6.2 Gespreksverslag
opschrijven
Het is zonder meer aan te raden om de afspraken die u met de medewerker maakt, vast te leggen in een gespreksverslag. Het opstellen ervan dwingt u om zaken als een beoordeling, aandachtspunten en doelen kernachtig op te schrijven.
Zorg om die reden ook dat u het verslag in omvang beperkt. U voorkomt zo dat er allerlei zaken in het verslag terechtkomen die alleen maar tot onduidelijkheden kunnen leiden. Verder zal de beperkte ruimte u er haast vanzelf toe aanzetten om goed na te denken over de meest geschikte woorden om bepaalde zaken en situaties aan te duiden. Denk bijvoorbeeld aan nauwkeurig omschreven competenties en gedrag.
Het is verstandig om een vaste terminologie te ontwikkelen. Dan weet iedereen binnen uw team waar u het over heeft, ontstaat er naderhand minder snel verwarring en behandelt u elke medewerker gelijk.
6.2.1 Structureren
periode
Een praktische manier om gespreksverslagen te structureren is een verdeling in verleden, heden en toekomst. Zowel een functionerings- als een beoordelingsgesprek gaat meestal in eerste instantie over de afgelopen periode (het verleden), bijvoorbeeld onder het kopje ‘Functioneren (jaartal)’. Door het verleden te bespreken, komt u in het gesprek vanzelf tot een aantal conclusies die betrekking hebben op het heden.
Conclusie
toekomst
U kunt conclusies noteren in de vorm van ‘Aandachtspunten’ of onder een kopje ‘Ontwikkeling vaardigheden’. Dit zijn de zaken waar u en de medewerker zich vanaf nu op moeten richten. Zo komt u vanzelf uit bij de toekomst: u kunt, bijvoorbeeld onder een kopje ‘Doelen’, puntsgewijs de doelen opnemen die u en de medewerker de komende periode nastreven. Het is verstandig om daarnaast ook vast te leggen wanneer u en de medewerker de gemaakte afspraken zullen evalueren.
6.2.2 Ondertekening
akkoord
Zodra het verslag klaar is, doet u er goed aan het aan de medewerker voor te leggen zodat hij er zijn akkoord aan kan geven. In de meeste organisaties ondertekenen alle gesprekspartners het verslag, en soms ook de hogere leidinggevende.
betrokkenheid
Het is een formele handeling die de betrokkenheid en inzet van alle partijen aangeeft: u zet uw handtekening om aan te geven dat u de medewerker aan de gemaakte afspraken zult houden én dat hij bij u terecht kan voor hulpmiddelen en advies. De medewerker geeft met het zetten van zijn handtekening te kennen dat hij akkoord gaat met de doelen die hij samen met u heeft vastgesteld en het feit dat u hem erop kunt aanspreken.
Verslag is stok achter de deur
status
Het ondertekenen van het verslag is niet alleen van belang om de status van de afspraken te markeren; het biedt u ook de mogelijkheid om op een later tijdstip formele vervolgstappen te zetten. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die onvoldoende functioneert: als u hem daar geregeld op heeft aangesproken en dat ook met ondertekende gespreksverslagen kunt bewijzen, heeft u een goed opgebouwd dossier in handen. Daarmee staat u een stuk sterker als het tot disciplinaire maatregelen of een ontslagzaak komt.