5.1 Zelf organiseren of uitbesteden?

OR-reglement

extra ­nieuwsbrief

verkiezingscommissie

proces-verbaal

Grof gezegd bestaat uw verkiezingsprocedure uit de volgende stappen:

• OR-reglement checken: voldoet het reglement nog aan de wensen en eisen?
• Vaststellen verkiezingsdatum of -periode: meestal gebeurt dit in samenspraak met de bestuurder.
• Aankondigen OR-verkiezingen in de organisatie: de meeste ondernemingsraden geven hiervoor een extra nieuwsbrief uit of plaatsen een nieuwsbericht op intranet.
• Opstellen kiesregister: beantwoord hierin de meest voor de hand liggende vragen. Wie mag zich verkiesbaar stellen? Wie mag stemmen? Hiervoor stelt u een lijst met namen op. Meestal doet de HR-afdeling dit.
• Kandidaatstelling: kandidaten melden zich bij de verkiezingscommissie. Die controleert of de aanmelding geldig is (de eisen hiervoor staan in uw OR-reglement).
• De verkiezing: analoge verkiezingen duren meestal een dag. Digitale verkiezingen duren vaak een aantal dagen, omdat dit digitaal gemakkelijker te regelen is.
• Vaststellen uitslag: de stemmen worden geteld, de uitslag wordt vastgesteld en vermeld in een proces-verbaal.
• Bezwaarprocedure: in uw reglement staat waarop betrokkenen bezwaar mogen maken, binnen welke termijn en binnen welke termijn uw OR moet reageren.

kennis

Al deze stappen kan uw OR zelf uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld via Google Forms stembiljetten maken en deze aan de intranetpagina koppelen. Met de juiste kennis kost dit aanzienlijk minder tijd en geld. Let hierbij wel op de privacy van de werknemers, de anonimiteit en de fraudegevoeligheid. Uw ICT-afdeling kan u hierbij ondersteunen.

Aandachtspunten

AVG

Welke stappen uw OR zelf uitvoert en welke u uitbesteedt, is afhankelijk van een aantal zaken. Niet alleen de kennis die uw OR heeft met betrekking tot OR-verkiezingen is belangrijk, maar ook de kosten en de moeite die uw OR in de verkiezingen wil stoppen. Uw kennis over de AVG en de privacy van werknemers en kandidaten en veiligheid van de gegevensopslag neemt u ook mee in het maken van een keuze.

Ontzorgen

ambtelijke ­ondersteuning

werven van kandidaten

Het in zijn geheel uitbesteden van de OR-verkiezingen is uiteraard het duurst, maar bespaart uw OR daarentegen ook veel tijd. Heeft uw OR geen ambtelijke ondersteuning en kunt u daardoor minder tijd aan verkiezingen besteden, of bestaat uw OR uit leden die geen of weinig ervaring hebben met OR-verkiezingen, dan kunt u wellicht bepaalde onderdelen zelf uitvoeren en andere stappen uitbesteden. Denk aan het werven van kandidaten of het controleren van het kiesregister. Dat drukt de kosten, terwijl uw OR op deze manier niet alles zelf hoeft te doen.

Anonimiteit en veiligheid

één keer

Bij OR-verkiezingen is anonimiteit van belang. Ook mogen alleen stemgerechtigde werknemers stemmen en mogen zij maar één keer hun stem uitbrengen. Bij digitaal gehouden verkiezingen moet dit ingebouwd zijn in de applicatie.

gesloten ­envelop

Bij digitale verkiezingen bepaalt de stemapplicatie de uitslag. De officiële uitslag volgt als een zogeheten proces-verbaal. Dit proces-verbaal bewaart u in een gesloten envelop, net zo lang als in het OR-reglement staat vermeld.

versleuteld

Alle aanbieders van digitale verkiezingsapplicaties geven aan dat zij volgens de AVG-regels omgaan met de werknemersgegevens. Ook melden zij allemaal dat zij veilige digitale verbindingen gebruiken en de gegevens versleuteld opslaan. Ze voeren periodiek beveiligingstesten uit, uw OR tekent met hen een verwerkersovereenkomst en de meesten zijn ISO- en NEN-gecertificeerd. Toch doet uw OR er goed aan om hierop te letten als u een keuze moet maken tussen de verschillende aanbieders van verkiezingssystemen.