5.2 Diensten van marktpartijen
uitvoering
Er is een behoorlijk aantal leveranciers van verkiezingssoftware. In principe leveren zij allemaal hetzelfde: de uitvoering van de stappen in een verkiezingsprocedure. De manier waarop zij dit doen verschilt echter op sommige punten.
Gebruikelijke gang van zaken bij leveranciers
accountmanager
U krijgt in de meeste gevallen bij een leverancier van software voor OR-verkiezingen een persoonlijke contactpersoon toegewezen, ook wel projectmanager of accountmanager genoemd. Deze maakt voor uw OR een draaiboek, waarin alle stappen van de verkiezingsprocedure beschreven staan. Ook staat daarin wie die stappen hoe en wanneer uitvoert. Met deze persoon heeft uw OR of verkiezingscommissie gedurende het gehele traject contact.
meer of minder opties
op maat
bekendmaking
Een verkiezingsproces ziet er altijd hetzelfde uit en daarom bieden alle leveranciers dezelfde stappen aan. Maar sommige pakketten kennen meer of minder opties en soms biedt een leverancier losse modules aan, zodat uw OR een keuze op maat kan maken. En bepaalde leveranciers bieden aanvullende opties. De stappen van aanvang tot uitslag zijn:
- controle OR-reglement;
- maken draaiboek;
- controle kiesregister;
- verwerken kandidaatstelling (inclusief contact met de vakbonden);
- controle aanmeldingen;
- bekendmaking kandidatenlijst;
- aanmaken verkiezingswebsite (meestal in huisstijl van de organisatie mogelijk);
- aanmaken (en vullen) kandidaatprofielen;
- beschikbaar stellen campagnemateriaal;
- testen;
- stemcodes maken en sturen;
- mail versturen bij de start van de verkiezing en in de dagen erna herinneringsmails;
- opstellen en bekendmaken uitslag;
- bezwaarregeling.
Het kiezen van de juiste leverancier
gevoel
De leveranciers van verkiezingssoftware bieden allemaal min of meer hetzelfde aan, voor min of meer dezelfde prijzen. Bekijk de verschillende websites om een gevoel te krijgen bij de manier van werken van de diverse partijen. Vraag offertes op en vorm met uw OR een mening over hoe het contact verloopt. Vaak is er één partij die er bovenuit steekt en waar u het beste gevoel bij heeft. Dat is dan meestal ook de beste keuze.
website
bekend
Mocht uw OR willen dat de leverancier u helemaal ontzorgt, dan kunnen veel aanbieders ook een informatie- en campagnewebsite voor u inrichten. Deze website biedt in eerste instantie informatie over uw OR en over de verkiezingen. Later gebruikt u deze website als wervingsmedium, om werknemers op te roepen tot kandidaatstelling. Als de kandidaten eenmaal bekend zijn en duidelijk is dat er OR-verkiezing komen, maakt u van de website een campagnewebsite. Er wordt een extra pagina ingebouwd waarop de kandidaten zich presenteren en campagne kunnen voeren.
Aandachtspunten voor de OR bij uitbesteden
opties
tablet
Uw OR heeft besloten de OR-verkiezingen (voor een deel) uit te besteden. Uw raad heeft gekeken naar de diverse aanbieders en naar de opties die zij bieden. U weet welke opties uw OR nodig heeft, en u heeft in principe uw keuze gemaakt. Op welke punten kunt u verder nog letten?
- Wat zijn de kosten als de verkiezingen niet doorgaan, bijvoorbeeld omdat er onvoldoende kandidaten zijn?
- Is het stembiljet leesbaar op elk soort apparaat (pc, laptop, tablet en smartphone)? Met andere woorden: schaalt de grootte van het formulier naar de grootte van het scherm waarop het wordt getoond? Hierdoor kunnen de kiesgerechtigden op elk apparaat hun stem uitbrengen.
- Worden de kandidaten in willekeurige volgorde op het ‘stembiljet’ aan de kiesgerechtigden gepresenteerd? Dit is van belang om te voorkomen dat een bepaalde kandidaat altijd bovenaan of onderaan de lijst komt te staan. Dit beïnvloedt de stemming.
- Maakt uw OR deel uit van een internationale organisatie of zijn er veel werknemers in uw organisatie die geen Nederlands spreken? Wilt u OR-verkiezingen daarom in meerdere talen houden? Niet iedere leverancier biedt deze optie aan. Let hierop als dit van toepassing is voor uw OR.