verkiezingen moeten de stemmen worden geteld. Dit moet onafhankelijk en controleerbaar gebeuren. Het is daarom verstandig een stemtelcommissie aan te stellen, waar in elk geval geen kandidaten voor de OR-verkiezingen in deelnemen.

6.2.3 Digitaal stemmen

anoniem

Ook in het digitale stemproces zijn er een aantal punten die uw aandacht verdienen:

• Herkennen van de stemmer: b
• ij digitaal stemmen moet de stemapplicatie identificeren of de juiste personen stemmen en of zij maximaal eenmaal stemmen. Dit ‘herkennen’ moet wel anoniem plaatsvinden. De stem mag niet – direct of indirect – terug te leiden zijn naar een persoon. Bij analoog stemmen heeft u deze uitdaging niet. Op het stembiljet staan tenslotte geen kenmerken die, direct of indirect, te herleiden zijn naar een persoon.

• Veilige website/SSL gecertificeerd domein: leveranciers maken veelal een beveiligde website aan, die in de eigen huisstijl aan te passen is. De domeinnaam is meestal zodanig dat helder is dat het OR-verkiezingen betreft, vaak wordt er ‘bedrijfsnaam’.orverkiezing.nl of iets dergelijks gebruikt.
• Verkiezingsregister: in het verkiezingsregister staan de werknemers met actief stemrecht vermeld. Deze lijst levert u vooraf aan bij leverancier, die hem in de software verwerkt, alwaar de controle plaatsvindt. U heeft er verder geen omkijken meer naar.
• Uitnodigingsmail: alle kiesgerechtigde werknemers ontvangen een mail met een uitnodiging om te gaan stemmen. Deze mail bevat de unieke stemcode en meestal ook een korte instructie.