6.1 AVG
Bij verkiezingen verwerkt uw OR persoonsgegevens. U heeft namelijk namen en andere gegevens van werknemers nodig om ze te kunnen uitnodigen te gaan stemmen. Het verwerken van persoonsgegevens is een inbreuk op de privacy van de mensen over wie het gaat. Daarom mag u alleen persoonsgegevens verwerken als het echt niet anders kan. Bij OR-verkiezingen is dit het geval.
6.1.1 Van Nederlandse naar Europese wet
Europese wetgeving
Op 25 mei 2018 is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen door Europese wetgeving voor wat betreft privacy. Deze privacywetgeving noemen we in Nederland de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De AVG is in heel Europa gelijk en veel strenger dan de Wbp. De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR).
OR-verkiezingen in de Wbp
verwerking
De Wbp zag toe op de verwerking van persoonsgegevens, waaronder het verspreiden of doorzenden van gegevens. U mocht persoonsgegevens slechts verwerken in een beperkt aantal gevallen.
Melding
vrijstelling
In de oude wet bestond een zogenoemd ‘Vrijstellingsbesluit Wbp’. Hierin was een vrijstelling opgenomen voor het verstrekken van bepaalde gegevens in het kader van OR-verkiezingen. Hierdoor hoefde u geen melding te maken bij Autoriteit Persoonsgegevens als u persoonsgegevens gebruikte.
verordening
Een belangrijk juridisch verschil tussen de AVG en zijn Europese voorganger uit 1995, is dat de AVG geen richtlijn meer is, maar een verordening. Het verschil tussen deze twee is dat lidstaten een EU-richtlijn naar eigen inzicht mogen invoeren, terwijl ze een EU-verordening een-op-een moeten vertalen in nationale wetgeving.
6.1.2 Basisbeginselen AVG
grondslag
‘behoorlijk’
transparantie
juistheid
Sinds 25 mei 2018 werkt u dus met de AVG, die vastlegt dat u persoonsgegevens alleen mag verwerken als hiervoor een grondslag is. U mag niet méér gegevens verstrekken dan noodzakelijk is, dit moet bovendien gebeuren op de minst ingrijpende manier en enkel voor een specifiek omschreven doel. De AVG kent een aantal basisbeginselen:
- Behoorlijkheid: de verwerking van persoonsgegevens moet ‘behoorlijk’ gebeuren. De andere beginselen zijn feitelijk een uitwerking van dit vage begrip.
- Rechtmatig: de verwerking moet verlopen volgens de regels die gelden voor het verwerken van persoonsgegevens.
- Transparantie: de persoon van wie de gegevens worden verwerkt (ook wel de betrokkene genoemd), is ervan op de hoogte en kent zijn rechten.
- Doelbinding: de persoonsgegevens worden voor een bepaald doel verwerkt en mogen niet zomaar voor een ander doel worden verwerkt.
- Dataminimalisatie: alleen de gegevens die voor het beoogde doel noodzakelijk zijn, mogen worden verzameld.
- Juistheid: de persoonsgegevens moeten correct zijn en kloppend blijven.
- Bewaarbeperking: de persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel.
- Integriteit en vertrouwelijkheid: de persoonsgegevens moeten worden beschermd tegen inzage door onbevoegden, verlies of vernietiging.
- Verantwoording: de verantwoordelijke moet kunnen aantonen dat wordt voldaan aan de bepalingen uit de AVG.
6.1.3 Grondslag
van toepassing
vitale belangen
U bepaalt de grondslag voordat u begint met het verwerken van persoonsgegevens. Het is de verantwoordelijkheid van uw OR om te beoordelen welke grondslag voor u van toepassing is. In de AVG staan de volgende zes grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens:
- U heeft toestemming van de persoon om wie het gaat.
- Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een overeenkomst uit te voeren.
- Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken omdat u dit wettelijk verplicht bent.
- Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om vitale belangen te beschermen.
- Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een taak van algemeen belang of openbaar gezag uit te oefenen.
- Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om uw gerechtvaardigde belang te behartigen.
6.1.4 Verwerkingsgrondslag OR-verkiezing
lijst
Voor de OR-verkiezingen moet uw OR of uw verkiezingscommissie een lijst opstellen met de namen van alle kiesgerechtigde en verkiesbare werknemers. Dit is het verkiezingsregister. Aan de hand van het verkiezingsregister krijgt uw OR of verkiezingscommissie inzicht in de werknemers die zich kandidaat mogen stellen voor de verkiezingen. Ook stelt u aan de hand van het verkiezingsregister vast of iedere stem is uitgebracht door een kiesgerechtigde werknemer.
Wettelijke verplichting nakomen
AVG
behartiging
Volgens de AVG is voor het verwerken van persoonsgegevens nodig dat één van de in de AVG genoemde grondslagen aanwezig is. Voor een verkiezingsregister is er een grondslag. Eén van de grondslagen is namelijk dat de gegevensverwerking noodzakelijk is voor het nakomen van een wettelijke verplichting of de behartiging van een gerechtvaardigd belang.
Beschikbaar
beschikbaar
Aangezien het houden van OR-verkiezingen en het controleren van de uitslag wettelijke verplichtingen zijn, mag uw OR een verkiezingsregister opstellen. Uw OR of de verkiezingscommissie moet er wel voor zorgen dat de lijst alleen beschikbaar is voor die personen die hem nodig hebben voor het uitvoeren van die wettelijke plicht. Rondsturen in de organisatie is dus niet toegestaan.
6.1.5 Vakbond
doel
Een OR stuurt vaak een brief naar meerdere vakbonden met daarin de naam en het adres van de organisatie, de verkiezingsdatum en datum waarop de bereidverklaringen van de kandidaten via de vakbonden binnen moeten zijn. U doet dit om te weten te komen of, en zo ja welke werknemers lid zijn van de vakbond. De vakbond vraagt als reactie op deze brief vaak bij uw OR de gegevens op van alle binnen de organisatie werkzame (verkiesbare) personen met het doel die gegevens te vergelijken met het eigen ledenbestand. Mag dit eigenlijk wel?
Zoals hierboven gesteld, noemt de AVG een beperkt aantal mogelijke grondslagen voor verwerking. Eén ervan is toestemming van de persoon om wie het gaat. Dus tenzij u van elke werknemer ondubbelzinnige toestemming krijgt, en daarbij aangeeft welke gegevens u doorgeeft, is dit niet meer toegestaan. Er is ook geen plicht om gegevens aan de vakbonden door te geven, dit staat namelijk nergens in de WOR vermeld.