4.2 Keuze verwerker

knoop 
doorgehakt

Nadat uw OR samen met uw bestuurder de keuze heeft gemaakt voor een digitaal kiessysteem, kunt u de verwerker kiezen. U heeft gekeken wat uw OR nodig heeft bij het organiseren van de verkiezingen, u heeft een knoop doorgehakt over het bedrag dat u wilt of mag besteden en over wat uw OR zelf wil en kan doen.

leverancier

Uw OR heeft offertes opgevraagd bij diverse partijen, waarin de diverse opties staan vermeld. U weet wat het budget is en op basis van het bovenstaande maakt uw OR een keuze voor een leverancier waarmee u in zee wilt gaan. Daarna neemt u de benodigde vervolgstappen.

4.2.1 Bescherming persoonsgegevens

personeelsdossier

De strenge Europese privacyregels van de AVG hebben op 25 mei 2018 de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) vervangen. De AVG heeft betrekking op tal van zaken waarbij interne of externe persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt. Bij interne persoonsgegevens gaat het over werknemers, zoals het personeelsdossier.

Volgens de AVG is voor het verwerken van persoonsgegevens nodig dat één van de in de AVG genoemde grondslagen aanwezig is. In de AVG staan de volgende zes grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens:

• toestemming;
• uitvoeren van een overeenkomst;
• wettelijke verplichting;
• beschermen van vitale belangen;
• uitoefenen van een taak van algemeen belang of openbaar gezag;
• behartigen van een gerechtvaardigd belang.

grondslag

Bij de OR-verkiezingen hoort een verkiezingsregister. Daar staan persoonsgegevens in. Met dit register bepaalt uw OR of werknemers mogen stemmen en of ze zich verkiesbaar mogen stellen. Voor een verkiezingsregister is er een grondslag op basis van de AVG. Eén van de grondslagen is namelijk dat de gegevensverwerking noodzakelijk is voor het nakomen van een wettelijke verplichting of de behartiging van een gerechtvaardigd belang.

4.2.2 Aanbieders en aandachtspunten voor de OR

informatie­beveiliging

Om een goede keuze te kunnen maken voor een aanbieder van verkiezingssoftware, heeft u een helder overzicht nodig. Dat helpt u om te controleren of u op bepaalde gebieden aanvullende eisen moet stellen. Op het gebied van informatiebeveiliging bijvoorbeeld. Daarnaast is het van belang te weten of de leverancier persoonsgegevens namens u verwerkt. Is er een verwerkersovereenkomst noodzakelijk, en zo ja, is deze ook al getekend?

4.2.3 Verwerkersovereenkomst opstellen en afsluiten

minimaal

De aanbieder van uw keuze heeft persoonsgegevens nodig. Uw OR moet hem minimaal voorzien van het verkiezingsregister om de juiste werknemers van een stemcode te voorzien en – in het geval dat hij ook de kandidaatstelling en andere zaken voor u regelt – om de verkiesbare kandidaten aan te schrijven.

verwerkersovereenkomst

schriftelijk

Omdat uw OR deze gegevens aan een derde partij ter beschikking stelt, moet u met deze organisatie een verwerkersovereenkomst afsluiten. Die derde partij heet in de AVG een ‘verwerker’. Uw OR is in dit geval de verwerkingsverantwoordelijke. In een verwerkersovereenkomst legt u vast hoe de verwerker met de persoonsgegevens moet omgaan. Beide partijen moeten een schriftelijke overeenkomst met elkaar aangaan, beide partijen moeten ervoor zorgen dat dit ook gebeurt. In een dergelijke overeenkomst moeten bepaalde verplichte elementen van de AVG beschreven staan. U kunt de verwerkersovereenkomst op maat afstemmen met de betrokken partijen of voor een specifieke branche.