3.2 Uitvoering regelen

omvang

Als de organisatie duidelijk voor ogen heeft wat de omvang en het doel zijn van de reorganisatie, is het belangrijk dat de bestuurder ook de uitvoering goed regelt. Hij spreekt af:

• hoe de taken en verantwoordelijkheden worden verdeeld;
• wie het proces gaat trekken;
• hoeveel geld er nodig is voor de reorganisatie;
• waar werknemers met hun vragen terechtkunnen.

Het is handig als de bestuurder uw OR hierbij ook betrekt, zodat u weet waar u een rol kunt spelen.

Aansturing reorganisatie

manager

regisseur

Elke reorganisatie zal profiteren van de aanstelling van een centrale regisseur. Hij krijgt de bevoegdheden om de reorganisatie – in samenwerking met eventuele projectgroepen – voor te bereiden en uit te voeren. Een senior of interim-manager kan hiervoor worden aangewezen. Die heeft vaak al veel bevoegdheden. Maar de bestuurder zelf kan ook als centrale regisseur fungeren; betrokkenheid van de bestuurder wordt meestal gewaardeerd.

Kostenposten reorganisatie

herplaatsen

Om de reorganisatie te starten, is een budget nodig voor de kosten van de voorbereiding en uitvoering ervan. Hoewel het tegenstrijdig klinkt, kost een reorganisatie de bestuurder vaak een hoop geld. Hij moet mogelijk werknemers herplaatsen (intern of extern), transitievergoedingen betalen en omscholing regelen voor de achterblijvers. Voor al deze kostenposten is gewoonlijk – onder de naam ‘flankerend beleid’ – ook wel een geldbedrag opzij gezet. Een buffer in het budget voor eventuele tegenvallers is geen overbodige luxe.

Helpdesk

vragen

specialisten

Een reorganisatie roept bij de werknemers vaak vragen op. Check bij de bestuurder hoe hij hiermee om denkt te gaan, om zo onnodige onrust op de werkvloer te voorkomen. Verwacht uw OR erg veel vragen, dan kunt u het beste aansturen op de inrichting van een helpdesk. De HR-afdeling kan waarschijnlijk al veel vragen beantwoorden. Bij veel vragen op juridisch of financieel gebied, is het verstandiger om hiervoor specialisten in te schakelen.

3.3 Stappenplan bij een reorganisatie volgen

Bij een reorganisatie moet de bestuurder rekening houden met wet- en regelgeving, instanties, organisaties en uw OR. Een draaiboek laat alles overzichtelijk verlopen.

Stap 0 Overlegvergadering

Artikel 24 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) bepaalt dat een bestuurder minimaal twee keer per jaar met uw OR een overlegvergadering moet plannen over ‘de algemene gang van zaken’. Uw bestuurder moet uw OR hierin informeren over nieuwe ontwikkelingen die te zijner tijd tot een adviesvraag kunnen leiden. Het voornemen om te reorganiseren valt daar zeker onder. Dus als het goed is, heeft u al vóór stap 1 kennis van het feit dat er iets ‘in de lucht hangt’.

Stap 1 Plan om doel reorganisatie te bereiken

In het reorganisatieplan staat op welke manier de organisatie het doel (kostenbesparing, verandering van de organisatiestructuur, verhoging van de efficiëntie en dergelijke) kan bereiken. Bij het opstellen van een reorganisatieplan moet het doel van de reorganisatie steeds goed zichtbaar blijven. Ook voor een aantal betrokken instanties en organisaties (zoals de vakbonden) zullen doel en noodzaak van de reorganisatie duidelijk moeten zijn.

Stap 2 Akkoord reorganisatieplan

Voordat het reorganisatieplan naar buiten wordt gebracht, is het van belang dat de top van de organisatie een idee heeft van wat er globaal in het plan komt te staan. Uw OR speelt een rol bij de totstandkoming van het concrete plan en geeft advies (zie hoofdstuk 7) en kan daarbij ook zorgen voor draagvlak. Zonder een breed draagvlak voor de plannen wordt het een lastig traject.

Stap 3 Het financiële plaatje

Met name financiële reorganisaties kunnen niet zonder overleg met bank en accountant. De accountant is tijdens het proces als externe deskundige in te schakelen (door zowel de bestuurder als de OR). Hij kan inzicht geven in het financiële plaatje: het bedrag dat de organisatie moet besparen en wat de hoogste kostenposten zijn.

Stap 4 Instanties inlichten

Een organisatie is verplicht de volgende instanties in te lichten over de reorganisatie:

• de vakbonden. Dat moet schriftelijk, met uitnodiging voor gesprek (en melding van het collectieve ontslag).
• de Sociaal Economische Raad (SER). Als de Fusiegedragsregels van de SER van toepassing zijn (in Nederland gevestigde ondernemingen met ten minste 50 werknemers) moet de organisatie de reorganisatie melden door middel van het Meldingsformulier Fusiegedragsregels.
• de OR. De OR heeft adviesrecht (zie hoofdstuk 7).

Enkel als er sprake is van collectief ontslag:

• melding van collectief ontslag aan UWV;
• voldoen aan de verplichtingen uit de cao.

Stap 5 In gesprek met de vakbonden

Uw organisatie is waarschijnlijk op grond van de Wet melding collectief ontslag (WMCO), de SER-Fusiegedragsregels of de cao verplicht om met de vakbonden te overleggen over de reorganisatie. In het gesprek komt de aanleiding ter sprake, evenals de manier waarop de bestuurder de reorganisatie aanpakt. Als de vakorganisaties de noodzaak van een reorganisatie inzien en begrip hebben voor de situatie, verloopt de afwikkeling van de reorganisatie waarschijnlijk vlot. Zijn er allerlei haken en ogen, dan duurt het reorganisatieproces een stuk langer en kan het zelfs mislukken.

Stap 6 Definitief besluit

Pas nadat uw OR advies heeft gegeven volgens artikel 25 WOR en het duidelijk is of er een sociaal plan komt met de vakbonden en zo ja, met welke inhoud, kan uw bestuurder een definitief besluit tot reorganisatie nemen. Neemt de bestuurder uw advies niet (geheel) over, dan moet hij de uitvoering van het besluit met een maand uitstellen.

Stap 7 Regels rondom ontslag

Als de beslissing voor de reorganisatie eenmaal staat en het plan omvat ontslagen, is de vraag natuurlijk welke werknemers in aanmerking komen voor ontslag en welke niet. De WMCO speelt hierbij een rol. Welke regels daarbij precies gelden en waar u op moet letten, leest u in hoofdstuk 4.

Stap 8 Informatie verstrekken aan werknemers

Werknemers moeten tijdig goede informatie ontvangen over de geplande reorganisatie en de consequenties ervan. Uw OR kan hiervoor aansturen op een helpdesk (zie paragraag 3.2). Dit kan onrust in de organisatie voorkomen. Het is zeker niet onverstandig om werknemers die voor ontslag in aanmerking komen persoonlijk in te lichten.

Stap 9 Ontslagprocedures opstarten

Een reorganisatie kan gepaard gaan met ontslagaanvragen voor een aantal werknemers. Daar zijn regels aan verbonden. Slechts bij een faillissement is een beperkte afwijking van de regels mogelijk. In alle andere gevallen verloopt het via de normale procedureregels. Al met al zijn ontslagprocedures een tijdrovend onderdeel van een reorganisatie.

Stap 10 Beëindiging dienstverbanden

Met de ontslagvergunningen van UWV en de vaststellingsovereenkomsten wordt vervolgens een begin gemaakt met de beëindiging van de dienstverbanden.