1.2 Leidinggeven in de praktijk

twee vuren

sociaal proces

communiceren

Als leidinggevende bevindt u zich altijd tussen twee vuren: de behoeften en belangen van uw werknemers enerzijds en de behoeften, belangen en eisen van het bestuur anderzijds. Daarbij heeft u gemiddeld zo’n vijfhonderd contactmomenten per dag. Deze kunnen formeel of informeel zijn, mondeling of schriftelijk. Leidinggeven is in de praktijk dus vooral een sociaal proces. U gebruikt communicatie om te onderhandelen, te overleggen, te coachen, doelen te stellen, te corrigeren en te presenteren. Daarom is het zo belangrijk dat u zich bewust bent van uw eigen manier van communiceren, en dat u zich een leiderschapsstijl eigen maakt die bij u past.

1.2.1 Taken

hoofdtaak

Zoals voor iedere functie geldt, heeft de functie van leidinggevende een aantal hoofdtaken. Hier worden deze taken kort omschreven; in de tweede helft van dit dossier komen ze uitvoeriger aan de orde.

Beleid ontwikkelen en uitdragen

concreet

U bent vaak betrokken bij het ontwikkelen van het beleid voor de hele organisatie. U moet dit beleid vervolgens vertalen naar concrete doelen en dit uitdragen naar de werknemers. Zo zorgt u dat iedereen dezelfde doelen nastreeft.

Motiveren en coachen

werksfeer

Om werkelijk iets gedaan te krijgen van uw werknemers, moet u ervoor zorgen dat ze gemotiveerd genoeg zijn om hun taken uit te voeren. Zorg ervoor dat ze weten aan welk doel ze werken en dat de werksfeer optimaal is. U moet een luisterend oor hebben voor hun problemen en nadrukkelijk samen met de werknemer aan een oplossing werken.

Belonen

waardering

verantwoordelijkheden

Bij motiveren hoort belonen. Het is voor de motivatie van werknemers immers van groot belang dat zij waardering en erkenning krijgen voor het werk dat ze doen. U kunt een spreekwoordelijk schouderklopje uitdelen, maar ook een financiële beloning toekennen of werknemers die goed werk hebben verricht belonen door hun verantwoordelijkheden uit te breiden.

Instrueren en delegeren

Met alleen coachen komt u er niet. Soms moet u werknemers gewoonweg vertellen wat er moet gebeuren. Een heldere instructie aan het begin van de werkzaamheden is cruciaal voor de verdere uitvoering ervan.

verdelen

Naast instrueren moet u ook delegeren. U moet de taken en daarmee de verantwoordelijkheden verdelen over de werknemers, zonder zelf het overzicht kwijt te raken. Hiervoor heeft u een goed beeld nodig van de werkzaamheden die verricht moeten worden. Dit vereist een grondige kennis van de kennis en competenties van uw werknemers.

Problemen oplossen

misgaan

feedback

Ondanks uw inspanningen kan er altijd wel iets misgaan. Teamleden kunnen met elkaar in de clinch raken, taken worden niet goed uitgevoerd of een project loopt minder goed dan verwacht. Het is een hele kunst om constructief feedback te geven en om op het juiste moment in te grijpen, bijvoorbeeld bij een arbeidsconflict.

Beoordelen

slechtnieuwsgesprek

Als leidinggevende moet u werknemers ook beoordelen. Tijdens beoordelingsgesprekken geeft u feedback over het functioneren van de werknemer in de afgelopen periode. Ook stelt u in het gesprek doelen vast voor het komende jaar. Ook het voeren van slechtnieuwsgesprekken behoort tot uw taken, bijvoorbeeld als een werknemer niet goed functioneert of zelfs wordt ontslagen.

Werving en selectie

aannemen

mensenkennis

De juiste mensen aannemen en hen op de juiste plekken laten werken is een belangrijke taak voor een leidinggevende. Er zijn veel verschillende manieren om kandidaten te selecteren en u kunt hierbij ongetwijfeld hulp krijgen van uw HR-collega’s. Mensenkennis is bij werving en selectie van groot belang.

1.2.2 Vaardigheden

achtergrond

Om al deze taken goed te kunnen uitvoeren, moet u als leidinggevende over verschillende leiderschapsvaardigheden beschikken. Een aantal belangrijke vaardigheden zijn:

• Sociale en communicatieve vaardigheden; omdat leidinggeven vooral om mensen draait, zijn uw sociale vaardigheden van het grootste belang. U moet goed kunnen communiceren met uw werknemers die allemaal een andere achtergrond hebben. U moet weten hoe u ze moet aanspreken.

• Inlevingsvermogen; met een stevige portie inlevingsvermogen beschikt u ook over een groot motiverend vermogen, wat voor leiders bijzonder belangrijk is.
• Analytisch vermogen; uw cognitieve vaardigheden zijn van groot belang. U moet informatie snel kunnen opnemen, verwerken, beoordelen, toepassen en (re)produceren.
• Probleemoplossend vermogen; problemen komen uiteindelijk vaak op de schouders van de leidinggevende terecht. U moet daarom over probleemoplossend vermogen beschikken en de vaardigheid om conflicten op te lossen. Dit vereist doorzettingsvermogen en vaak een flinke dosis creativiteit.
• Integer zijn; om het vertrouwen van werknemers te winnen en te behouden, moet u duidelijk, consequent en eerlijk zijn. Zonder vertrouwen wordt het moeilijk iets van uw werknemers gedaan te krijgen. Ze moeten weten wat ze aan u hebben en u in vertrouwen durven nemen zonder dat u hen daar meteen op afrekent.
• Vermogen om kritisch naar uzelf te kijken; u moet in staat zijn uw eigen functioneren en uw samenwerking met anderen objectief te bekijken, erop te reflecteren en te veranderen als dat nodig is.
• Organisatietalent; een volle agenda met meerdere afspraken op een dag is niet vreemd voor een leidinggevende. U moet ervoor zorgen dat u altijd goed voorbereid verschijnt en uw stukken op orde heeft.