9.4 Verzekeringen afsluiten
dekking
Bij een evenement komt van alles kijken. Niet alleen moet de organisatie perfect verlopen, u moet vaak ook diverse zaken huren. Misschien neemt u wel spullen mee uit uw eigen organisatie. Het is uiteraard van belang dat deze spullen, maar ook de mensen die erbij betrokken zijn goed verzekerd zijn. Houd er rekening mee dat niet altijd alles onder alle omstandigheden verzekerd kan worden. Daarnaast is het aantal verzekeraars dat bereid is om zulke risico’s te dekken de laatste jaren sterk afgenomen. Er zijn omstandigheden waarvoor verzekeraars het risico niet (meer) willen nemen. Dan wordt u teruggeworpen op uw eigen verantwoordelijkheid.
De voorwaarden van een verzekering
goedkope aanbieding
Let bij het afsluiten van een verzekering goed op de voorwaarden en in het bijzonder op de uitzonderingen. Ga niet op de eerste de beste goedkope aanbieding af. Laat u goed informeren over de risico’s die wel en niet verzekerd zijn, voordat u een beslissing neemt. Als u de opdracht voor een evenement neerlegt bij een bureau dat is aangesloten bij de CLC-VECTA (Vereniging van organisatoren van Evenementen, Concerten en Theater Activiteiten), bent u al voor een aantal risico’s verzekerd.
9.4.1 Aansprakelijkheidsverzekering
bestuurder
Een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering geeft dekking voor claims die worden ingesteld tegen een bestuurder of commissaris. De bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering biedt bescherming tegen verschillende vormen van aansprakelijkheid, dus ook tijdens deelname aan beurzen en de organisatie van evenementen. Er geldt een dekking als de organisatie niet in staat is, of niet bereid is, om de bestuurder of commissaris die wordt aangeklaagd, schadeloos te stellen.
9.4.2 Geldverzekering
contant geld
niet verzekerbaar
Dit behoort een vast onderdeel te zijn voor iedere organisatie die met kasgeld werkt. Gaat er contant geld om tijdens uw evenement, bijvoorbeeld bij een fondsenwervend evenement, dan is deze verzekering ook zeker aan te raden. Een geldverzekering is meestal niet apart af te sluiten, maar is onderdeel van een pakket met bijvoorbeeld de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. Er worden altijd strenge eisen gesteld aan het bewaren van het geld (’s nachts in een afgesloten kluis; alleen toegankelijk voor bepaalde met naam in de polis genoemde personen). Daarnaast zijn alleen specifieke omstandigheden verzekerd. Diefstal overdag uit kassa’s en dergelijke is niet verzekerbaar.
Om dubbele verzekering te voorkomen, is het raadzaam om te overleggen met verhuurders (van bijvoorbeeld podia, attracties en apparatuur) en te informeren of zij aansprakelijk zijn.
9.4.3 Verzekering van goederen en materiaal
aanwezige goederen
waarde
Met een goederen-, casco- of tentoonstellingsverzekering verzekert u de aanwezige goederen tijdens het evenement. Sluit u daarnaast een goederentransportverzekering af, dan zijn de spullen ook verzekerd tijdens het transport naar en van de plaats van het evenement. Met een materiaalverzekering verzekert u zowel de eigendommen van uw organisatie als goederen die u heeft gehuurd of geleend en die buiten elke andere verzekering vallen. U kunt de verzekering laten afhangen van de waarde van de materialen.