4.1 Aandachtspunten keuze digitaal kiessysteem

Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier OR Rendement

Publicatiedatum: mei 2022

foutgevoelig

drempel

smartphone

stoffig beeld

Ondernemingsraden van grotere organisaties schrijven meestal al digitale OR-verkiezingen uit. Veel kleine organisaties doen dit nog niet. Dat is jammer, want er zitten best veel voordelen aan het houden van digitale verkiezingen.

Het is minder foutgevoelig. Mensen kunnen fouten maken, daar is niets aan te doen. Maar het is bijvoorbeeld op het moment zelf erg vervelend als u alle stemmen opnieuw moet tellen. Bij digitale verkiezingen komen dit soort fouten niet voor.
De drempel om te stemmen is lager. Voor een OR is het vaak lastig de achterban te bereiken. Maak het uw achterban bij de verkiezingen daarom zo gemakkelijk mogelijk om te stemmen. Bij digitale verkiezingen kunnen werknemers stemmen via een smartphone en dus waar en wanneer ze maar willen.
Het kost minder tijd. De organisatie en de uitvoering van digitale verkiezingen zijn minder tijdrovend dan van analoge verkiezingen. OR-verkiezingen kosten doorgaans enorm veel tijd. Een slimme tool neemt uw OR dit werk uit handen.
Met digitale verkiezingen laat uw OR zien dat u modern werkt. Veel mensen hebben een stoffig beeld van een ondernemingsraad. Met digitale OR-verkiezingen schudt u het stof van u af.

aanpassen

Als uw OR digitale verkiezingen organiseert, moet de applicatie waarmee de kiezers stemmen voldoen aan de eisen van een rechtsgeldige verkiezingsprocedure. Deze eisen staan in de WOR en in uw OR-reglement. U mag alleen gebruikmaken van digitaal stemmen als dit in het OR-reglement is vastgelegd. Staat het er nog niet in, dan zult u uw OR-reglement dus moeten aanpassen. Doet u dit niet, dan zijn de verkiezingen – en dus ook de uitslag – niet rechtsgeldig.

Voorwerk voor gedegen keuze

WOR

Stel een commissie in die de keuze voor een aanbieder van de digitale stemapplicatie gaat maken. Het is handig om de volgende personen in de commissie te hebben.

Een deskundige op ICT-gebied kan inschatten of een systeem veilig en voor iedereen benaderbaar is.
Iemand met gedegen kennis van de WOR kan beoordelen of de digitale stemapplicatie voldoet aan de wettelijke eisen van het verkiezingsproces.
Een werknemer met kennis van de AVG kan beoordelen of de app voldoet aan de eisen van deze privacywet.

communicatie

kwaliteit

U kunt de digitale OR-verkiezingen zo uitgebreid insteken als u zelf wilt. U kunt verschillende stappen in het proces digitaliseren. Besluit of u enkel het stemmen wilt digitaliseren of bijvoorbeeld ook de kandidaatstelling, de campagne, de bezwaarprocedure en de communicatie over de verkiezing aan de werknemers. Dit is belangrijk voor het inregelen van het proces, de kosten en de keuze van een digitale stemapplicatie. Er zijn verschillende aanbieders van digitale stemapplicaties in de markt. De kosten en de kwaliteit kunnen per aanbieder verschillen.

De eisen aan een digitale stemapplicatie

logboek

stemgeheim

transparantie

twee delen

Een digitaal kiessysteem moet voldoen aan een aantal basisvereisten. Daarnaast heeft uw OR misschien nog wel extra eisen en wensen. De applicatie moet in elk geval aan de volgende zaken voldoen.

Objectieve controleerbaarheid: maakt uw OR een logboek aan?
Passend bij de organisatie: is de bediening van het kiessysteem voor alle werknemers gemakkelijk te begrijpen?
Fraudebestendig: kan iedere kiezer slechts één stem uitbrengen en is de stemcode uniek en veilig?
Waarborging stemgeheim: is de uitgebrachte stem niet herleidbaar naar de kiezer?
Digitale veiligheid: is de app beveiligd tegen hackers?
Transparantie: is duidelijk vastgelegd welke onderdelen en verantwoordelijkheden uit het verkiezingsproces bij de aanbieder van de digitale verkiezingstool liggen en welke bij de verkiezingscommissie? Dit voorkomt dat de aanbieder en uw OR elkaar in de weg zitten en draagt daarnaast bij aan de transparantie van het verkiezingsproces.

4.1.1 Aanbod

kiesregister

Een digitaal verkiezingsproces bestaat uit twee delen: de kandidaatstelling en de daadwerkelijke verkiezingen. De meeste leveranciers delen hun dienstverlening dan ook op in deze twee delen. Voor het eerste deel zorgen zij onder andere voor de controle van het kiesregister (dat uw OR uiteraard zelf aanlevert), het contact met de vakbonden en de campagne om voldoende kandidaten te werven.

software

Voor het tweede deel zijn meestal een aantal opties beschikbaar die u los kunt bijboeken. Of een aanbieder werkt met meerdere standaardpakketten waarbij de opties al zijn verdeeld. Denk aan het uitsluitend beschikbaar stellen van de software waarbij uw OR zelf de gegevens invoert en taken uitvoert, tot en met het compleet verzorgen van het gehele proces waarbij u alleen de benodigde informatie aanlevert en de projectmanager van de leverancier alle taken uitvoert.

Uiteraard hebben de diverse pakketten verschillende prijsniveaus. Uw OR kan het hele proces uitbesteden, maar daar is wel een prijskaartje aan verbonden. Bij elke aanbieder is een dashboard aanwezig waarop uw OR kan zien wat de status is van de stappen in het proces.

Richtprijzen

basispakket

totaalpakket

Richtprijzen zijn lastig te bepalen. Elke aanbieder biedt onderdelen op een andere manier aan. Bijvoorbeeld in een pakket, als los onderdeel bovenop een pakket of op een iets andere manier. Dat maakt het erg lastig om de prijzen goed te kunnen vergelijken. Een aantal richtprijzen:

basispakket (dus alles zelf doen met de aangeleverde software) € 250;
kandidaatstelling rond de € 300;
verkiezing rond de € 400;
totaalpakket (alles verzorgd) € 1.500.

Afhankelijk van het aantal kiezers en kandidaten in uw organisatie rekent de leverancier vaak ook een bedrag per verstuurde e-mail. Dit betreft dan mails naar potentiële kandidaten of kiesgerechtigde werknemers of reminder-mails tijdens de verkiezingsweek.

Het is enorm lastig om een standaardprijs te bepalen voor een stemapplicatie. Het is geheel afhankelijk van de wensen van uw OR en van het beschikbare budget. Daarom is het belangrijk om een aantal offertes op te vragen en een goede vergelijking te maken.

4.1.2 Broodnodige en minder broodnodige tools

greep

brieven

Bij de aanbieders van verkiezingssoftware kunt u kiezen uit veel aanvullende opties en tools. Of deze handig zijn en nuttig voor uw OR kunt u het beste zelf beoordelen. Een greep uit de opties:

reglementcheck;
advies over overige zaken, zoals de WOR, de privacy van uw achterban en kandidaten, vereisten vanuit de AVG;
opmaken en drukken campagnemateriaal;
brieven versturen aan werknemers die geen beschikking hebben over een computer;
gebruik van de eigen huisstijl van uw organisatie;
verzorgen van de bezwaarprocedure;
reminders sturen in de verkiezingsweek;
meertalig inrichten van de verkiezing.

Gevolgen bij een afgelaste OR-verkiezing

korting

Houd er ook rekening mee dat de verkiezingen soms niet doorgaan. Bijvoorbeeld omdat er zich precies genoeg of wellicht zelfs te weinig kandidaten hebben aangemeld. In dat geval heeft uw OR de stemapplicatie niet meer nodig. Aanbieders gaan hier op diverse manieren mee om. Sommige aanbieders geven korting als de OR-verkiezingen niet doorgaan. Andere rekenen alleen de kosten voor de verrichte werkzaamheden. Zorg ervoor dat dit vermeld staat in de overeenkomst of in de leveringsvoorwaarden, zodat u weet waar u aan toe bent.

4.1.3 Offertes opvragen en vergelijken

vervulling

afspraken

In artikel 22 WOR staat vermeld dat kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van een ondernemingsraad voor rekening zijn van de bestuurder. Uw OR dient de bestuurder hierover wel vooraf te informeren. In het geval van kosten voor digitale verkiezingen is het verstandig om met uw bestuurder ook afspraken te maken over wat wel en niet nodig is. Het is belangrijk dat u met uw bestuurder duidelijk afspreekt wat uw OR zelf doet en wat u uitbesteedt. Om een goede inschatting te maken van de kosten, kan uw OR bij verschillende aanbieders offertes opvragen en een weloverwogen keuze maken.

Trucjes

BTW

psychologisch trucje

Let wel op: aanbieders passen in offertes vaak trucjes toe waardoor de offerte aantrekkelijker lijkt. Als u die trucjes herkent, is de kans op misleiding kleiner:

In- of exclusief BTW: prijzen zijn vaak vermeld exclusief BTW, waardoor ze een stuk lager uitvallen. Uw bestuurder betaalt echter de prijs inclusief BTW. Baseer de keuze dus op de prijzen inclusief BTW.
Afronden: een prijs van € 498 lijkt gunstiger dan een prijs van € 500, terwijl het verschil feitelijk maar € 2 is. Het is een slim psychologisch trucje waar verkopers dankbaar gebruik van maken.

goedkoper

specificatie

Een mooi afgeronde prijs oogt vaak minder nauwkeurig en daarmee minder betrouwbaar. Daardoor kan de keuze vallen op een duurdere aanbieder die € 3.576,78 rekent in plaats van op een aanbieder die voor exact hetzelfde aanbod € 3.500 rekent.

Totaalbedrag: verkopers vermelden zelden een totaalbedrag voor een order die uit veel verschillende onderdelen bestaat. Het aanbod lijkt daardoor goedkoper. Het is dus zaak om in zo’n geval zelf de totaalprijs te berekenen.
Eenheden: aanbiedingen van eenheden die op voorhand niet of nauwelijks zijn in te schatten, vragen om verdere specificatie. Vraag daar dan ook om, zodat u vooraf een nauwkeuriger inschatting kunt maken van de kosten.

4.1.4 Keuze kiessysteem in overleg met bestuurder

lijstje

Nadat uw OR de offertes heeft vergeleken, weet u wat de mogelijkheden zijn om een stemapplicatie in te zetten voor uw digitale verkiezingen. Noteer de voor- en nadelen van digitaal stemmen in een lijstje. Naar aanleiding hiervan besluit u of u de verkiezing digitaal wilt laten verlopen.

uurloon

stemlokaal

Maak aan uw bestuurder duidelijk dat een stemapplicatie van een externe aanbieder weliswaar geld kost, maar dat het gebruik ervan ook een hoop tijd (dus geld) scheelt. Denk eens aan het uurloon van de mensen die een dag lang een stemlokaal op kantoor bemannen.

Benadruk daarnaast dat de kans groot is dat meer werknemers stemmen als ze niet naar een stemlokaal hoeven te gaan, maar met één druk op de knop hun gewenste kandidaat kunnen selecteren. Ga met uw bestuurder in overleg en presenteer hem uw lijst. Samen maakt u de keuze voor een digitaal kiessysteem.

U bent hier